文書管理システム14選｜比較・選定ポイントとおすすめ「文書管理ソフト」の特徴や活用事例

公開日：2020/04/24 16:04

文書管理システム（文書管理ソフト）の比較方法・選び方
文書管理システムを比較選定する際のポイント
課題別に見た文書管理システムの向き・不向きの傾向
導入時に注意すべき点
文書管理システムの選定を進めよう
文書管理システム・文書管理ソフト14選
1. Bigtincan Hub(ビッグティンカンハブ)
2. Agatha
3. REX-File・Finder
4. Zoho Writer
5. GlobalDoc5
6. Working Folder
7. Documal SaaS
8. ASTRUX SaaS
9. EIMANAGER
10. デジサインTab
11. booMo
12. NsxpresⅡ
13. 鈴与の文書情報管理
14. QPR J-SOX

効率性の高い文書管理機能と高度な検索機能を有する「文書管理システム」。業務効率化やペーパーレス化を目的に、導入が進んでいるツールのひとつです。比較検討時には、機能の種類や安全性、使い勝手などチェックすべきことがいくつかあります。ここでは、自社に適した文書管理システムの比較選定方法や、導入時の注意点を解説します。

また、導入実績の多い代表的な文書管理システムをご紹介します。実際に利用する企業の活用事例も交えながら、サービスの強みや特徴の解説を行います。自社の課題や目的に照らし、適切なサービスを見つけてください。

文書管理システム（文書管理ソフト）の比較方法・選び方

文書管理システムを比較選定する際のポイント

文書管理システム（文書管理ソフト）を選定する際は、次の4つのポイントをチェックしてください。

■導入形態は自社に適しているか

文書管理システムの選定において、最初に決めておきたいのが導入形態です。「オンプレミス型」と「クラウド型」のどちらが自社に適するか、両者の特徴を踏まえて検討しましょう。

●オンプレミス型

自社設備（サーバー・PC）にソフトウェアをインストールする導入形態です。社内の有線LAN環境で運用するため、通信の安定性とセキュリティ性に優れます。ただし、導入にシステム構築を要するため、初期費用が高額です。

●クラウド型

インターネット経由でサービスが提供される導入形態です。インターネット回線と端末があれば利用できるため、導入コストを低く抑えられます。社外との文書共有のしやすさや、テレワークへの活用のしやすさもクラウド型のメリットです。

■自社に必要な機能を備えているか

文書管理システムの選定で重視したいのが機能です。まずはシステム導入の目的や課題を明確にし、自社に必要な機能をピックアップしましょう。基本機能となる文書登録やファイリングのほか、以下のような機能が提供されています。

●文書管理機能

バージョン管理（最新版の明示、改訂履歴の参照）
文書の保管期限や更新日を自動通知
処理・保管・廃棄を自動管理
文書のアーカイブ

●文書検索機能

キーワード検索
タグ付与による検索

●ワークフロー機能

文書の申請・承認のワークフロー設定

●運用管理機能

フォルダや文書ごとの権限設定
ダウンロードや印刷の禁止設定

このほか、ファイルのプレビュー機能や、社外との書類のやり取りができる機能など、ツールによってさまざまなサービスが提供されています。自社のニーズを踏まえて、どの機能が必要か見極めてください。

■高いセキュリティ性を備えているか

文書管理システムは重要文書や個人情報が入った文書を保管・管理することもあるため、高いセキュリティ性が求められます。多くの文書管理システムでは高度なセキュリティ対策がとられていますが、クラウド型のサービスを検討する際は、とくに以下の点をチェックしましょう。

＜サーバー・ネットワークのセキュリティ対策＞

通信の暗号化
不正アクセス防止対応
障害時のバックアップ体制
脆弱性対応

＜ツールのセキュリティ対策＞

アクセス権限の設定
印刷・ダウンロード禁止設定
不正アクセス防止対応
操作情報のログ管理
データのバックアップや復元

■サポート体制は充実しているか

システム上のトラブルが起きる可能性はゼロではありません。とくに、重要文書や緊急度の高い文書を保管・管理しているときは、迅速かつ的確に対応する必要があります。リスク管理の観点から、導入時や運用後のサポート体制もチェックしておきたいことのひとつです。

サポートしてもらえる範囲や期間、対応時間・方法（対面・電話・メールなど）を事前に確認しておきましょう。

課題別に見た文書管理システムの向き・不向きの傾向

文書管理システムの選定は、自社の課題を意識して行うことが肝要です。次の表を参考に、課題に適するシステムを絞り込んでください。

課題	向き・不向きの傾向
テレワークに活用したい	●課題に向くシステム・クラウド型のシステム・権限管理機能が充実しているシステム・スマートフォンやタブレットによる文書操作（閲覧・改訂）が可能なシステム
テレワークに活用したい	●不向きなシステム・オンプレミス型のシステムは不向き。ただし、リモートアクセス・VPNを使用すればオンプレミス型も社外で利用できる
社外との文書共有に活用したい	●課題に向くシステム・社外とのやり取りが容易なクラウド型・IDを持たない社外の相手からでもファイルを受け取れる、またはゲスト招待できるシステム
膨大な紙の文書を電子化するための労力を割けない	●課題に向システム・ペーパーレス化代行オプションがあるシステム・スキャンした文書の自動フォルダ分けに対応するシステムであれば負荷軽減が見込める
内部統制をスムーズに進めるのワークフローを構築したい	●課題に向くシステム・各種帳票の申請・承認に対応するシステム・自社の条件に合わせて柔軟にワークフローを設定できるシステム

導入時に注意すべき点

（文書管理システム）導入時に注意すべき点

文書作成システムの導入にあたっては、以下の2点に留意してください。

■紙から電子化への工数を視野に入れておく

紙の書類を電子化するにはスキャン作業が発生します。量が膨大な場合は、相応の労力と時間を要するので事前に見込んでおく必要があります。ちなみに、法定保存文書の電子化は認められていますが、スキャンする際の可視性などの要件は「e-文書法」で定められているので、事前に確認しておくとよいでしょう。

■運用ルールを決めておく

文書作成システムを導入したあとに、運用面の理解が進まず効率化が図れないケースがあります。たとえば、部署ごとに分類方法や閲覧制限などの運用方法が異なると混乱が生じます。こうした事態を回避するには、事前に運用ルールを決めて周知しておくことが必要です。また、運用スタート後にも社員の意見を収集するなどして、現場に即したルールに改善していくのが望ましい形です。

文書管理システムの選定を進めよう

文書管理システムの導入は、自社の課題と求める機能を明らかにしてから進めることが肝要です。また、システムをスムーズに定着させるには、導入する前に運用ルールを定めておくことなどの準備が必要です。以上の点を踏まえて、具体的なシステム選定を進めてください。

文書管理システム・文書管理ソフト14選

1. Bigtincan Hub(ビッグティンカンハブ)

(参照元：http://www.bigtincan.jp/)

サービス名	Bigtincan Hub
キャッチフレーズ	いつでも、どこでも、必要な資料データを、必要な時に
サービス概要	「Bigtincan Hub」は、資料を管理するだけでなく、活用するためのクラウドサービスです。マルチデバイス対応なので、場所を問わず各デバイスからいつでもファイルを確認出来ます。グループ内だけでなく顧客の閲覧状況も確認でき、機会損失を削減し売上UPに繋がる仕組みも搭載しています。セキュリティ面についても、ファイルやユーザー毎に設定が可能で、管理者制限も細かく設定することができます。さらに、クラウド容量は無制限で、ビジネスで用いる様々な拡張子に対応しています。社内の共有事項では確実な情報伝達を可能にし、営業現場では全体としての売上UPに繋げることが出来るクラウドサービスです。
運営企業	株式会社テラ
サービス詳細	Bigtincan Hubの詳細を見る

導入した企業の声

日本たばこ産業株式会社：

導入目的は、故障対応のための各店舗との情報のやりとりを効率良く行うため。kintoneとBigtincan Hubを併用した故障受付システムを構築することで、スタッフ全員にとってわかりやすいシステムになり、新人のスタッフでも迷うことなく使用できています。

2. Agatha

(参照元：https://www.agathalife.com/)

サービス名	Agatha
キャッチフレーズ	シンプルで使いやすく・低コスト
サービス概要	GxP関連文書管理及び、文書に関わるすべてのプロセス管理（作成、共有、レビュー、承認、保管）を一貫して行うことができます。【特徴】・文書管理・共有・品質管理：ファイル共有、文書管理、品質管理を行うためのクラウドサービス・法規制対応：厚生労働省 ER/ES指針、FDA CFR 21 Part 11に準拠し、GxP対象の文書を電子管理できます・世界水準のセキュリティ：高いセキュリティを必要とするヘルスケア・ライフサイエンス分野のお客様の要件を満たします・手厚い導入・運用支援：導入支援では経験豊富な専任コンサルタントがスムーズな導入を伴走します（参照元：アガサ株式会社HP）
向いてる形態	BtoB/BtoC
価格	・価格はお問合せください
運営企業	アガサ株式会社
サービス詳細	Agathaの詳細を見る

3. REX-File・Finder

(参照元：http://www.rex-it.jp/products/filefinder.html)

サービス名	REX-File・Finder
キャッチフレーズ	ファイル管理で苦労されていませんか？
サービス概要	検索結果を「イメージ」で見ながらファイルを探せる高速全文検索システムです。直感的に目的のファイルに素早くたどり着くことができ、セキュアに全ページのファイル内容を確認できます。ファイルサーバだけでなく、NASや既存の文書管理システムの検索エンジン、エンタープライズサーチとして使用可能です。【特長】・高速プレビュー・セキュアな閲覧・有効結果を上位に・検索エンジン：純国産。・検索スピード：80万件のデータを約1/1000秒。・検索対象データ：PDFやOffice文書を中心に多種類の画像や動画のデータ形式も対応。（参照元：寿精版印刷株式会社HP）
向いてる形態	BtoB/BtoC
機能一覧	・全文検索・サムネイル表示（３種類）・アクセス権限・元フォルダ参照・操作ログ出力・ダウンロード禁止・Active Directory連携・LDAP連携
価格	・価格はお問合せください
運営企業	寿精版印刷株式会社
サービス詳細	REX-File・Finderの詳細を見る

4. Zoho Writer

(参照元：https://www.zoho.com/jp/writer/)

サービス名	Zoho Writer
キャッチフレーズ	高機能なWriterで説得力のある言葉を
サービス概要	Writerは、すべての端末で利用できる強力なワードプロセッサーです。チームメンバーとリアルタイムでコラボレーションして、洗練された、人の心を動かす文書を作りましょう。【特長】・すべての文書をすべての端末で・Together文書作成・すっきりと片付いたスペース・その他にも便利な機能が満載！ (参照元：ゾーホージャパン株式会社ホームページ)
向いてる形態	BtoB/BtoC
機能一覧	・文書作成サポート「Zia」・校閲＆承認・WordPress連携・仕事に最適な強力ツール
価格	・価格はお問合せください
運営企業	ゾーホージャパン株式会社
サービス詳細	Zoho Writerの詳細を見る

5. GlobalDoc5

(参照元：https://www.canon-its.co.jp/products/globaldoc/)

サービス名	GlobalDoc5
キャッチフレーズ	社内文書の安全管理と高速検索を実現する
サービス概要	大量のオフィス文書や紙文書を安全・効率的に一元管理する文書管理システム「GlobalDoc5」。承認機能や高度なセキュリティ設定により、内部統制の強化とセキュアな情報共有基盤を実現します。さらに豊富なオプション機能を活用することで、たとえば、テラバイト規模の大容量文書管理、長期保管対応、ワークフローシステムとの連携、重たい図面ファイルの高速閲覧など、さまざまな業務ニーズに対応できます。【特長】・さまざまなファイルをドラッグ＆ドロップで簡単登録・強固なセキュリティ設定で安全な文書管理を実現 (参照元：キヤノンITソリューションズ株式会社ホームページ)
向いてる形態	BtoB/BtoC
導入企業の傾向	数十人の小規模運用から、大企業で全社的な情報管理を担う10万人超の大規模運用まで
機能一覧	・イメージ登録ツール（紙文書登録）・入力フォーム作成ツール・PDF変換ゲートウェイ・全文検索オプション・ワークフロー連携「GlobalFlow5」・MFP連携オプション
価格	・価格はお問合せください
運営企業	キヤノンITソリューションズ株式会社
サービス詳細	GlobalDoc5の詳細を見る

6. Working Folder

(参照元：https://www.fujifilm.com/fb/)

サービス名	Working Folder
キャッチフレーズ	文書管理
サービス概要	「Working Folder」は、セキュアで大容量の法人向けクラウドストレージサービスです。社内外のドキュメント管理に、最適な環境をご提供します。【特長】・ドキュメント管理とビジネスの効率化を強力に支援・お客様のデータを守る高いセキュリティー・モバイル端末を利用して、外出先でもタイムリーな対応・DocuWorks連携で時間や場所、端末を選ばす情報共有・複合機との高度な連携でドキュメント活用はさらに拡がる・高機能モデルWorking Folder Plusで文書をもっとセキュアに (参照元：富士ゼロックス株式会社ホームページ)
向いてる形態	BtoB/BtoC
機能一覧	・多彩な設定機能・充実した管理機能・文書登録時のメール通知機能・通知URLから登録文書へのアクセスが可能・保存期限の設定・チェックイン・チェックアウト機能
価格	・Working Folder 基本サービス 3,500円 / 10ユーザー・Working Folder Plus 基本サービス 11,500円 / 10ユーザー
運営企業	富士ゼロックス株式会社
サービス詳細	Working Folderの詳細を見る

7. Documal SaaS

(参照元：https://www.fujitsu.com/jp/group/fsit/services/pkg/documal-saas/)

サービス名	Documal SaaS
キャッチフレーズ	業種や業務を問わない文書管理・ワークフローサービス
サービス概要	【SaaS型文書管理サービス】FUJITSU ビジネスアプリケーション Documal SaaS。【特長】・取引先とのセキュアな情報共有を実現！・国内外を問わずインターネット環境があればどこからでもセキュアにデータ管理を実現！・システムメンテナンスは全ておまかせ。安価に短期間で利用開始！ (参照元：富士通株式会社ホームページ)
向いてる形態	BtoB/BtoC
価格	・価格はお問合せください
運営企業	富士通株式会社
サービス詳細	Documal SaaSの詳細を見る

8. ASTRUX SaaS

(参照元：https://www.astrux.jp/about/saas.html)

サービス名	ASTRUX SaaS
キャッチフレーズ	クラウドで一歩その先へ
サービス概要	ASTRUX SaaS とは、ASTRUX文書管理システム、およびオプション製品群をSaaS提供するサービスです。 ASTRUX SaaSは、サーバなどの初期投資なしで、すぐにASTRUX文書管理システムをご利用いただけます。【特長】・コスト削減だけでなく、スピーディーにASTRUXをスタート・メインの業務に集中できます・データセンターで文書を安全に管理します (参照元：株式会社デジタルマトリックスホームページ)
向いてる形態	BtoB/BtoC
機能一覧	・文書を参照する・文書を検索する・文書を登録・編集する・申請・承認(ワークフロー) ・ログイン連携・セキュリティ・拡張性(オプション製品) ・ASTRUX動画
価格	・価格はお問合せください
運営企業	株式会社デジタルマトリックス
サービス詳細	ASTRUX SaaSの詳細を見る

9. EIMANAGER

(参照元：https://www.ctc-g.co.jp/solutions/eimanager/)

サービス名	EIMANAGER
キャッチフレーズ	文書管理　EIMANAGER
サービス概要	企業内の様々な業務における文書の活用のしやすさと、組織横断での文書の一元管理を両立する文書管理ソリューションです。大企業の全社的な文書管理から100人程度まで、広く利用できます。承認機能や版管理、柔軟なセキュリティ設定により、内部統制やセキュリティ等の要件にも対応しています。【特長】・使いやすい操作性・しっかり守るセキュリティ・すぐ見つかる検索・仕事が進むワークフロー (参照元：伊藤忠テクノソリューションズ株式会社ホームページ)
向いてる形態	BtoB/BtoC
価格	・価格はお問合せください
運営企業	伊藤忠テクノソリューションズ株式会社
サービス詳細	EIMANAGERの詳細を見る

10. デジサインTab

(参照元：https://digisign.jp/digisigntab/)

サービス名	デジサインTab
キャッチフレーズ	デジサイン®Tab
サービス概要	電子カタログ（MCM）、ペーパーレス会議、デジタルサイネージ機能の3つを兼ね備えたマルチデバイス対応アプリ。【特長】・Push配信で使いやすいMCMツール・シンプルで直感的な画面U/I ・情報漏洩リスクを限りなくゼロへ・会議の効率化、準備時間の削減・サイネージのプレイヤーに早変わり (参照元：サイバーステーション株式会社ホームページ)
向いてる形態	BtoB/BtoC
機能一覧	・ログ機能・アンケート機能
価格	・デジサイン®Tab SaaSタイプ 2,000円 / 1台あたり・デジサイン®Tab Lite SaaSタイプ 5,000円 / 10台あたり・デジサイン®Tabミーティング SaaSタイプ 2,000円 / 10台あたり
運営企業	サイバーステーション株式会社
サービス詳細	デジサインTabの詳細を見る

11. booMo

(参照元：https://boomo.jp/)

サービス名	booMo
キャッチフレーズ	iPad＆iPhoneによるファイル管理ツール
サービス概要	保管スペースの削減や社内文書の有効活用を目的にデータ化された大量の文書。それらの整理と管理が簡単にできるのがファイル管理ツール「booMo」です。登録されたファイルはカテゴリやタイトル、タグによる検索のほか、全文検索、横断検索にも対応しています。「社内文書のデジタル化×booMo」で、眠っていた貴重な資産が、活きた情報資産に生まれ変わります。【特長】・見やすくわかりやすい・登録や設定などの操作が簡単・あらゆるデバイスをサポート・セキュリティ管理も万全・すばやく検索・オフィスファイルもアップロード (参照元：株式会社イングカワモトホームページ)
向いてる形態	BtoB/BtoC
機能一覧	・管理画面TOPページ・ユーザー管理ページ・グループ管理ページ・文書カテゴリ管理ページ・アクセスログ管理画面ページ・公開画面デザイン管理ページ
価格	・ライトプラン 120,000円 / 年額・スタンダードプラン 240,000円 / 年額・プレミアムプラン 480,000円 / 年額
運営企業	株式会社イングカワモト
サービス詳細	booMoの詳細を見る

12. NsxpresⅡ

(参照元：https://www.itis.nssol.nipponsteel.com/document/solution/nsxpres2_saas/)

サービス名	NsxpresⅡ
キャッチフレーズ	共有配信サービス
サービス概要	NsxpresⅡの共有配信サービスは、インターネットを介してデータ共有／配信を行うサービスです。大量の文書、帳票等を自動アップロードにより配布することができます。【特長】「お客様ニーズに合わせたwebアプリの個別提供」ユーザ管理、データ管理などの基本機能は標準コンポーネントでご用意し、お客様ごとにカスタマイズ。「SaaS／ASPサービスでのご提供」自社でシステム構築をする必要がなく初期投資を大幅に削減。「セキュアな環境での情報共有・配信が可能」社内だけでなく、取引先や関連会社、海外拠点との間で情報共有が可能。｛参照元：日鉄ソリューションズ株式会社HP｝
向いてる形態	BtoB/BtoC
機能一覧	・高度な管理機能・高度な検索機能
価格	・標準サービス料金 200,000円 / １会社IDにつき
運営企業	日鉄ソリューションズ株式会社
サービス詳細	NsxpresⅡの詳細を見る

13. 鈴与の文書情報管理

(参照元：https://www.document.suzuyo.co.jp/service/bunsho_system)

サービス名	鈴与の文書情報管理
キャッチフレーズ	クラウド型の文書管理システム
サービス概要	電子契約締結機能、期日管理など文書管理に特化した機能を備えているクラウド型の文書管理システムです。【3つのポイント】「情報の一元管理でテレワークを促進」就業場所と労働時間の制約を解放する多様な働き方を実現するシステム。「電子契約も契約書作成・リーガルチェック機能も利用可能」弁護士ドットコム社のクラウドサイン、セイコーソリューションズ社のかんたん電子契約と連携。「契約書等の様々な文書の管理に対応」必要な時に必要な情報の検索・閲覧が出来、文書の発生から廃棄までのプロセスも管理することが出来ます。｛参照元：鈴与株式会社ホームページ｝
向いてる形態	BtoB/BtoC
機能一覧	・契約書作成・リーガルチェック機能・電子契約締結機能・管理台帳・管理項目設計機能・更新期限お知らせメール機能・登録会社名一括変更機能・改版履歴検索・管理機能・操作履歴照会機能・失効管理機能・作業指示機能
運営企業	鈴与株式会社
サービス詳細	鈴与の文書情報管理の詳細を見る

14. QPR J-SOX

(参照元：https://www.itl-net.com/product/qprjsox/)

サービス名	QPR J-SOX
キャッチフレーズ	経営管理システムのインテグレーションパートナー
サービス概要	内部統制ソリューションQPR J-SOX（キューピーアールジェイソックス）は、日本版ＳＯＸ法に対応するための企業の文書化において『自動化』と『可視化』を同時に提供する内部統制ツールです。業務フロー、業務記述、リスク、コントロール情報の一元管理することができ、リスクコントロールマトリクス（RCM）の作成が可能です。業務フロー、業務記述書の作成から有効性の評価まで継続的に管理可能な内部統制ツールです。【特長】・グループ会社の一元管理・文書保存期間７年以上・常に最新のバージョン (参照元：アイ・ティ・エル株式会社ホームページ)
向いてる形態	BtoB/BtoC
価格	・価格はお問合せください
運営企業	アイ・ティ・エル株式会社
サービス詳細	QPR J-SOXの詳細を見る

この記事の監修者

杜美樹

出版社に18年勤務。編集長、メディア設計、営業統括、システム開発PMと畑違いの職務で管理職を経験。現在は数々のメディアで企画・編集・執筆を手掛ける。得意領域は、実践も積んでいるメディア企画系、人事・マネジメント系、ビジネス系、医療・美容系。インタビュー経験は200件以上。Webライティングの講師も務める。