請求書受取電子化とは｜受取請求書の機能一覧・導入メリット・実現できること

受取請求書の処理業務をデジタル化できる「請求書受取電子化サービス」。様々な形式で送付される請求書の受領や仕訳・振込データ作成を効率化・自動化でき、業務工数やミスを削減できます。
本記事では、請求書受取電子化サービスで実現できることや機能一覧、導入するメリット・効果を紹介します。

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請求書受取電子化サービスとは

請求書受取電子化サービスとは、取引先から送付される請求書の処理を電子化・デジタル化するシステムやサービスのことです。

請求書の送付方法は、郵送やメール添付のPDF、システムからのダウンロードなど取引先によって異なります。従来の処理方法では、請求書の取りまとめ作業や多くの入力・確認作業が伴い、工数・マンパワーを要していました。しかし近年、OCRやAIなどのデータ読取技術が進歩したことで、受取請求書の処理をシステム上で一元管理できる請求書受取電子化サービスが増えています。

提供されているサービスは、大きく次の2タイプに分けられます。

• 請求書の受領代行と自動データ化を提供するサービス
• 自社で請求書をスキャンしてデータ化するサービス

仕訳・振込データ作成の自動化機能などを備えたタイプもあり、業務のデジタル化を進める企業で導入が進んでいます。

請求書受取電子化サービスで実現できること

請求書受取電子化サービスの提供内容・機能は以下の3点です。

請求書の受領代行・自動データ化

受領代行を行う請求書受取電子化サービスでは、取引先から郵送やオンラインで送付される請求書を自社の代わりに受領・一括管理してくれます。請求書の情報はAI-OCRで読み取り、スピーディかつ高精度にデータ化します。

• 請求書の受領代行
• 請求書の自動データ化

請求書情報で仕訳・振込データを自動作成

OCRで請求書の内容を読み取り、自社の会計システムと連携して仕訳データを自動作成します。口座情報の自動読取により、振込データを自動作成することも可能です。また、取引先ごとの請求書の処理状況を管理し、支払い漏れや遅延を防ぎます。

• 会計システム連携・自動仕訳
• 振込データの自動作成
• ステータス管理
• ワークフロー管理

受取請求書の電子保管

現在は電子帳簿保存法に対応している請求書受取電子化サービスが多くなっており、受取請求書をデータで適切に保管することが可能です。電子保管すれば、請求書の原本を保管する必要がなくなります。

請求書受取電子化サービスの導入で得られる効果

請求書受取電子化サービスを利用することで、主に4つのメリット・効果が期待できます。

受取請求書の処理工数削減

受取請求書の処理業務がデジタル化していない場合、仕訳データや振込データの作成に多くの入力・確認作業が発生します。紙の請求書では開封作業・承認回覧・保管の時間・手間もかかります。

その点、請求書受取電子化サービスを利用すれば、請求書をデータ化し、仕訳・振込データ作成も自動で処理できるようになります。ステータス管理や申請・承認もシステム上で完結できるため、少ない工数でスムーズに処理できます。

コスト削減・ペーパーレス化

請求書受取電子化サービスを導入して処理業務をデジタル化すれば、人手による作業が減り、人件費や原本の保管・管理コストなどを削減することができます。PDFの請求書を印刷する必要もなくなるため、ペーパーレス化の推進につながります。

ミスの防止

受取請求書をアナログに処理している場合、誤入力・処理漏れなどの人為的なミスが起こりやすく、取引先に迷惑をかけてしまうこともあります。請求書受取電子化サービスであれば、請求書を高精度にデータ化し、連携機能で仕訳・振込データも自動作成されるので人為的なミスを防止できます。ステータス管理機能で請求書の処理漏れ・遅延を防ぐことも可能です。

テレワークの推進

請求書受取電子化サービスを利用すれば、請求書の処理をシステム上で完結できます。請求書を受領・確認するために出社する必要もなくなるため、担当者のテレワークを推進することが可能です。

請求書受取電子化サービスの機能一覧

請求書受取電子化サービスの主な機能を以下にまとめました。

どの機能が搭載されているかはツールによって異なります。選択の際は注意しましょう。

請求書受取電子化サービスで請求書処理を効率化

請求書受取電子化サービスを導入すれば、請求書の受領・仕訳・振込など各工程の処理を効率化・自動化できます。人件費や紙の請求書の保管コストを削減できるほか、経理担当者のテレワークを推進できます。

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