タスク管理アプリとは｜タスク管理ツールの機能一覧・導入メリット・実現できること

日々の業務管理に用いられるタスク管理アプリ。業務の進捗管理のほか、コミュニケーションの活性化に役立つ機能を備えたものもあります。テレワーク中の業務管理にもタスク管理アプリは有効です。ここでは、タスク管理アプリの機能や導入メリット、実現できることを解説します。

タスク管理アプリの導入を検討している方は以下の記事も参考にしてください。

タスク管理アプリ 23選｜比較・選定ポイントとおすすめ「タスク管理ツール」の特徴

タスク管理アプリとは

タスク管理アプリやタスク管理ツールとは、日々の業務管理を可視化できるツールです。名称のとおりタスクを管理するツールであり、効率的に業務を進めるための機能が備わっています。

多種類ある業務管理ツールの中でも、タスク管理アプリは時間単位や分単位での細かな業務管理に主眼を置くツールです。プロジェクト全体を管理するプロジェクト管理ツールとは異なり、タスク管理アプリでは業務を細分化し、直近でやるべき作業を明確化することに特化しています。

とはいえ、タスク管理アプリには多機能なものが多く、チームの業務管理やプロジェクト管理にも活用可能です。また、多くのタスク管理アプリはモバイル端末で利用できるため、テレワーク時の業務管理にも役立ちます。

タスク管理アプリで実現できること

タスク管理アプリの導入により実現できることは、次の3つです。代表的な機能例と合わせて見ていきましょう。

作業の整理による業務効率化

個々に抱えている作業をツール上で整理して、効率的に業務を進めることができます。提供されている機能には、次のものがあります。

• タスクを作成してリストアップ
• サブタスクによる作業の細分化が可能
• タスクに期限や優先順位を設定
• ステータス表示で進捗を確認
• フィルター機能によるタスクの絞り込み検索が可能

チームの共同作業を円滑化

プロジェクトの進捗をシステムで確認できるほか、コミュニケーションツールとしても活用できます。次のような機能で、チームによる共同作業をサポートしてくれます。

• チームメンバーのタスクを確認できる
• タスクへのコメント入力が可能
• コメントにファイルを添付
• メッセージ機能でコミュニケーション
• カレンダーやガントチャートでプロジェクトの進捗を確認

テレワーク環境を充実化

タスク管理アプリはテレワークと相性のよいツールです。インターネット環境があれば利用でき、外部サービスとの連携も可能なため、テレワーク時の共同作業に役立ちます。

• PC、スマートフォン、タブレットなどで利用できる
• チャットツールやクラウドストレージなどの外部サービスと連携できる

タスク管理アプリの導入で得られる効果

タスク管理アプリにより得られるメリットや効果には、次のものがあります。

情報集約による生産性向上

紙の表やホワイトボード、エクセルなどで業務を管理する環境では、効率的な情報共有ができません。リアルタイムでの進捗確認や作業内容の確認などには、社員同士の頻繁な連絡やミーティングが必要です。

タスク管理アプリを導入すれば、各社員が取り組んでいるタスクやプロジェクトの進捗などの情報をツール上で確認できるようになります。不明点の確認もコメント機能やメッセージ機能で素早く行えるようになるため、確認作業やミーティングに割いてきた時間を削減し、より生産的な業務に集中できる環境が整います。

業務進行のミスを防止

チームで取り組むプロジェクトでは、作業の抜け漏れが起こりがちです。特に社員各自が担当業務を管理する環境では、プロジェクト変更に対するTODOリスト編集の失念により、ミスにつながるケースが少なくありません。

タスク管理アプリを導入すれば、各社員の担当業務だけでなく、プロジェクト全体の流れが可視化されます。このため、作業の抜け漏れが生じにくくなり、プロジェクト変更にも対応しやすくなります。結果的にミスが大幅に減少するほか、優先順位が可視化されるため、効率的に業務を進めやすくなります。

チームのコミュニケーションを活性化

多くの企業でテレワークが推進され、社員同士で顔を合わせる機会が減っている昨今、チームのコミュニケーションを活性化させることは容易ではありません。

タスク管理アプリを導入すれば、タスクへのコメント入力により、個々の社員が自然にコミュニケーションを取れるようになります。ツールによっては、絵文字で細かなニュアンスや感情を伝えることも可能です。普段から業務で使うツールを通じて、無理なくコミュニケーションを活性化させることができます。

タスク管理アプリの機能一覧

タスク管理アプリで提供されている機能を以下にまとめました。ただし、搭載されている機能はサービスごとに異なるので、導入時にしっかり確認してください。

タスク管理アプリを業務に活用しよう

タスク管理アプリの導入により、日々の業務を可視化して、作業の優先順位を明確にできます。結果的に確認作業が減って生産性向上につながり、作業ミスを防止できます。このほか、社員のコミュニケーションを活性化できることもタスク管理アプリの導入メリットです。多数のメリットを持つタスク管理アプリですが、サービス選定は慎重に行いましょう。自社に必要な機能を明確にした上で、適切なサービスを選ぶことが肝要です。

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