知識やノウハウの共有に役立つ、ナレッジマネジメントツール。暗黙知を形式知に変えるツールとして、多くの企業が導入を進めています。ただし、ツールの種類は多岐にわたるため、自社の導入目的を定めたうえで選定する必要があります。ここでは、ナレッジ共有に特化したツールに的を絞り、比較選定方法と導入時の注意点を解説します。
また、導入実績の多い代表的なナレッジマネジメントツールをご紹介します。実際に利用する企業の活用事例も交えながら、サービスの強みや特徴の解説を行います。自社の課題や目的に照らし、適切なサービスを見つけてください。
ナレッジマネジメントツールの比較方法・選び方
ナレッジマネジメントツールを比較選定する際のポイント
ナレッジマネジメントとは、社内にある知識やノウハウを共有しやすい状況を生み出し、事業運営に活用することをいいます。これを支援するシステム全般が、ナレッジマネジメントツール(ナレッジマネジメントシステム)に分類されます。
その意味では、オンラインストレージや社内SNS、グループウェア、CRM(顧客関係管理システム)、SFA(営業支援システム)などもナレッジマネジメントツールに含まれますが、ここでは、「ナレッジ共有の促進」を目的にツールを検討している場合を想定して、5つの選定ポイントを説明します。
■手軽な文書作成・公開が可能か
ナレッジマネジメントツールの選定において、まずチェックしたいのが文書作成機能です。文書作成の手間はナレッジ共有のハードルになりがちなため、手軽な作成・公開を可能にする工夫が求められます。
たとえば、簡単に読みやすい文書を作成できるマークダウン記法への対応やテンプレート機能、動画やファイルの埋め込み、同時編集などの機能が提供されています。
また、メモ書き程度の文書(書き途中の文書)を公開できる機能を備えたツールもあります。素早い情報共有を優先させるための機能で、ちょっとしたメモやコメントの蓄積により、暗黙知を形式知へと変換させることが可能になります。これらの手軽な文書作成・公開に役立つ機能は、ナレッジデータベースの構築にも有効です。
■文書の分類・検索機能は充実しているか
ナレッジ共有を促進するうえでは、目当ての文書やファイルを探しやすくする機能が必須です。ナレッジマネジメントツールでは、キーワード検索やタグ付けなどの機能で分類・検索性を高める機能が提供されています。高度なツールでは、今必要な資料をAIが自動検索して知らせる機能を備えたものもあります。
閲覧者の使い勝手がよいか、ナレッジが埋もれることなく検索される工夫があるかという観点も、ツール選びのポイントになります。
■情報共有機能は充実しているか
ナレッジマネジメントツールで作成した文書は、社内で広く共有されてこそ意味を成します。ツール選定の際は、情報共有機能の充実度をチェックしてください。
投稿を各ユーザーに通知する機能や特定ユーザーに通知を送る機能(メンション機能)にくわえ、特定文書を社外へ公開できる機能を備えるツールもあります。また、チャットツールとの連携が可能なツールであれば、コミュニケーションによるナレッジの浸透・ブラッシュアップがより手軽になります。
■セキュリティ性は十分か
ナレッジマネジメントツールは、自社の情報の保管庫となります。情報漏えいが起きないように、セキュリティ性の高いサービスを選んでください。セキュリティ性のチェックポイントをまとめておきます。
- SSL暗号化通信に対応しているか
- IPアドレスによるアクセス制限は可能か
- 2段階認証に対応しているか
- 操作ログは確認できるか
上記のほか、権限管理機能の充実度や、データセンターの信頼性なども確認しておきましょう。
■使い勝手・操作性は良好か
導入候補とするナレッジマネジメントツールを絞ったら、無料期間を利用して使い勝手や操作性をチェックすることをおすすめします。社員が使いにくいツールを導入してしまうと、利用や浸透の妨げになってしまう可能性があるので要注意です。
ツールの試用期間中は、ITリテラシーの低い社員も含めて、なるべく多くの社員に意見を求めましょう。社員が使いたくなるツールを導入することが、ナレッジ共有を成功させるための第一歩となります。
課題・ニーズ別に見たナレッジマネジメントツールの向き・不向きの傾向
ナレッジマネジメントツールの選定は、自社の課題・ニーズを意識して進める必要があります。次の表を参考にして、自社に適するツールのタイプを検討してください。
課題・ニーズ |
向き・不向きの傾向 |
---|---|
外部との情報共有にも活用したい |
グループメンバーの設定など、ユーザー管理機能があるツールが適している。ただし、アクセス制限や暗号化など安全性について確認する必要がある |
業務プロセスの改善に活かしたい |
閲覧数や未読・既読を確認できるツールは活用状況を把握できるため、業務改善や教育に活用しやすい |
文書だけではわかりにくいナレッジを共有したい |
動画や画像を用いたナレッジ共有が可能なツールが適している |
投稿者のモチベーションを維持したい |
共有されたナレッジにリアクションできる機能やコメント機能があるとモチベーション維持につなげやすい |
導入時に注意すべき点
ナレッジマネジメントツールを導入する際は、次の2点に注意してください。
■利用を広める施策が必要
ナレッジマネジメントツールを導入しても、社員に定着しなければ効果を得られません。ツールの導入が決定したら、利用が浸透するような施策を検討しましょう。
実際にナレッジマネジメントツールを導入している企業では、さまざまな施策でツールの利用を定着させています。具体的な施策にあげられるのは、ツールのメリットを伝えるプレゼンテーションや、管理者による積極的な利用などです。
使い方を限定しないことや、日常会話のように気軽な内容の投稿などが、ツール利用拡大のきっかけとなるケースもあります。自社に新しい文化を根付かせるつもりで、ツール利用が普及する施策を練ってください。
■短期間では効果を実感できない
ナレッジマネジメントツールの導入効果は、短期間で実感できないことがほとんどです。ツールに情報が蓄積されるまでに時間を要するうえ、蓄積された情報が生産性向上に結びつくまでには、さらに時間がかかります。継続的な利用によって効果を得られる点を認識したうえで、費用対効果を考える必要があります。
ナレッジマネジメントツールで暗黙知を経営資源に
ナレッジマネジメントツールの選定は、投稿者・閲覧者の使いやすさを重視して進めることが肝要です。なるべく文書作成・共有のハードルが低いツールを選ぶとよいでしょう。ツールの導入段階では、社員にナレッジ共有の習慣が根付くように計画を立てることも重要です。以上の点を踏まえて、具体的なサービス比較へ進んでください。
ナレッジマネジメントツール 18選「特徴」と「活用事例」
1. Talknote
(参照元:https://talknote.com/)
サービス名 |
Talknote |
キャッチフレーズ |
社内のあらゆる情報を資産化 |
サービス概要 |
業務におけるコミュニケーションを最適化し、カルチャーマネジメントをおこなうことが可能です。 |
向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
導入社数 |
約 1000 社 (2021年02月21日時点) |
機能一覧 |
・グループ |
価格 |
・価格はお問合せください |
運営企業 |
|
サービス詳細 |
2. Workplace
(参照元:https://www.workplace.com/)
サービス名 |
Workplace |
キャッチフレーズ |
社員のつながりを緊密なものに |
サービス概要 |
Workplaceは、リモート勤務をしている人も含め、社内のすべての人をつなぐコミュニケーションツールです。グループ、チャット、ルーム、ライブ動画配信などの使い慣れた機能で、コミュニケーションや共同作業を活発にしましょう。 |
向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
機能一覧 |
・グループ |
価格 |
・アドバンス 4アメリカドル / ユーザー(月) |
運営企業 |
|
サービス詳細 |
3. Goodjob!
(参照元:https://goodjob.today/)
サービス名 |
Goodjob! |
キャッチフレーズ |
あなたの"Goodjob!"がチームを創る |
サービス概要 |
Goodjob!(グッジョブ)は、 従業員エンゲージメントを高める社内コミュニケーションツールです。 |
向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
価格 |
・スタンダードプラン(初期費用) 0円 / 初期費用 |
運営企業 |
|
サービス詳細 |
4. Beat Shuffle
(参照元:https://www.beat.co.jp/)
サービス名 |
Beat Shuffle |
キャッチフレーズ |
社内SNS大手導入実績No.1 |
サービス概要 |
社内SNS+ビジネスチャットでコミュニケーションを円滑に。 |
向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
機能一覧 |
・コミュニケーション/いいね |
価格 |
・クラウド・ビジネス 540円 / 月 |
運営企業 |
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サービス詳細 |
5. 社内報アプリ
(参照元:https://shanaiho-app.jp/)
サービス名 |
社内報アプリ |
キャッチフレーズ |
在宅も、出勤も。「伝えたい」が届く |
サービス概要 |
社内報専門会社の ノウハウ満載! |
向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
機能一覧 |
・ユーザー管理 |
価格 |
・価格はお問合せください |
運営企業 |
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サービス詳細 |
6. ホウ・レン・ソウ
(参照元:http://www.hourenso.jp/about.html)
サービス名 |
ホウ・レン・ソウ |
キャッチフレーズ |
ホウ・レン・ソウは企業向けSNSです |
サービス概要 |
「外出中の社員も、社内で勤務している社員も、場所や時間に関わらずスピーディーかつ的確に同じ情報を共有できる。」 |
向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
機能一覧 |
・日報 |
価格 |
・価格はお問合せください |
運営企業 |
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サービス詳細 |
7. Yammer
(参照元:https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/yammer/yammer-overview)
サービス名 |
Yammer |
キャッチフレーズ |
組織全体でつながり、連携します。 |
サービス概要 |
ライブやオンデマンドのイベントを Yammer と Microsoft 365 で開催する |
向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
価格 |
・Office 365 E1 870円 / ユーザー/月相当 (年間契約) |
運営企業 |
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サービス詳細 |
8. NotePM
(参照元:https://notepm.jp/)
サービス名 |
NotePM |
キャッチフレーズ |
マニュアルや議事録、ナレッジ情報をクラウド管理 |
サービス概要 |
ウィキペディアのように、社員がさまざまな情報を書き込み蓄積し、編集・検索・閲覧することで、社内の知りたいことが簡単に確認できるツールです。「ほしい情報を探すのが大変」「ナレッジ共有が上手くいっていない」とお悩みの方は、ぜひNotePMを体験してください! |
向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
機能一覧 |
・Webでかんたん文書作成 |
価格 |
・STARTER 1,000円 / 月 |
運営企業 |
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サービス詳細 |
9. Confluence
(参照元:https://www.atlassian.com/ja/software/confluence)
サービス名 |
Confluence |
キャッチフレーズ |
共同で より多くの成果を収める |
サービス概要 |
Confluence は、知識を集め、共同作業するためのチームのワークスペースです。 |
向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
導入社数 |
約 60000 社 (2021年02月26日時点) |
機能一覧 |
・高度な検索とページ ツリー |
価格 |
・Free 0円 / 1ユーザー当たり/月 |
運営企業 |
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サービス詳細 |
10. Qast
(参照元:https://qast.jp/)
サービス名 |
Qast |
キャッチフレーズ |
ナレッジの共有を、もっと簡単に |
サービス概要 |
【特徴】 |
向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
導入社数 |
約 2500 社 (2021年02月26日時点) |
機能一覧 |
・匿名で質問 |
価格 |
・フリープラン 0円 / ユーザー |
運営企業 |
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サービス詳細 |
11. NIコラボ スマート
(参照元:http://www.nicollabo.jp/)
サービス名 |
NIコラボ スマート |
キャッチフレーズ |
可視化経営をサポートするグループウェア |
サービス概要 |
グループウェア「NIコラボスマート」とは、メール、スケジュール、回覧板、掲示板といった基本機能はもちろん、社内外のWEBコンテンツを自由に表示できるポータルパーツ機能や、他社製品ではオプション扱いのワークフロー機能など全て標準装備したポータル型グループウェアです。グループウェア「NIコラボスマート」は、社内の動きや社員の活動を可視化して経営効率を高めます。 |
向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
機能一覧 |
・UP! |
価格 |
・ライセンス購入価格 58,000円 / なし |
運営企業 |
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サービス詳細 |
12. DocBase
(参照元:https://docbase.io/)
サービス名 |
DocBase |
キャッチフレーズ |
情報共有が、 組織の成長を 加速する。 |
サービス概要 |
ビジネスをリモートで機能させるには情報共有が大切です。DocBaseは時間と場所を選ばず情報共有を進めるサービスです。 |
向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
導入社数 |
約 7000 社 (2021年02月26日時点) |
機能一覧 |
・Markdown対応 |
価格 |
・スターター 900円 / 3人 |
運営企業 |
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サービス詳細 |
13. Qiita:Team
(参照元:https://teams.qiita.com/)
サービス名 |
Qiita:Team |
キャッチフレーズ |
何でも書きたくなる気持ちよさ |
サービス概要 |
Qiita Teamは簡単にかけて、簡単に共有できる、社内向け情報共有サービスです。 |
向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
機能一覧 |
・プレーンテキストで書くだけ |
価格 |
・Personal 500円 / 1人 |
運営企業 |
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サービス詳細 |
14. Happeo
(参照元:https://www.happeo.com/ja/product-features)
サービス名 |
Happeo |
キャッチフレーズ |
統合型 デジタルワークプレイス |
サービス概要 |
社内情報共有、社員の貢献意欲向上、そしてあなたのグローバルな職場を繋げる企業向けポータル・コミュニケーション、コラボレーションツールです。 |
向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
機能一覧 |
・企業向けソーシャルイントラネット |
価格 |
・価格はお問合せください |
運営企業 |
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サービス詳細 |
15. esa
(参照元:https://esa.io/)
サービス名 |
esa |
キャッチフレーズ |
情報を、育てたい。 |
サービス概要 |
esaは「情報を育てる」という視点で作られた、自律的なチームのための情報共有サービスです。 |
向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
導入社数 |
約 3000 社 (2021年03月03日時点) |
機能一覧 |
・楽しくチームで情報を育てるための、さまざまな仕組み。 |
価格 |
・フリートライアル 0円 / 2ヶ月 |
運営企業 |
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サービス詳細 |
16. Workstyle OS
(参照元:https://www.workstyleos.com/)
サービス名 |
Workstyle OS |
キャッチフレーズ |
いつでもどこでも、安心・安全・快適 |
サービス概要 |
【特徴】 |
向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
機能一覧 |
・ワーカーの設定 |
価格 |
・Basic 0円 / 無料 |
運営企業 |
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サービス詳細 |
17. 日経スマートクリップ
(参照元:https://telecom.nikkei.co.jp/guide/relevance/smart/)
サービス名 |
日経スマートクリップ |
キャッチフレーズ |
紙の切り抜き不要 著作権クリアのクリッピング |
サービス概要 |
日経スマートクリップは紙面の記事を自動でクリッピングし配信する、社内情報共有サービスです。 |
向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
導入社数 |
約 450 社 (2021年03月25日時点) |
機能一覧 |
・利用者向け機能 |
価格 |
・日経スマートクリップoffice 83,000円 / から・月額 |
運営企業 |
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サービス詳細 |
18. Neuron ES
(参照元:https://www.brains-tech.co.jp/neuron/)
サービス名 |
Neuron ES |
キャッチフレーズ |
働く場所を問わずに生産性を劇的に向上! |
サービス概要 |
Neuron ESは「お客様の声」から生まれたエンタープライズサーチエンジンです。 |
向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
機能一覧 |
・検索支援機能 |
運営企業 |
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サービス詳細 |