交通費や出張費、接待費など各種経費の申請・承認業務を自動化し、毎月の精算業務を効率化する「経費精算システム(経費精算アプリ)」。現在はさまざまな機能を備えた製品が提供されており、「どれを選べばよいかわからない」という声も聞かれます。ここでは、自社に適した経費精算システムの比較選定方法や導入時の注意点を説明します。
また、導入実績の多い代表的な経費精算システム(経費精算アプリ)をご紹介します。自社の課題や目的に照らし、適切なサービスを見つけてください。
経費精算システムの比較方法・選び方
経費精算システムを比較選定する際のポイント
経費精算システムには多種多様なタイプがあります。自社に適した製品を見極めるには、以下の検討ポイントに沿って絞り込みましょう。
- クラウド型かオンプレミス型か
- 目的に合った機能が搭載されているか
- 料金体系は自社に合っているか
- サポート体制は整っているか
各項目を詳しく見ていきます。
■クラウド型かオンプレミス型か
経費精算システムの導入形態は、クラウド型とオンプレミス型に大別されます。それぞれの特徴は以下の通りです。
クラウド型 |
インターネット上に提供されている経費精算サービスを利用する ・初期コストを抑えて短期間で導入できる ・ユーザー数に応じた月額制または年単位の契約が多い ・ネット環境があれば社外でも使用できる ・自社でのメンテナンスが不要 ・カスタマイズ性は低い |
オンプレミス型 |
自社サーバーにインストールしてシステムを構築する ・初期費用は高額になるがランニングコストを抑えられる ・社内ネットワーク環境となるためセキュリティが強固 ・自社でメンテナンスが必要 ・カスタマイズ性が高い |
現在は、移動先からでも申請・承認ができる利便性や、中小企業でも導入しやすい料金体系であることからクラウド型が主流となっています。
また、スマホに対応する経費精算アプリが登場したことで、これまで月末にまとめて作業していた精算をすき間時間に処理できるようになり、ワークスタイルへの対応も加速しています。
■目的に合った機能が搭載されているか
経費精算システムには、さまざまな経費処理に加え、経理業務の利便性を高める機能を付加した多機能なタイプと、交通費精算や出張費精算など特定の経費処理に特化したタイプがあります。まずは、自社の経費精算業務の課題や、解決のために必要な機能を洗い出しましょう。提供されている便利な機能例として、以下に挙げます。
<申請業務>
- 交通系ICカードを読み取り明細を自動入力
- 経路検索による運賃の自動算出
- 領収書を撮影して自動入力(OCR機能)
- クレジットカード連携による明細の自動取り込み
- 入力ミスや規定違反があった場合のアラート機能
- スマホからの申請
<承認業務>
- 自社の精算ルールに合わせた承認フローの設定
- スマホからの承認
- 申請があった際の通知
- 承認待ち・承認期日のアラート機能
- 規定違反の自動チェック
<経理業務>
- 申請書の勘定科目を自動仕訳
- 振込先データの自動作成
- 電子帳簿保存法に対応(タイムスタンプ付与、領収書検索)
- 経費分析レポート
- 会計システムとの連携
■料金体系は自社に合っているか
クラウド型の経費精算システムの多くは月額制です。ユーザー数によって変動する料金プランが多く、1名あたりは数百円程度となっています。経費精算システムは継続的に使用することが前提となるため、自社の規模や予算と照らし合わせて、無理なく利用できるサービスを選ぶ必要があります。
製品によっては初期費用やオプション費用が必要なものもあるため、イニシャルコストとランニングコストを算出したうえで選定しましょう。
■サポート体制が整っているか
経費精算システムを選定する際は、ベンダーのサポート体制についてもチェックしておきましょう。初期設定や電子帳簿保存対応、システム連携などでつまずく可能性があるほか、トラブル発生時に速やかに対処しないと業務が滞ってしまいます。
ベンダーによっては、電話・メールによる問い合わせ対応のほか、使い方ガイドや動画マニュアルといったサポート情報を充実させているところもあります。不明点・トラブル発生時にどのようなフォローをしてもらえるか、あらかじめ確認しておくと安心です。
課題・ニーズ別に見た経費精算システムの向き・不向きの傾向
どのような経費精算システムを選ぶべきかは、自社の課題によっても変わってきます。
以下に課題・ニーズ別の向き・不向きの傾向をまとめました。
課題・ニーズ |
向き・不向きの傾向 |
---|---|
低コストでスピーディーに導入したい |
自社システムの構築が不要で短期間の導入が可能なクラウド型が向いている |
交通費精算にかかる手間が大きい/申請ミスが多い |
交通系ICカードのデータ取得機能や乗換案内サービスと連携しているシステムが適している |
出張の精算が多い |
クレジットカード連携や日当・手当の自動計算など出張費精算の機能が充実したシステムが向いている |
外回りの社員が多い |
クラウド型でマルチデバイス対応のシステムや、スマホの経費精算アプリがおすすめ |
不正申請を防ぎたい |
規定違反チェック機能やアラート機能があるシステムが向いている |
申請内容によって承認者が異なる |
申請内容によって異なる承認フローを設定できる機能があるシステムがよい |
本人が申請できない状況があり精算業務に支障が出る |
代理申請者と代理期間を設定し、代理申請・承認が可能なシステムが便利 |
領収書の紛失を防ぎたい/ペーパーレス化を進めたい |
電子帳簿保存法に対応したクラウド型の経費精算システムが適している |
無駄な経費を洗い出したい |
経費の集計・分析機能が充実したシステムが適している |
経費の仕訳や会計処理を効率化したい |
会計ソフトや給与計算ソフトなど他のシステムと連携できるシステムがおすすめ |
ほとんどが交通費の精算 |
経路検索による自動計算や定期券区間の自動控除など交通費精算に特化しているサービスが適している |
経費精算システムの導入時に注意すべき点
■従業員へのレクチャーが必要
紙ベースで行ってきた経費精算を一気にシステム化すると、精算・会計業務に混乱をきたす可能性があります。経費精算システムを導入する際は、事前に社内説明会や講習会を開催し、従業員に使い方を周知するようにしましょう。
とくに、自動化機能や連携機能などが付帯した多機能な経費精算システムを導入は、使い慣れるまで時間がかかり、社内に不満が出てくることがあります。従来のやり方と比べてどのようなメリットがあるか、丁寧に説明することが大切です。
■経費精算ルールの整備が必要
経費精算のシステム化にともなって、従来の紙ベースの経費精算ルールのままでは運用がうまくいかない可能性が出てきます。経費精算システムを導入する際は、申請・承認のワークフローを見直し、効率化を図れる運用方法を検討しておくことが必要です。
導入効果を高める選択を
経費精算システムを導入する際は、まず導入形態を検討し、自社の課題解決に必要な機能を見極めましょう。従業員のワークスタイルへの対応や無理なく継続できる料金体系の観点から検討すれば、自社に適した製品を選定することができます。ここで紹介したポイントをふまえ、業務課題の解決につながる経費精算システムを選定してください。
経費精算システム 19選
1.MAJOR FLOW Z KEIHI
(参照元:https://www.majorflowz.com/major-flow-z-cloud/saas_keihi/)
サービス名 |
MAJOR FLOW 経費精算/支払依頼 |
キャッチフレーズ |
申請から支払まで社内の経費精算の課題をまとめて解決 |
サービス概要 |
MAJOR FLOW 経費精算/支払依頼は申請から支払までを一元管理できる経費精算サービスです。 |
向いてる形態 |
BtoB |
導入企業の傾向 |
業種や企業規模問わず |
価格 |
・クラウドサービス 30,000円 / 50ユーザ 月額 |
運営企業 |
|
サービス詳細 |
|
サービス資料 |
導入した企業の声
日興テクノス株式会社 ソリューション営業部長 取締役 星野 信一様 総務部 総務課 統括主任 松川 顕子様 経営企画室 髙田 彩也様:
導入目的は、紙ベースの決済業務に多くの時間を費やしていたため。MAJOR FLOW Z KEIHIを活用することで、交通費精算機能が電子化され、業務の効率化や作業時間の大幅短縮につながりました。
2.楽楽精算
(参照元:https://www.rakurakuseisan.jp/)
サービス名 |
楽楽精算 |
キャッチフレーズ |
【ペーパレス化に対応】国内導入社数8,000社超! |
サービス概要 |
◆「楽楽精算」とは |
向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
導入社数 |
約 8002 社 (2021年04月30日時点) |
価格 |
・価格はお問合せください |
運営企業 |
|
サービス詳細 |
|
サービス資料 |
導入した企業の声
スローガン株式会社 取締役執行役員・CFO 北川様 コーポレート部 吉田様 コーポレート部 矢作様:
導入目的は、従業員の立替金の精算申請と請求書の支払申請とで別々のシステムを使っており、生産性に課題があったため。楽楽精算を活用することで、振り込み処理作業の工数が約半分になりました。
3.RECEIPTPOST(旧:Dr.経費精算)
(参照元:https://www.keihi.com/)
サービス名 |
RECEIPTPOST(旧:Dr.経費精算) |
キャッチフレーズ |
経費申請者・経理担当者の 作業時間90%削減 |
サービス概要 |
レシートポストは、2ステップで精算が完了する経費精算システムです。 |
向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
導入社数 |
約 500 社 (2021年02月26日時点) |
機能一覧 |
・スマホで撮影するだけ領収書を99.9%の精度でデータ化 |
価格 |
・価格はお問合せください |
運営企業 |
|
サービス詳細 |
4.Concur Expense
(参照元:https://www.concur.co.jp/perfect-expense)
サービス名 |
Concur Expense |
キャッチフレーズ |
中堅中小・ベンチャー企業向け経費精算クラウド |
サービス概要 |
SAPConcurは国内売上シェア No.1(2020年)の経費精算クラウドです。 |
向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
導入企業の傾向 |
中堅・中小企業向け |
機能一覧 |
・モバイルアプリ(電子帳簿保存法対応) |
価格 |
・価格はお問合せください |
運営企業 |
|
サービス詳細 |
5.らくらく旅費経費.net
(参照元:https://rk2.mugen-corp.jp/ryohi/)
サービス名 |
らくらく旅費経費.net |
キャッチフレーズ |
旅費経費精算管理ソリューション |
サービス概要 |
交通費や出張費、会議費などの立替経費精算の「申請」「承認」「会計処理」を効率化! |
向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
機能一覧 |
・駅すぱあと連携 |
価格 |
・価格はお問合せください |
運営企業 |
|
サービス詳細 |
6.eKeihi
(参照元:https://www.ezsoft.co.jp/ekeihi/)
サービス名 |
eKeihi |
キャッチフレーズ |
経費精算をスムーズに。 |
サービス概要 |
「eKeihi」は使いやすさを重視した経費精算システムです。 |
向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
導入社数 |
約 2600 社 (2021年02月26日時点) |
機能一覧 |
・交通費精算 |
価格 |
・価格はお問合せください |
運営企業 |
|
サービス詳細 |
7.Staple
(参照元:https://staple.jp/ja/home)
サービス名 |
Staple |
キャッチフレーズ |
キャッシュレスとペーパーレスで経費精算をスマートに |
サービス概要 |
Staple (ステイプル)は、従業員による立替や、経費精算作業そのものを |
向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
機能一覧 |
・Staple カード |
価格 |
・30日間試用版 0円 / ユーザー |
運営企業 |
|
サービス詳細 |
8.J'sNAVI NEO
(参照元:https://www.jsnavineo.com/)
サービス名 |
J'sNAVI NEO |
キャッチフレーズ |
出張・経費精算ソリューション |
サービス概要 |
≪JTBが開発した出張費削減・精算業務の効率化ソリューションです。≫ |
向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
機能一覧 |
・チケット手配 |
価格 |
・J's NAVI NEO ベーシック 30,000円 / 月 |
運営企業 |
|
サービス詳細 |
9.駅すぱあと旅費交通費精算Web
(参照元:https://ekiworld.net/service/lp/seisan_tm/)
サービス名 |
駅すぱあと旅費交通費精算Web |
キャッチフレーズ |
IC乗車券からでもピッと直接精算 |
サービス概要 |
「旅費交通費精算Web」は「駅すぱあと」の経路検索を活用し、 |
向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
機能一覧 |
・IC乗車券連携 |
運営企業 |
|
サービス詳細 |
10.Traveler'sWAN
(参照元:https://www.hitachi-systems.com/ind/travelerswan/)
サービス名 |
Traveler'sWAN |
キャッチフレーズ |
総合経費管理システム |
サービス概要 |
Traveler'sWANは日立システムズが提供する総合経費管理システムです。 |
向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
機能一覧 |
・申請・手配機能 |
価格 |
・価格はお問合せください |
運営企業 |
|
サービス詳細 |
11.Spendia
(参照元:https://www.tis.jp/service_solution/spendia/)
サービス名 |
Spendia |
キャッチフレーズ |
経費精算クラウドサービス |
サービス概要 |
Spendiaは、TISのインテグレーションナレッジと先進技術を駆使することで、 |
向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
機能一覧 |
・予約・手配機能 |
価格 |
・トライアル 0円 / 1ユーザー |
運営企業 |
|
サービス詳細 |
12.WAVE225
(参照元:https://www.intra-mart.jp/solution/wave225.html)
サービス名 |
WAVE225 |
キャッチフレーズ |
旅費・経費精算ワークフローソリューション |
サービス概要 |
旅費・経費精算および経理部様を支援する業務機能。 |
向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
機能一覧 |
・旅費・経費精算 |
価格 |
・価格はお問合せください |
運営企業 |
|
サービス詳細 |
13.Business Navitime 交通費精算パッケージ
(参照元:http://pr.navitime.biz/)
サービス名 |
Business Navitime 交通費精算パッケージ |
キャッチフレーズ |
経路検索と経費精算が一体となった精算システム |
サービス概要 |
「ビジネスナビタイム 交通費精算パッケージ」は、ナビタイムが提案する、経路検索と経費精算が一体となった新たな形の精算システムです。 |
向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
機能一覧 |
・訪問計画・移動支援 |
価格 |
・初期費用 500,000円 / 初期費用 |
運営企業 |
|
サービス詳細 |
14.iS-Trip
サービス名 |
iS-Trip |
キャッチフレーズ |
旅費経費精算システム |
サービス概要 |
旅費経費精算システム iS-Tripは |
向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
機能一覧 |
・出張旅費精算 |
運営企業 |
|
サービス詳細 |
15.ECOAS経費・旅費精算
(参照元:https://www.alsi.co.jp/industry/ecoas-expense/)
サービス名 |
ECOAS経費・旅費精算 |
キャッチフレーズ |
海外でも。モバイルでも。 経費・旅費精算に、自由を |
サービス概要 |
「ECOAS経費・旅費精算」システムは、経費申請者にも経費承認者にもやさしい経費精算システムです。 |
向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
機能一覧 |
・経費申請機能 |
価格 |
・ECOAS経費・旅費精算本体価格 1,500,000円 / CPU |
運営企業 |
|
サービス詳細 |
16.通勤費申請Web
(参照元:https://ekiworld.net/service/business/tsukinhiweb/index.html)
サービス名 |
通勤費申請Web |
キャッチフレーズ |
精算業務支援サービス |
サービス概要 |
「通勤費Web」はインターネット上で通勤経路のデータを作成できるサービスです。 |
向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
機能一覧 |
・申請・承認機能 |
価格 |
・価格はお問合せください |
運営企業 |
|
サービス詳細 |
17.経費精算幕僚Ⅲ
(参照元:https://www.megacosmo.co.jp/basic/keihi.html)
サービス名 |
経費精算幕僚Ⅲ |
キャッチフレーズ |
Web経費精算システム |
サービス概要 |
経費精算幕僚IIIはシームレスなデータ作成で間接部門の業務効率を大幅にアップ、 |
向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
導入企業の傾向 |
中堅企業向け |
機能一覧 |
・経費精算 |
価格 |
・価格はお問合せください |
運営企業 |
|
サービス詳細 |
18.駅すぱあと 通勤費Web
(参照元:https://ekiworld.net/service/business/tsukinhiweb/index.html)
サービス名 |
駅すぱあと 通勤費Web |
キャッチフレーズ |
精算業務支援サービス 通勤費Web |
サービス概要 |
通勤費の申請・管理業務を効率化。コア業務への集中で”働き方改革”の促進へ。 |
向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
機能一覧 |
・申請・承認機能 |
価格 |
・価格はお問合せください |
運営企業 |
|
サービス詳細 |
19.MoneyForwardクラウド経費
(参照元:https://biz.moneyforward.com/expense)
サービス名 |
MoneyForwardクラウド経費 |
キャッチフレーズ |
あの面倒だった経費精算にかかる時間が10分の1に。 |
サービス概要 |
MoneyForwardクラウド経費は経費精算の業務効率化を実現するサービスです。 |
向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
機能一覧 |
・OCR入力(自動読み取り)機能 |
価格 |
・価格はお問合せください |
運営企業 |
|
サービス詳細 |