請求書作成アプリ・見積書作成アプリとは｜機能一覧・導入のメリット・実現できること

ビジネスに欠かせない帳票作成業務をサポートする請求書作成アプリ・見積書作成アプリ（請求書作成ソフト・見積書作成ソフト）。煩雑になりがちな書類作成を自動化してくれるほか、経理業務を効率化するさまざまな機能が提供されています。記事では、請求書・見積書作成ソフトで実現できることや機能一覧、導入するメリット・効果を紹介します。

請求書作成アプリ・見積書作成アプリの導入を検討している方は以下の記事も参考にしてください。

請求書作成アプリ・見積書作成アプリ21選｜比較・選定ポイントとおすすめ「請求書作成ソフト・見積もりシステム」の特徴

請求書作成アプリ・見積書作成アプリとは

請求書作成アプリ・見積書作成アプリは、請求書や見積書などの帳票を簡単な入力のみで作成できるツールです。

従来、多くの企業では見積・請求業務を紙ベースで行ってきました。しかし、紙ベースの場合、帳票のフォーマット作成・入力・印刷・押印・封入・発送・帳票管理などはすべて手作業で行うため、手間や時間がかかります。

請求書作成アプリ・見積書作成アプリはこれらの業務を自動化することで、手間の削減とミスの防止を支援します。各種帳票の作成に役立つテンプレートのほか、売掛金管理ができるなど経理業務の効率アップを実現する機能が備わっているものも多数提供されています。

請求書作成アプリ・見積書作成アプリで実現できること

請求書作成アプリ・見積書作成アプリで提供されているのは、主に以下の3つの機能です。ただし、ツールによって搭載されている機能は異なるため注意してください。

テンプレートで簡単に帳票を作成

請求書作成ソフト・見積書作成ソフトの基本機能となるのが、テンプレートを利用した簡単な帳票作成です。請求書・見積書のほか、取引の際に必要となる下記帳票のテンプレートが用意されているものが多くなっています。

• 見積書
• 請求書
• 納品書
• 領収書

帳票作成を効率化する主な機能には、以下のものがあります。

• テンプレートのデザインを選べる（カスタマイズも可能）
• ロゴや印影を登録できる
• 取引先・品目を事前に登録して自動入力ができるようにする
• PDFへの変換
• 見積書から請求書への変換
• 複数の納品書を合算して請求書を自動作成
• CSVファイルを取り込み複数の請求書を一括作成

取引先にスムーズに送付できる

取引をスムーズに進めるために、作成した見積書や請求書は速やかに送付したいところです。請求書作成アプリ・見積書作成アプリを用いれば、システム上で帳票をメール送信することが可能です。帳票の印刷・郵送作業の代行機能を備えたアプリもあり、ボタンひとつで送付作業を完了できます。

• ワンクリックで帳票を自動送付（メール・郵送）
• 予約機能による請求書の定期発行・送付

請求・入金のステータスを管理できる

請求書作成アプリ・見積書作成アプリの中には、請求・入金管理機能を強化しているタイプもあります。請求漏れの防止や未入金の回収など、これまで目視で行われてきた業務を効率化することができます。

また、自社で使っている会計ソフトと連携できるツールであれば、請求書作成と仕訳が連動されるため二重入力の手間を省くことも可能です。管理面で提供されている便利な機能例を以下に挙げます。

• ステータス管理（納品・請求・入金状況など）
• 入金消込処理の自動化
• 未入金のアラート・自動催促
• 帳票の一覧化
• 帳票の検索に役立つタグ付け機能
• 会計ソフトとの連携

請求書作成アプリ・見積書作成アプリの導入で得られる効果

見積・請求業務の工数削減

見積・請求業務は取引先が多くなるほど煩雑になりがちで、多くのマンパワーを要します。とくに月末・月初は処理業務が集中するため、担当者の負担が増大しやすいという課題があります。請求書作成アプリ・見積書作成アプリを用いれば、業務プロセスの自動化により、帳票作成から送付までの工数・作業時間を大幅に削減することができます。 

郵送費・人件費の削減

請求書や見積書を郵送する場合、印刷代・封筒代・郵送代といったコストがかかります。また、印刷・封入・発送を手作業で行うため、人件費も上積みされます。請求書作成アプリ・見積書作成アプリを活用すれば、帳票作成・送付をシステム上で完結できるため送付コストの削減が可能です。作業工程の圧縮によって人件費の削減も見込めます。

人的ミスの防止

請求書や見積書の作成を毎回手作業で行っていると、誤入力や発行のし忘れといったミスが起こる可能性があります。請求書作成アプリ・見積書作成アプリに搭載されている取引先情報の取り込みや定期自動送付などの機能を使用すれば、作成・送付時の人的ミスを防止できます。ステータス管理機能やアラート機能を用いることで、見積・請求業務をスケジュール通りに完了させることも可能です。

紛失・情報漏えいリスクの軽減

紙で見積書や請求書の発行・管理を行っていると、紛失や誤配送、情報漏えいなどのリスクが懸念されます。請求書作成アプリ・見積書作成アプリを用いれば、システム上でデータを保管・管理することができるため、紛失や情報漏えいのリスクを軽減できます。

請求書作成アプリ・見積書作成アプリの機能一覧

請求書作成アプリ・見積書作成アプリの主な機能を以下にまとめました。

どの機能が搭載されているかは製品によって異なります。選択の際は注意しましょう。

見積・請求業務を効率化しよう

請求書作成アプリ・見積書作成アプリを導入すれば、取引に欠かせない各種帳票を簡単に作成・送付し、見積・請求業務の負担を軽減することができます。自社に合ったソフトを選択し、手間のかかるバックオフィス業務の効率化を進めましょう。

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