プロジェクト管理ツールとは｜機能一覧・導入のメリット・実現できること

タスクや工程の管理、予算管理など、煩雑になりがちなプロジェクト運営を効率化するプロジェクト管理ツール・タスク管理アプリ。無駄なフローやミスの低減につながる多様な機能が提供されています。ここでは、プロジェクト管理ツールで実現できることや機能一覧、導入メリットを解説します。

プロジェクト管理ツール・タスク管理アプリ・工数管理ツールの導入を検討している方は以下の記事も参考にしてください。
【比較】おすすめプロジェクト管理ツール・タスク管理アプリ23選｜選定ポイントと導入実績豊富なサービスの特徴や活用事例

プロジェクト管理ツールとは

プロジェクト管理ツールとは、チームで取り組むプロジェクトを管理するツールです。プロジェクト管理システムとも呼ばれ、進捗管理やタスク管理、メンバーの情報共有などに用いられています。

スケジュール管理機能やガントチャートなど、プロジェクト管理ツールには多数の機能が備わっています。他のツールと重複する機能もありますが、複数のツールによるプロジェクトの管理は手間がかかるうえ、混乱が生じることもあります。

プロジェクト運営に特化した多数の機能を1つのツールに集約し、プロジェクトを一元管理できることがプロジェクト管理ツールの特徴です。入力した情報は関連する機能にも反映されるため、効率よくプロジェクトを管理できます。

プロジェクト管理ツールで実現できること

プロジェクトの進捗状況を可視化

プロジェクト管理ツールの導入により、プロジェクトの進捗状況をチーム内で可視化できます。プロジェクト全体の工数から日々のタスクまで、ツール上でチェックすることが可能です。

• ガントチャートで工数を可視化
• カレンダー機能で日程・期日を管理
• メンバーのタスクを可視化・管理

ファイルデータや関連情報を共有・蓄積

プロジェクト管理ツールには、プロジェクトに関連するファイルや情報を共有・蓄積する機能が備わっています。

• プロジェクト関連ファイルをチームで共有・共同編集
• 議事録や仕様書などの情報を蓄積（Wiki機能）
• 掲示板機能による効率的な情報周知

チームのコミュニケーションを促進

プロジェクト管理ツールは、プロジェクトチームのコミュニケーション促進に役立ちます。

• コメント機能によるタスクへのフィードバック
• メッセージ・チャット機能によるスムーズな意思疎通

プロジェクトのコストを管理

一部のプロジェクト管理ツールには、コスト管理に役立つ機能が備わっています。プロジェクトに要するコストを正確に把握し、業務改善に役立てることが可能です。

• プロジェクト単位、メンバー単位で工数予算を設定
• 各メンバーのコスト（人件費）を設定・自動計算
• コスト状況や出来高をグラフ表示（EVM機能）

プロジェクト管理ツールの導入で得られる効果

プロジェクト準備作業を効率化

プロジェクト管理ツールの導入により、ツール上で進捗管理やリソース管理を行えるようになるため、事前に各管理シートを作成する必要がありません。プロジェクト開始前の準備作業の負担を軽減し、手早くプロジェクトを開始できるようになります。

プロジェクトの進行ミスを防止

プロジェクトの進行ミスを回避するには、計画全体および細部の見える化が必要です。プロジェクト管理ツールを活用すれば、マクロとミクロの両視点で、プロジェクトの進行状況を可視化できます。

ガントチャート機能はプロジェクト全体や各作業の進行状況をグラフ化、タスク管理機能は日々の業務進行状況を一目で把握できるようにします。これらをこまめに確認すれば、計画上のミスにいち早く気付くことが可能です。

また、急な計画変更への対応にも、プロジェクト管理ツールは役立ちます。情報伝達機能（チャット、掲示板など）により、変更内容を素早く周知することが可能。スケジュールは常に最新版が共有されるため、計画変更による混乱やミスを低減できます。

プロジェクトチームの生産性を向上

プロジェクト管理ツールの活用により、チームの生産性を向上させられます。チームの生産性を高めるには、限られたリソースを有効に使うことが肝要です。リソースを有効活用するには、まずチームの稼働状況を把握しなければなりません。

そこで役立つのが、プロジェクト管理ツールの各種管理機能です。ツールのタスク管理機能やガントチャートを活用すれば、誰が何をしているのかリアルタイムでチェックできます。メンバーの作業負荷も確認できるため、空きリソースを適切に配分することが可能です。

チームの情報共有を効率化

プロジェクト管理ツールのWiki機能を活用すれば、チーム内の情報共有を効率化できます。Wiki機能とは、情報や知識を蓄積し、共有する機能です。プロジェクト管理システムのWiki機能は、文書であれば内容を問わず蓄積できます。先にも触れた議事録や仕様書のほか、マニュアルやメモなども蓄積可能です。

Wiki機能によりプロジェクト関連情報を共有すれば、各メンバーが手早く情報確認できるようになります。Wikiの確認を習慣化して、ミスの削減につなげることも可能です。

プロジェクト管理ツールの機能一覧

プロジェクト管理ツールの主な機能を表にまとめました。
 

プロジェクト管理ツールのメリットは多彩

プロジェクト管理ツールの導入により、正確かつ効率的なプロジェクト管理が可能となります。生産性向上、情報共有の促進なども、ツール導入により得られる利点です。以上のように、プロジェクト管理システムのメリットは多彩です。ただし、サービスの選択は慎重に行う必要があります。自社のプロジェクトの規模や内容を踏まえて、必要な機能を備えるツールを選ぶことが肝要です。

プロジェクト管理ツール・タスク管理アプリ・工数管理ツールの導入を検討している方は以下の記事も参考にしてください。
【比較】おすすめプロジェクト管理ツール・タスク管理アプリ23選｜選定ポイントと導入実績豊富なサービスの特徴や活用事例