請求書発行システムとは｜請求書発行クラウドの機能一覧・導入メリット・実現できること

請求書の作成・発行業務を効率化する請求書発行システム。作業工数の多い請求業務を簡便化・自動化する機能が備わっており、請求処理のスピード向上やコスト削減につながります。
本記事では、請求書発行システムで実現できることや機能一覧、導入するメリット・効果を紹介します。

請求書発行システムの導入を検討している方は以下の記事も参考にしてください。

請求書発行システム 21選｜比較・選定ポイントとおすすめ「請求書発行クラウド」の特徴

請求書発行システムとは

請求書発行システムとは、請求書の作成から送付、入金確認まで一連のプロセスをシステム上で一元管理できるサービスです。請求関連業務の効率化に役立つ様々な機能が搭載されており、請求業務のスピード向上やコスト削減につながります。

また、多くの請求書発行システムは電子帳簿保存法に対応しているため、紙の請求書を保管する必要がありません。

以前はPCにダウンロードして使用するパッケージソフト型のものが主流でしたが、現在ではテレワークにも対応しやすいクラウド型の請求書発行システム（請求書発行クラウド）を導入する企業が増えています。

請求書発行システムで実現できること

請求書発行システムの導入によって実現できることは以下の3つです。

請求書作成を効率化・自動化できる

請求書発行システムには帳票のテンプレートが用意されており、簡単な入力作業のみで請求書を作成できます。会計ソフトなどの外部システムと連携することも可能。CSVファイルをアップロードして複数の請求書を一括作成することもできます。

また、登録した発行スケジュールや取引先情報に従って請求書を自動作成する機能や、複数の請求データを一枚の請求書にまとめる機能などがあり、帳票作成業務を効率化します。
なお、多くの製品は請求書だけでなく、見積書や納品書の帳票作成にも対応しています。

• テンプレートの選択・編集
• ロゴ・印影データの設定
• CSV一括作成
• 外部システムとのデータ連携
• 請求書の自動予約作成
• 取引先データの自動入力
• タイムスタンプの自動付与
• 帳票変換・合算請求書

請求書を速やかに送付できる

多くの請求書発行システムにはメール送信機能が備わっており、作成した請求書をPDFデータ等で取引先に送付できます。ベンダーによっては郵送代行サービスを提供しており、請求書の印刷・封入・発送を代行してもらうことも可能です。

• メール送信（個別送信、一括送信）
• 配信スケジュール設定
• 郵送代行
• PDF出力・ダウンロード

入金状況をスムーズに把握できる

請求書発行システムの中には、請求業務の進捗管理や入金管理を自動化できるものもあります。自社で使用している会計ソフトと連携可能なツールであれば、請求データを元に売掛金の自動仕訳が可能です。

• ステータス管理
• 自動入金消込
• 未入金アラート
• 外部システムとのデータ連携

請求書発行システムの導入で得られる効果

請求書発行システムを導入すれば、主に4つのメリット・効果が期待できます。

請求業務の工数削減

請求業務を紙ベースで行う場合、Excelや専用ソフトで作成した請求書を印刷・押印・封入・郵送する必要があり、多くの工数・マンパワーを要します。

請求書発行システムであれば、テンプレート利用や自動入力機能、自動入金消込機能などで工数を大幅に短縮できます。また、承認フロー機能があるため、紙の請求書を上長にまわす手間やタイムラグも省けます。

コスト削減

請求書の作成・発行業務をデジタル化すれば、印刷代や封筒代、郵送費を削減することができます。印刷・封入・発送手配など人手による作業が不要になるため、人件費の削減も可能です。

人為的なミスの防止

請求書の作成・発行や入金管理をアナログな方法で行っていると、入力・転記ミスや誤配送、入金消込忘れなどのヒューマンエラーが起こりがちです。請求書発行システムであれば、請求書の作成・送付・入金管理など多くの作業を自動化できるため、人為的なミスを防止できます。

テレワーク環境の整備

従業員の多様な働き方をサポートするには、テレワーク環境を整備することが重要です。クラウド型の請求書発行システムはパソコンとインターネット環境があれば利用できるため、担当者が在宅勤務になっても請求業務を遂行できます。

請求書発行システムの機能一覧

請求書発行システムの主な機能を以下にまとめました。

どの機能が搭載されているかは製品によって異なります。選択の際は注意しましょう。

請求書発行システムで工数削減

請求書発行システムを導入すれば、請求書の作成・送付や入金管理にかかる作業工数や人為的なミスを減らすことができ、郵送費や人件費などのコスト削減にもつながります。テレワークでもスムーズに請求業務を遂行できるため、従業員の多様な働き方をサポートできます。

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