インターネットFAXとは｜クラウドFAXの機能一覧・導入メリット・実現できること

公開日：2020/10/06 20:50

インターネットFAXとは
インターネットFAXで実現できること
PCやスマホからFAXを送信できる
PDFなどの形式でFAXを受信できる
インターネットFAXの導入で得られる効果
業務効率化
FAX文書の効率的な管理
コスト削減・ペーパーレス化
情報漏えいの防止
スピーディな導入
インターネットFAXの機能一覧
インターネットFAXで業務効率化を促進しよう

FAX専用機や複合機がなくてもFAXの送受信ができる「インターネットFAX」。PCやスマホで手軽にFAXデータのやりとりができるため、業務効率化やコスト削減につながります。ここでは、インターネットFAXで実現できることや機能一覧、導入するメリット・効果を紹介します。

インターネットFAXの導入を検討している方は以下の記事も参考にしてください。

インターネットFAXとは

インターネットFAXとは、インターネット回線を介してFAXの送受信を行うサービスです。従来のFAXでは送受信に電話回線が用いられていましたが、インターネットFAXはサービス提供会社のネットワーク網を利用します。

インターネットFAXを利用することで、FAX専用機や電話回線がなくても、PCやスマホなどを使ってFAXの送受信ができます。

最近は、クラウドの独自回線を用いた「クラウドFAX（クラウド型インターネットFAX）」も提供されています。通常のインターネット回線より大量の送受信にも対応しやすく、基幹システムとの連携も可能です。

インターネットFAXで実現できること

インターネットFAXを導入すると、紙ベースだったFAXの送受信をデジタル化できます。

PCやスマホからFAXを送信できる

PCで作成した資料を従来のFAX機で送信する場合、いったん印刷する必要がありました。インターネットFAXを導入すれば、PCで作成した資料をそのままメールに添付して相手方のFAX機に送信することができます。メールの送信方法は、宛先欄に送信先のFAX番号を入力するだけです。

Word・Excel・PDFなどさまざまなファイル形式で送信でき、PCのほか、スマホやタブレット端末からも送信可能です。

PDFなどの形式でFAXを受信できる

インターネットFAXでは、相手先から送信されたFAXデータはPDFやTiff形式のファイルとしてメールに添付されて届きます。相手先が従来型のFAX機を使用している場合でも、インターネットFAXのサーバがデータを受信すると、デジタルデータに変換する仕組みになっています。そのため、パソコンやスマホから受信内容を確認できます。

インターネットFAXの導入で得られる効果

インターネットFAXを導入すると、以下の5つのメリット・効果が期待できます。

業務効率化

従来、外出先でFAXを送受信したいときはFAX専用機や複合機を探す必要がありました。PCやスマホで利用できるインターネットFAXなら、移動中や出張先からでもスムーズに書類のやりとりができるようになります。場所を選ばずに使用できるため、業務効率化につながります。

FAX文書の効率的な管理

従来のFAXでは、受信したデータは紙で出力し、ファイリングをしてキャビネットなどに保管する必要がありました。インターネットFAXであれば、デジタルデータとして保管・検索できるようになるため、送受信した書類を探す手間や管理コストを低減できます。

コスト削減・ペーパーレス化

従来型のFAXでは、FAX機の購入代や電話回線の基本料、送受信の通信代、受信時の用紙代・インク代などさまざまなコストが発生します。インターネットFAXであればFAX機を購入する必要がなく、通信代や用紙代なども削減できます。コスト削減と同時に、ペーパーレス化も促進可能です。

情報漏えいの防止

従来型のFAXの場合、受信した書類がFAX機に放置されたままになることがあり、第三者によって社外に持ち出されるリスクがあります。インターネットFAXはデータでFAXを受信できるため、情報漏えいのリスクを防止できます。

スピーディな導入

固定電話を用いたFAXの場合、導入時に設置工事が必要になることがあります。そのため、申し込みから使い始めるまで、一般に10日程度を見ておく必要があります。その点、インターネットFAXであれば、PC・スマホとインターネット環境があれば工事不要ですぐに導入できます。

インターネットFAXの機能一覧

インターネットFAXの主な機能を以下にまとめました。

機能	内容
FAXの送信	・メールに添付した文書の送信（Word、Excel、PDFなど）・メールの本文テキスト送信・同報送信（宛先を複数指定して送信）
FAXの受信	相手先から送信されたデータをメールの添付ファイルとして受信
FAXの転送	受信したFAXデータを転送する
送信エラーの通知	送信時にエラーが発生した場合にメールで通知する
FAX送信のリトライ	送信エラー時に再試行する
FAXの受信通知	FAXを受信すると自動的にメールで通知する
送受信履歴の閲覧	過去のFAX送信履歴・受信履歴を確認できる（閲覧可能期間は製品によって異なる）
送受信履歴の検索	日時や送受信の状況（受信済み・エラーなど）で検索できる
送受信データの出力	送信・受信したFAXデータをダウンロードできる

どの機能が搭載されているかは製品によって異なります。選択の際は注意しましょう。

インターネットFAXで業務効率化を促進しよう

インターネットFAXを導入すれば、FAXの送受信をPCやスマホで行えるようになるため業務効率化を促進できます。紙ではなくデータで管理できるため、文書管理の効率化や情報漏えいのリスク低減、ペーパーレス化、コスト削減にもつながります。

インターネットFAXの導入を検討している方は以下の記事も参考にしてください。

この記事の監修者

杜美樹

出版社に18年勤務。編集長、メディア設計、営業統括、システム開発PMと畑違いの職務で管理職を経験。現在は数々のメディアで企画・編集・執筆を手掛ける。得意領域は、実践も積んでいるメディア企画系、人事・マネジメント系、ビジネス系、医療・美容系。インタビュー経験は200件以上。Webライティングの講師も務める。