会議室の予約管理を効率化する会議室予約システム（会議室予約アプリ）。スムーズな運用を実現するだけでなく、会議室の稼働率向上にも寄与します。効果を得るにはサービス比較を入念に行い、自社に適したシステムを導入することが肝要です。ここでは、会議室予約システムの比較選定ポイントと、導入時の注意点を解説します。
また、導入実績の多い代表的な会議室予約システムをご紹介します。実際に利用する企業の活用事例も交えながら、サービスの強みや特徴の解説を行います。自社の課題や目的に照らし、適切なサービスを見つけてください。
会議室予約システムの比較方法・選び方
会議室予約システムを比較選定する際のポイント
会議室予約システムを検討する際は、以下の4つのポイントをチェックしましょう。
■導入方式を決定する
会議室予約システムの導入方式には、クラウド型とオンプレミス型があります。システム選定の第一歩として、自社に適する導入方式を決めましょう。
●クラウド型
近年主流となっているのはクラウド型です。インターネット上のシステムを利用する方式であり、サーバーの増設やソフトウェアのインストールなしで導入できます。初期費用の安さや保守管理の簡単さなどが、クラウド型システムのメリットです。デメリットには、インターネット回線障害の影響の受けやすい点が挙げられます。
●オンプレミス型
自社サーバーにソフトウェアをインストールする導入方式です。システム構築やレンタルサーバーの導入が必要なため、クラウド型と比べて初期費用が高くなります。自社でのメンテナンスを要する点もオンプレミス型のデメリットです。メリットには、セキュリティ性の高さがあげられます。
■搭載機能を比較する
会議室予約システムの選定において、入念にチェックしたいのが機能性です。基本的な機能として提供されているのは、以下のものです。
- 予約管理（パソコンやスマホなどの端末から予約・キャンセル、予約状況の確認）
- 会議室利用のリアルタイム確認
- 入室がない場合の自動キャンセル
- 会議室利用状況のレポート
このほか、重点的に比較したいのは、カレンダーツールなど外部ツールとの連携機能や参加者へのリマインド通知、仮予約機能などのスケジュール調整に関わる機能の充実度です。自社の使い方に合わせて、必要な機能を絞り込むとよいでしょう。
■導入コストと料金体系を比較する
会議室予約システムの導入および運用にかかる費用は、システムにより大きく異なります。自社の会議室数や利用したい機器などを踏まえたうえで、導入コストと料金体系を比較しましょう。
各会議室前にタブレット端末を設置する場合は、導入コストがある程度必要です。タブレットなしで運用できるシステムもあるので、導入コストを抑えたい場合はチェックしてみてください。
料金体系は月額制または年単位の契約が多く、会議室数やユーザー数で料金が変動するサービスが主流です。使える機能によって、プラン料金を段階的に設定している場合もあります。必要に応じて、集中管理端末やビーコンなどのオプション費用も確認しておきましょう。
■UIと操作性を比較する
会議室予約システムの使い勝手を左右する要素に、UI（ユーザーインターフェース）や操作性が挙げられます。無料トライアルを利用するなどして、操作性をチェックしましょう。
会議室予約システムのUIは、わかりやすくシンプルなほど操作しやすくなります。とくに社員の年齢層が幅広い企業は、シンプルなUIのシステムが望ましいといえるでしょう。スマホからの操作が多くなる場合は、実際の使い勝手も確認してください。
課題・ニーズ別に見た会議室予約システムの向き・不向きの傾向
会議室予約システムの選定は、自社の課題や要望を踏まえて行うことが肝要です。次の表を参考にして、自社に向くシステムを検討してください。
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課題・ニーズ |
向き・不向きの傾向 |
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低料金で利用したい / 初期費用を安く抑えたい |
●課題に向くシステム ・会議室前端末に自前のタブレットを利用できるクラウド型システムは導入コストを抑えやすい ・会議室前の端末が不要なクラウド型システム（例：スマホとNFCで入退出管理するシステム） ・会議室単位で料金が決まるシステムであればスモールスタートが可能） |
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●不向きなシステム ・オンプレミス型のシステム |
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複数拠点の会議室を管理したい / 中堅〜大企業向けのシステムを探している |
●課題に向くシステム ・多拠点対応のシステム（多拠点・数百室の一元管理が可能なシステム） ・集中管理用の端末（フロアモニター）を利用できるシステム ・インフラ整備をベンダーに相談できるシステム ・オンプレミス型システム |
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●不向きなシステム ・ボリュームディスカウントがないクラウド型システムは割高になる可能性がある |
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社員への負担を抑えて導入したい / 短期間で運用開始したい |
●課題に向くシステム ・現在利用中のツール（グループウェア・カレンダーアプリ）から会議室を予約できるシステムが便利 |
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●不向きなシステム ・オンプレミス型システムは導入までの期間を要する場合がある |
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顧客との打ち合わせに活用したい |
●課題に向くシステム ・受付システムと連携できるシステム（入館受付〜会議までスムーズに行える）が便利 ・ドリンクオーダーに対応するシステムもある |
ただし、上記に該当しないサービスもあるので、導入前にしっかり確認してください。
導入時に注意すべき点
会議室予約システムの導入により、社員の利便性が高まるとともに、会議室の稼働状況を把握できるなど効率的な会議室運用を実現できます。しかし、社員が運用ルールを十分に理解していなければ、システムの導入効果を十分に得られません。
たとえば、入退室操作を失念すると、正しい利用状況を蓄積できなくなります。導入にあたっては運用ルールの周知徹底を図るなど、社員の理解と協力を得られる体制を整えましょう。会議室数の少ない中小企業においても、この点を意識することで会議室の有効活用につながります。
会議室予約システムの選定を始めよう
会議室予約システムの選定では、自社の規模と導入目的を踏まえて、必要な機能を見極めることが重要です。また、端末のUIや操作性もチェックして、スムーズに使えるシステムを選定してください。システム導入段階では、社員への説明と協力を呼びかけましょう。以上を踏まえた上で、自社に合ったシステム選定を進めてください。
会議室予約システム 6選「特徴」と「活用事例」
1. 会議室予約システム 「iMeeting®-R」
(参照元：https://imeeting.nttdata-luweave.com/)
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サービス名 |
会議室予約システム 「iMeeting®-R」 |
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キャッチフレーズ |
クラウド型会議室予約システム |
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サービス概要 |
iMeeting-Rは、会議室の予約・利用のムダをなくして稼働率をアップさせる会議室予約管理システムです。シンプルな操作性に加え、入室操作が行われない予約の自動キャンセル機能や、仮予約機能、サイネージ機能、などがあります。多くのグループウェアにも対応しており、SIerならではの導入から保守までのトータルサポートも特徴の一つです。ADと連携した認証も可能なので、シングルサインオンを実現でき、部署ごとの細かな利用や閲覧などの権限設定をすることができます。また、利用状況ログを取得することも可能なので、データを活用して導入後の会議室運用を効率化することができるシステムです。 |
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向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
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導入社数 |
約 30 社 (2021年02月24日時点) |
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導入企業の傾向 |
土地単価の高い都内にオフィスを構える企業の、会議室効率活用を可能とするシステムです。再販も可能なため某企業がOEM販売をしています。会議室数が多い程、弊社のシステムは効力を発揮します。 |
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機能一覧 |
・マルチグループウェア対応、会議室予約システム |
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価格 |
・価格はお問合せください |
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運営企業 |
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サービス詳細 |
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サービス資料 |
導入した企業の声
国立研究開発法人 新エネルギー・産業技術総合開発機構 システム業務部 飯島 一典様：
導入目的は、最終的に確定した日時以外の予約のキャンセル漏れにより、予約システム上は満室にも関わらず、実際は使用されていない会議室があり、予約システムと現実が乖離していたため。iMeeting®-Rを活用することで、空予約が激減しただけでなく、会議室入室時の "入室ボタン" により、正確な使用状況が把握できるようになりました。
2. CC-SmartReservation
(参照元：https://www.xcat.co.jp/solution/cc_smart.html)
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サービス名 |
CC-SmartReservation |
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キャッチフレーズ |
会議・会議室のムダを省き、生産性向上をサポート |
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サービス概要 |
会議・会議室のこんなムダを解消します！ |
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向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
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機能一覧 |
・簡単導入 |
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価格 |
・CC-SmartReservation 3,000円 / 会議室 |
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運営企業 |
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サービス詳細 |
3. BRoomHubs
(参照元：https://broomhubs.com/)
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サービス名 |
BRoomHubs |
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キャッチフレーズ |
クラウド型 会議室予約システム |
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サービス概要 |
時間や会議室の属性を指定して空いている会議室を検索することができ、よく使う会議室の優先表示や予約した会議室の一覧表示など、高い利便性を保有しています。また、クラウド型サービスですので外出先からも予約や確認ができます。 |
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向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
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機能一覧 |
・会議室を予約する |
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価格 |
・Entry 30,000円 / 月 |
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運営企業 |
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サービス詳細 |
4. touch-mee
(参照元：https://www.touch-mee.net/)
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サービス名 |
touch-mee |
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キャッチフレーズ |
会議室予約システムを簡単導入 |
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サービス概要 |
Office365、Google Workspace の施設予約と連携する会議室予約システムです。 |
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向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
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機能一覧 |
・利用履歴を記録 |
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価格 |
・基本料金 3,500円 / １室 |
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運営企業 |
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サービス詳細 |
5. CC-SmartEscort
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サービス名 |
CC-SmartEscort |
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キャッチフレーズ |
来客受付アプリケーション |
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サービス概要 |
【特徴】 |
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向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
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機能一覧 |
・＜トップ＞画面 |
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価格 |
・月額費用 18,000円 / 受付端末1台あたり |
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運営企業 |
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サービス詳細 |
6. SmartRooms
(参照元：https://www.uchida.co.jp/it/products/smartrooms/)
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サービス名 |
SmartRooms |
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キャッチフレーズ |
会議室は、人が集まる場所から、創造力が集まる場所へ |
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サービス概要 |
SmartRooms（スマートルームズ）は、主要なグループウェアとリアルタイムに連携する会議室予約・運用システムです。 |
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向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
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機能一覧 |
・リアルタイム連動 |
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価格 |
・価格はお問合せください |
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運営企業 |
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サービス詳細 |
株式会社シーラベルについて