人事評価システムとは|機能一覧・導入のメリット・実現できること

人事評価システムとは|機能一覧・導入のメリット・実現できること

従業員の人事評価にまつわる業務プロセス・データを一元管理できる人事評価システム。目標の進捗管理や評価データの集計・分析などさまざまな工程を効率化できるため、多くの企業が導入しています。記事では、人事評価システムで実現できることや機能一覧、期待できる効果について解説します。

人事評価システムとは

人事評価システムとは

 

人事評価システムとは、人事評価のワークフローや従業員の評価に関するデータを一元管理できるシステムを指します。目標設定から評価データの集計・分析まで一連の評価プロセスをシステム上で管理することで、評価業務全体の効率化を図れます。

 

従来の人事評価は紙やExcelを用いてアナログ的に実施・管理されることが多く、評価プロセスやデータ管理が煩雑になりがちでした。人事評価システムには体系的な人事評価体制を構築できるさまざまな機能が備わっており、人事担当者・評価者の業務負担を軽減できます。

人事評価システムで実現できること

人事評価システムで実現できること 
 

人事評価システムを導入することで、人事評価の各プロセスを一元管理できるようになります。ほとんどのツールに共通して実現できることは、大きく以下の3項目です。

目標設定・進捗管理

従業員を適正に評価するには、評価の基準となる目標を設定し、進捗状況を把握できるようにする必要があります。人事評価システムを導入すれば、従業員ごとの目標を上司や人事部とで一元管理できます。

 

システムに目標の難易度や評価項目別のウェイトを設定することで、より精度の高い評価が行えるようになります。また、期中の面談などで確認した進捗状況を入力し、目標達成の度合いを随時チェック・共有することも可能です。

評価シートの作成/データ管理・集計

人事評価システムを用いれば、自社の評価基準・手法に合わせた評価シートの作成や、評価結果の入力・データ共有をシステム上で完結できるようになります。過去の評価データも蓄積されるので、評価の推移をワンクリックで確認することができます。

人事評価のワークフロー管理

人事評価の進捗状況やワークフローの管理もシステム上でできるようになります。

従業員ごとに考課者を設定し、目標・評価の入力状況やフィードバック面談の日程調整・実施状況などを一元管理。これにより、人事評価のステータスが一目でわかるようになります。

人事評価システムの導入で得られる効果

人事評価システムの導入で得られる効果 

 

人事評価システムを導入することで得られるメリットには、以下の4つがあります。

評価プロセスの効率化/マネジメント層の負担軽減

手書きやExcelで作成した評価シートを個別に回収・集計・ファイル管理する従来型の人事評価業務のやり方は、工数が多く時間も労力もかかります。

 

人事評価システムを用いれば、システムに目標や評価を入力するだけでデータを共有できるため、ファイルのやりとりなどの手間を省くことができます。多くの部下を評価するマネジメント層や、データをとりまとめる人事担当者の負担軽減につながります。

人事評価の公平性がアップする

人事評価の業務プロセスが属人化していると、目標管理や評価基準が不明瞭で公平性に欠けるケースが出てきます。

 

人事評価システムを導入すれば、目標・評価項目を明確に設定でき、目標の達成度合いもフォローしやすくなるため、客観的かつ適正な人事評価ができるようになります。目標設定からフィードバックまで一貫して管理することで、人事評価のブラックボックス化を防ぐことができます。

従業員のモチベーション向上

人事評価は、従業員の給与・賞与や昇級に直結する重要な業務です。そのため、人事評価のプロセスは合理的かつ公正でなければ従業員のモチベーション低下を招いてしまいます。人事評価システムを活用して明確な評価体制を構築すれば、従業員は自身の評価に対して納得しやすくなるでしょう。

コスト削減/ペーパーレス化の推進

人事評価システムによって人事評価の工数削減・業務効率化が進めば、人件費の削減につながります。システム上ですべてのデータを管理できるようになるため、紙代の削減・ペーパーレス化も推進できます。 

人事評価システムの機能一覧

人事評価システムの機能一覧

 

人事評価システムの主な機能を以下にまとめました。

 

機能

内容

従業員情報の管理

従業員の経歴・実績やスキルなどを登録

目標設定・進捗管理

・部署・チームや個人の目標を設定

・進捗状況を随時更新

評価項目の設定

評価項目ごとにウェイトを設定

評価シートの設定・カスタマイズ

・テンプレートに沿って評価シートを設定

・自社の評価方法に合わせて入力項目などをカスタマイズ

面談記録の保存・管理

評価面談や1on1面談などの内容を記録

Excelからのデータ移行

Excelで管理されていた従業員情報や評価履歴、集計結果などのデータをシステムに移行する

コンピテンシー評価

優秀な人の行動パターンを評価基準として設定・評価

MBO評価(目標管理制度)

経営目標を部門・個人の目標に落とし込み、達成度合いを評価する

360度評価

本人・上司・同僚・部下と多面的な評価を行う

ステータス管理

・評価シートの入力期日の管理

・入力ステータスの表示

評価ワークフローの設定

従業員ごとに評価者を設定する

使用権限の設定

ユーザーごとに閲覧・編集の権限を設定

アンケート機能

従業員満足度調査や研修後のアンケートなど、社員向けのアンケートフォームを作成できる。用途別のテンプレートが用意されているシステムもある

評価・属性別の集計

・評価ランクや評価点ごとに集計

・社員を性別・年齢・勤続年数などの属性別に集計

絞り込み検索

評価・実績など特定の項目で従業員を抽出

データ出力

評価結果などのデータを紙やExcelに出力

他システムとの連携

給与管理システムや勤怠管理システムなど他のシステムとデータ連携ができる

マルチデバイス対応

スマホやタブレット端末でも利用できる

 

どの機能が搭載されているかはツールによって異なります。選択の際は注意しましょう。

効率的な人事評価体制を構築しよう

人事評価システムを導入すれば、煩雑で手間のかかる人事評価業務を一元管理でき、マネジメント層や人事担当者の業務負担を軽減できます。評価基準や評価プロセスが見える化することで、より適正な人事評価が実現できるようになります。従業員の納得感のある人事評価を行うためにも、自社の評価制度に合った人事評価システムを導入しましょう。

 

人事評価システムの選び方については、以下の記事を参考にしてください。

人事評価システムの比較方法|選定ポイントと導入時の注意点

 

 

この記事の監修者

杜美樹プロフィール写真

杜美樹

出版社に18年勤務。編集長、メディア設計、営業統括、システム開発PMと畑違いの職務で管理職を経験。現在は数々のメディアで企画・編集・執筆を手掛ける。得意領域は、実践も積んでいるメディア企画系、人事・マネジメント系、ビジネス系、医療・美容系。インタビュー経験は200件以上。Webライティングの講師も務める。

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