プロジェクトの工数管理を効率化してくれる「工数管理ツール」。進捗管理や生産性向上に役立つ機能が備わっています。テレワーク中の業務管理や情報共有にも工数管理ツールは有効です。ここでは、工数管理ツールの機能や導入メリット、ツール導入で実現できることを解説します。
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工数管理ツールとは
工数管理ツール（工数管理システム）とは、プロジェクトの作業量や人数を可視化し、業務の最適化および効率化を進めるためのツールです。進捗管理や情報共有に役立つほか、工数の無駄を省くことで生産性向上につなげることができます。
工数管理ツール以外にも業務管理ツールは多種類ありますが、それぞれに主眼とする業務が異なります。たとえば、プロジェクト管理ツールは業務プロジェクトの進捗管理を主眼とするツール、タスク管理ツールは日々の細かな業務管理を主眼とするツールです。
これに対して工数管理ツールは、工数の効率化を主な役割とし、工数管理や生産性向上に役立つ機能が搭載されています。ただし、工数管理ツールには多機能なものが多く、ほかの業務管理ツールと重複する機能を持つサービスも数多く提供されています。
工数管理ツールで実現できること
工数管理ツールを活用して実現できることは、大きくは次の3つです。代表的な機能例とともに見ていきましょう。
プロジェクトの工数管理を効率化
工数管理ツールを活用することで、煩雑な工数管理を効率化することができます。また、プロジェクトの進捗管理を通じて、工数改善に役立つデータを取得することが可能です。
- ガントチャートでプロジェクトの進捗を管理
- タスク管理機能でチームメンバーの作業進捗を管理
- 作業の所要時間や進捗率などを可視化
- レポート機能で高稼働や空き工数をチェック
チームのコミュニケーションを促進
工数管理ツールは、システム上で報告や意見交換などができるほか、情報共有やファイル共有の場としても活用できます。チームのコミュニケーション促進に役立ちます。
- チームメンバーのタスクにコメントを入力
- メッセージ機能でスムーズにコミュニケーション
- 掲示板機能で効率的に情報共有
- システム上でデータファイルを共有できる
テレワークの業務管理を効率化
クラウド型の工数管理ツールは、インターネット環境があれば場所を問わず利用できます。このため、テレワーク中の業務管理やプロジェクト進捗管理に役立てることが可能です。
- Webブラウザやスマホアプリで利用できる（クラウド型ツール）
工数管理ツールの導入で得られる効果
工数管理ツールを導入することで得られる効果・メリットには、次のものがあります。
工数の最適化による生産性向上
作業効率を高めるには、作業工数や工程ごとの作業時間を把握する必要がありますが、これらの情報を手作業で収集するのは容易ではありません。工数管理ツールを利用すれば、メンバーごとの作業量やかかった時間を正確に把握できます。これらのデータをもとにプロジェクトの工数を最適化すれば、コスト削減や納期短縮につながり、自社の生産性が向上します。
連絡と情報共有の負担を軽減
プロジェクトを進める上で、業務連絡や情報共有の方法を統一しておくことは重要です。メールやチャット、口頭など、さまざまな伝え方が混在していると、情報伝達ミスや言った言わないの問題が生じやすくなります。
工数管理ツールのコメント機能や掲示板機能を情報共有の場として利用することで、ミスやコミュニケーションロスを防止できます。結果的にコミュニケーションコストを減らせ、テレワーク中の社員に対しても正確な情報共有が可能となります。
精度の高い納期設定による顧客満足度向上
工数管理ツールでは、プロジェクトの工数をデータとして蓄積することが可能です。そのため、工数計算の精度が高まり、正確な納期を割り出すことができるようになります。また、工数の最適化によって、納期を短縮することも可能になります。結果として、クライアントに正確な納期を伝えられるようになり、顧客満足度の向上につながります。
工数管理ツールの機能一覧
工数管理ツールの機能を以下に整理しました。ただし、搭載されている機能はサービス各社でことなるため、導入前にしっかり確認してください。
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機能 |
特徴 |
|---|---|
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工数・進捗管理機能 |
・ガントチャートでプロジェクト管理 ・カレンダー機能でチームの予定を管理 ・タスク管理機能でメンバーの作業を管理 ・タスクの所要時間を記録 |
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通知機能 |
・タスクの更新をメールで通知 ・タスクへのコメントをメールで通知 |
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レポート機能 |
・メンバーの稼働状況をレポート ・作業時間を集計して表示 ・タスクの進捗率を表示 ・チームメンバーの生産性をレポート |
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コミュニケーション・情報共有機能 |
・タスクにコメントを入力 ・メンション付きのコメントが可能 ・特定メンバーへメッセージを送信 ・掲示板機能で情報共有 |
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ファイル共有機能 |
・ファイルをアップロードして共有 ・タスクにファイルを添付 |
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外部連携機能 |
・チャットツールと連携 ・クラウドストレージと連携 ・カレンダーサービスと連携 ・勤怠管理システムと連携 ・APIの開発が可能（一部サービス） ※連携できるツールはサービスにより異なる |
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管理機能 |
・ユーザーの追加と削除 ・プロジェクトメンバーの操作権限を設定 ・IPアドレス制限を設定 |
工数管理ツールをプロジェクトに活かそう
工数管理ツールの導入により、プロジェクトの進捗管理と工数設定を正確に行えるようになります。プロジェクトメンバーのコミュニケーションや情報共有を効率化できることも、工数管理ツールの導入メリットです。多数のメリットを持つ工数管理ツールですが、サービス選定は慎重に行いましょう。機能や使いやすさなどを比較して、自社に適するサービスを選び出すことが肝要です。
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