会議室予約システムとは｜会議室予約アプリの機能一覧・導入メリット・実現できること

複数のチームや部署間でのスムーズな会議室利用を実現する会議室予約システム（会議室予約アプリ）。空き状況の確認や重複予約を回避できるといった多様な機能により、煩雑になりがちな会議室運用を効率化します。ここでは、会議室予約システムの機能や導入メリットを解説します。

会議室予約システムの導入を検討している方は以下の記事も参考にしてください。

会議室予約システム 6選｜比較・選定ポイントとおすすめ「会議室予約アプリ」の特徴や活用事例

会議室予約システムとは

会議室予約システムとは、社内の会議室の予約管理を行うシステムです。パソコンやスマホなどの端末を使い、クラウド上で会議室の予約や利用スケジュールの管理を行います。

従来の会議室の運用では、「空いている会議室がわからない」「予約が重複していて使えなかった」などの非効率が生じがちでした。会議室予約システムの導入により、利用状況を正確に把握できる、予約・キャンセルをスムーズに行えるなど、効率的な会議室運用ができるようになります。

会議室予約システムで実現できること

会議室予約システムの導入により実現できることは、以下の3つです。ただし、提供されている機能はシステムによって異なるため、注意してください。

会議室の予約管理を効率化

会議室予約システムの基本機能となるのが、会議室の予約・キャンセルの省力化です。ネットワーク上で情報を共有し、会議室予約の重複を防ぐことが可能です。

• 情報端末（PC・スマートフォンなど）から会議室を予約・キャンセル
• グループウェアと連携して予約・キャンセルすることも可能
• 会議室前の端末を使った予約も可能
• サーバーもしくはクラウドを通じて予約情報を同期・共有

会議室の運用を効率化

会議室予約システムの導入により、会議室の運用を効率化することが可能です。無駄な空き時間を減らし、会議室を有効活用できるようになります。また、会議参加メンバーへの招待・通知機能により、会議招集の手間を省くことも可能です。

• 会議室前に端末を設置して入退出情報を記録
• 予約済みの会議室が一定時間使用されない場合に予約を自動キャンセル
• 退出情報の共有により空き時間を有効活用（次の会議の繰り上げスタートが可能）
• 会議参加メンバーの招待
• 会議時間のリマインド通知

会議室の運用状況を改善

会議室予約システムには、会議室の利用情報を集計する機能が備わっています。会議室の利用実態を確認し、運用改善に役立てることが可能です。

• 会議室の利用情報（稼働率・利用時間・空予約など）をレポート
• CSV形式で利用情報をエクスポート

会議室予約システムの導入で得られる効果

効率的な会議室運用

会議室予約システムを活用すれば、誰が・いつ・どのぐらい会議室を利用するのか、明確に管理できます。予約情報がリアルタイムで社内共有されるため、同じ会議室を予約する重複は起こりません。

また、予約時間になっても会議室に入室がない場合は、予約が自動キャンセルされる機能を備えているものもあります。「空いている会議室を使えない」状態を解消し、スムーズかつ無駄のない会議室運用を実現することが可能です。

会議室不足を解消

会議室不足の要因のひとつに挙げられるのが、予約のキャンセルや会議の早期終了により生じる空き時間です。空き時間の再利用を促すだけで、会議室不足を解消できる場合があります。

会議室予約システムの自動キャンセル機能や、入退出管理機能を活用すれば、空いた会議室を有効活用できます。レポート機能で会議室の利用状況を分析し、稼働率向上の施策・指導を行うことも可能です。稼働率が向上すれば、その分だけ会議室不足の解消が期待できます。

会議室予約システムの機能一覧

会議室予約システムの主要機能を表にまとめました。
 

会議室予約システムの選定は慎重に

会議室予約システムの導入により、効率的な会議室運用が可能となります。空予約や予約の重複をなくし、無駄なく会議室を運用できるようになります。会議室不足の解消にも、会議室予約システムは有効です。ただし、会議室予約システムにはさまざまなタイプがあるため、選定は慎重に行わなければなりません。機能やコストを比較して、自社にマッチするシステムを選ぶことが肝要です。

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