マイナンバーを含めた従業員情報や人事・労務に関するあらゆるデータを一括管理できる人事管理システム（人事システム）。煩雑になりがちな人事関連業務の効率化や人材マネジメントに役立つさまざまな機能が備わっています。ここでは、人事管理システムで実現できることや機能一覧、導入するメリット・効果を紹介します。
人事管理システムの導入を検討している方は以下の記事も参考にしてください。
人事管理システム 15選｜比較・選定ポイントとおすすめ「人事システム」の特徴や活用事例
人事管理システムとは
人事管理システムとは、人事業務に必要なデータを集約して一元管理するシステムです。マイナンバー制度の施行をきっかけに情報管理の面でもニーズが高まり、企業規模の大小を問わず導入が進んでいます。
人事管理システムの役割は大きく2つあります。ひとつは、勤怠管理・給与計算・労務管理など定型業務の効率化。もうひとつは、人事評価・採用・育成といった人材マネジメントへの有効活用です。
現在は、人材を経営資源と捉える考え方がスタンダードであり、従業員の能力向上と育成を目指す「HRM」（Human resource management）や「HCM」（Human Capital Management）の実現に向けて導入を検討する企業も多くなっています。
人事管理システムで実現できること
人事管理システムの導入により実現できることは、以下の3つです。ただし、提供されている機能は各社それぞれ異なるため注意してください。
従業員・組織の情報を一元管理できる
人事業務をスムーズに行うには、基礎データとなる従業員情報を適切に管理することが重要です。人事管理システムでは、従業員一人一人の採用から退職までの所属情報や、経歴・個人情報などを登録・管理できます。異動・昇格などの発令情報、それにともなう組織改編の情報も効率的に一元管理できるようになります。
- 従業員情報の管理
- 組織改編の管理
- 発令管理
人事・労務関連の定型業務の効率化
人事部の業務には、従業員の勤怠管理・給与計算・労務管理などさまざまなルーチンワークがあります。人事管理システムを導入すれば、煩雑になりがちな以下のような定型業務を効率化できるようになります。
- 出退勤・有休取得状況などの勤怠管理
- 給与・賞与・所得税の計算
- 年末調整
- 社会保険や福利厚生の手続き・管理
人材マネジメントにまつわる情報の管理
人事管理システムによっては、従業員の考課や採用活動、人材育成など人材マネジメントを効率化できる機能を備えたものもあります。具体的には以下のような機能です。
- 人事評価の管理（業績評価・コンピテンシー評価・360度評価など）
- 採用スケジュール・応募者情報の管理
- 研修・教育プログラムの管理・受講者管理
人事管理システムの導入で得られる効果
業務効率の向上・担当者の負担軽減
人事部の業務範囲は広く、取り扱うデータも多岐にわたるため、情報管理は煩雑になりがちです。人事管理システムを導入すれば、人事業務に必要な各種基礎データを効率的に管理できるようになります。
勤怠管理や給与計算、人事考課にまつわる機能が搭載されているシステムであれば、基礎データと連携させることも可能。別システムにデータを転記・チェックする手間や時間を省けます。
入力ミスの防止
人事部には勤怠管理や給与計算など細かい計算を要する業務が多く、Excelなど手作業で管理していると誤入力や数式のミスが起こる可能性があります。人事管理システムを用いれば、データ連携や自動計算によって人為的なケアレスミスを防止できます。
スピーディかつ戦略的な組織作り
人事・組織にまつわる基礎データや従業員の評価データを活用して、配置転換や組織改編のシミュレーションを行うことも可能です。人事管理システムには直感的な操作で配置換えのシミュレーションができるものもあり、さまざまなパターンを検討できます。
これにより、経営戦略の方向転換で大幅な組織変更が必要な場合でも、スピーディに人事戦略を練ることができます。
人事管理システムの機能一覧
人事管理システムの主な機能を以下にまとめました。
|
機能 |
内容 |
|---|---|
|
従業員情報管理 |
従業員の所属情報や個人情報を登録・管理。入社年度、等級・グレード、経歴、考課履歴、特技・スキル、家族情報などが含まれる。マイナンバーを管理できるものもある |
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組織改編の管理 |
組織図の作成・変更や組織改編シミュレーションを行う。従業員の顔写真をドラッグ&ドロップして簡単に組織図を作れるものもある |
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発令管理 |
異動、昇格、出向、退職などの発令情報を管理 |
|
入社・退職の手続き |
社会保険や雇用保険の資格取得・喪失書類などを作成 |
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勤怠管理 |
従業員の勤務状況や有休の取得状況を管理 —Web打刻やICカードによる出退勤管理 —36協定に基づく就業時間管理 —長時間勤務アラート など |
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労務管理 |
社会保険や雇用保険、福利厚生などの申請・手続きを管理 |
|
給与計算 |
給与・賞与や所得税の計算、年末調整の管理 |
|
人事評価管理 |
—目標管理 —評価基準の設定（コンピテンシー評価や360度評価など） —人事評価ワークフローの管理 など |
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採用管理 |
新卒・中途採用などの母集団形成、応募者管理、採用工程管理 |
|
人材育成・研修の管理 |
研修やeラーニングの企画・実施、受講者管理 |
|
従業員情報検索・リスト作成 |
社歴や資格、評価など特定の項目で従業員を絞り込み、リストを作成 |
|
アクセス権限設定 |
担当者ごとに閲覧・編集の権限を設定 |
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集計・ダッシュボード機能 |
入退職者数の推移や部署や役職ごとの男女比、年齢構成、人件費などを集計・グラフ化 |
|
他システム連携 |
基幹システムや外部ツールとの連携ができる |
どの機能が搭載されているかは製品によって異なります。上記機能を網羅していないものもあるので、選択の際は注意しましょう。
人事管理システムで人事業務を一括管理
人事管理システムは、人事業務に欠かせない従業員データを一括管理できるシステムです。組織管理や勤怠管理、給与計算などさまざまな人事業務の効率化にもつながり、人事業務の工数削減や戦略的な組織作りを実現できます。
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