組織内の情報共有やコミュニケーションを活性化させるグループウェア。業種を問わず導入する企業が多いツールですが、自社にマッチしないグループウェアを導入しても、社内に浸透せず無駄に終わる可能性があるため注意が必要です。ここでは、自社に最適なグループウェアの比較方法を解説します。
また、導入実績の多い代表的なグループウェアをご紹介します。実際に利用する企業の活用事例も交えながら、サービスの強みや特徴の解説を行います。自社の課題や目的に照らし、適切なサービスを見つけてください。
グループウェアの比較方法・選び方
グループウェアを比較する際のポイント
グループウェアを選定する際は、次の5つのポイントをチェックしてください。
■導入方式を選ぶ
グループウェアは、導入方式の選択からはじめるとスムーズに進みます。「クラウド型」と「オンプレミス型」のどちらが自社に適しているか、特徴を理解したうえで検討してください。
導入方式 |
特徴 |
---|---|
クラウド型 |
・提供元のサーバーに設置されたアプリケーションを利用する方式 ・インターネット環境があれば短期間での導入が可能 ・モバイル端末でも利用が可能 ・セキュリティ面はサービスによって異なる ・導入コストは比較的低く、保守・メンテナンスの負担がない |
オンプレミス型 |
・自社サーバーにソフトウェアをインストールする導入方式。Webブラウザを利用するタイプもある ・カスタマイズ性が高い ・強固なセキュリティ環境で利用できる ・オフライン環境での利用も可能 ・導入コストが高額で、保守・メンテナンスの負荷がある |
■必要な機能を選定する
必要とする機能を絞り込むことにより、自社に適するグループウェアを判別しやすくなります。多くのグループウェアには多種多様な機能が備わっていますが、その全てが自社に必要とは限りません。例えば、使い慣れているワークフローシステムがある場合は、同じ機能をグループウェアに求める必要はないといえます。
グループウェアの多機能さは、逆にデメリットとなる場合があるので要注意です。機能の多いツールは高額な傾向にあります。また、既存のシステムと機能が重複していると、混乱を招く可能性も生じます。
利用する機能を絞り込めば、システムを比較しやすくなるうえ、コスト削減にもつながります。自社に必要な機能を特定し、従業員の意見も参考にしたうえで選定するのが理想的です。
■既存システムとの連携をチェックする
グループウェアと既存システムとを連携することで、より業務効率を高める使い方が可能です。例えば、SFA(営業支援システム)と連携すれば、進捗状況の最新データを効率的に共有できるようになります。人事管理システムとの連携では、グループウェアの社員情報をリアルタイムで更新することが可能です。
グループウェア導入による業務効率化を重視するなら、他システムとの連携が柔軟にできるかという点もチェックしておきましょう。
■ランニングコストを計算する
グループウェアを選定する際に意識したいのがランニングコストです。特にクラウド型ツールの選定は、月々のコストに留意して進める必要があります。
クラウド型グループウェアの月額料金は、安価なもので1ユーザーあたり120〜400円程度です。一見すると低価格でも、ユーザー数が多いと月々のコストが膨らんでしまいます。将来的なユーザー数の増減も考慮して、自社の予算に合うグループウェアを選んでください。
■操作性をチェックする
グループウェアは多くの社員が触れるツールです。導入後スムーズに使用開始できるように、操作性に優れるシステムを選ぶことが重要です。クラウド型グループウェアの操作性チェックには、試用期間が役立ちます。オンプレミス型の場合は、デモサイトが用意されているものもあるので確認してください。
操作性の確認には、なるべく多くの社員に参加してもらいましょう。画面の見やすさ、使い勝手など、リテラシーが低い社員でも使いこなせるかチェックし、各社員の感想をシステム選定に反映するのも良い方法です。
課題別に見たグループウェアの向き・不向きの傾向
自社の抱える課題によっても、選択すべきグループウェアは異なります。以下の表を参考に、自社に適したグループウェアを検討してください。
課題 |
向き・不向きの傾向 |
---|---|
運用してみないと自社に必要な機能を選定できない |
試用期間で各種機能を試してから本導入できるツールが向いている。試用期間の長いツールや1ヶ月単位でプランを変更できるツールも便利 |
既存の社内システムを活かしつつ導入したい |
他システムとの連携が容易なツールが適している。オンプレミス型であれば、既存システムに合わせたカスタマイズが可能。多数の機能がパッケージになっているツールは既存システムと機能が重複することもあるため注意が必要 |
グループウェアでテレワークを推進したい |
クラウド型のグループウェアが適している。専用モバイルアプリを提供しているオンプレミス型グループウェアもおすすめ。使用デバイスが社内PCに限られるオンプレミス型グループウェアは不向き |
社員のITリテラシーにばらつきがある / PC作業に疎い社員がいる |
UIがグラフィカルで見やすい、また、直感的に操作できるツールが適している。試用期間で操作性を確認できると便利 |
導入時に注意すべき点
グループウェアを導入する際は、次の2つの点に注意してください。
■各部署の同意を得たうえで導入する
グループウェアは、共同作業や情報共有、コミュニケーションの促進により業務効率を高めるツールです。そのため、多くの社員が利用しなければ、真価を発揮できません。社内の各部署の同意を得ずに導入しても、メリットがわからず、利用されない可能性があります。導入にあたっては、まず各部署の理解と納得を得たうえで進めるようにしましょう。
■最小契約人数に注意
少人数の企業でクラウド型グループウェアを導入する際は、最小契約人数に注意してください。最小契約人数とは、契約に最低限必要なユーザー数(アカウント数)です。
例えば、最小契約数5人のグループウェアを従業員3名の企業で契約すると、ユーザー2人分の料金を余計に支払うことになります。少人数でグループウェアを使いたい場合は、無駄な出費とならないか、契約条件をしっかり確認してください。
自社に最適なグループウェアの選定を
グループウェアの選定は、導入目的と、必要な機能を明確にしたうえで進めることが肝要です。操作性も重視すべき選定ポイントです。使い勝手に優れたツールを導入することで、スムーズな運用が可能になります。ここで紹介したポイントを参考に、グループウェアの選定を進めてください。
グループウェア 15選「特徴」と「活用事例」
1. RiNK
(参照元:https://rink.novel-seed.com/)
サービス名 |
RiNK |
キャッチフレーズ |
低価格クラウドグループウェア |
サービス概要 |
グループウェアRiNK(リンク)は、「安価なシステム投資による高い業務効率化」を実現していただくためのグループウェアサービスです。また、成長し続けるグループウェアサービスとして今後様々な機能を追加しご提供させて頂きます。 |
向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
機能一覧 |
・マイページ |
価格 |
・スーパーライトプラン(月額) 100円 / ユーザー |
運営企業 |
|
サービス詳細 |
2. desknet's NEO
(参照元:https://www.desknets.com/)
サービス名 |
desknet's NEO |
キャッチフレーズ |
月400円で始める デジタル改革 |
サービス概要 |
中小企業から官公庁まで。デスクネッツ ネオはスケジュール管理、脱Excel、ペーパーレスなど職場の課題をオールインワンで解決します。 |
向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
機能一覧 |
・ポータル |
価格 |
・グループウェア desknet's NEO 400円 / 月額(人) |
運営企業 |
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サービス詳細 |
3. J-MOTTOグループウェア
(参照元:https://www.j-motto.co.jp/00000000/service/groupware/)
サービス名 |
J-MOTTOグループウェア |
キャッチフレーズ |
クラウド型グループウェア |
サービス概要 |
日本最大級の導入実績を誇るグループウェア「desknet’s NEO」を元に、同等の機能を提供するASP・クラウドサービス |
向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
機能一覧 |
・ポータル |
価格 |
・スタンダードプラン 30,000円 / 年(20ユーザーまで) |
運営企業 |
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サービス詳細 |
4. Zoho Connect
(参照元:https://www.zoho.com/jp/connect/)
サービス名 |
Zoho Connect |
キャッチフレーズ |
会話が弾み、作業も進む! |
サービス概要 |
Zoho Connect(ゾーホー・コネクト)は、人と必要なリソースを1か所に集約するチームコラボレーションソフトウェアです。 フィード(社内SNS)、チャット、掲示板、カレンダー、タスク、ファイル、マニュアルなど、共同作業を手助けする機能が豊富なので、仕事をよりかんたんに進めることができます。 |
向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
機能一覧 |
・グループ |
価格 |
・最大25ユーザー 3,000円 / 月 |
運営企業 |
|
サービス詳細 |
5. INSUITE
(参照元:https://www.insuite.jp/)
サービス名 |
INSUITE |
キャッチフレーズ |
情報共有とコミュニケーションの面から支援します。 |
サービス概要 |
「INSUITE」(インスイート)は5000名以上の大企業に圧倒的な支持を受けるコミュニケーションプラットフォームです。 |
向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
機能一覧 |
・コンテンツ |
価格 |
・価格はお問合せください |
運営企業 |
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サービス詳細 |
6. WaWaOffice for Workspace Organizer
(参照元:https://www.wawaoffice.jp/)
サービス名 |
WaWaOffice for Workspace Organizer |
キャッチフレーズ |
あなたの会社の連絡網をもっと快適に |
サービス概要 |
低価格、簡単操作、拡張性の高いWaWaOfficeのグループウェアは、クラウドサービスでのご提供。自社にサーバーの設置や運用管理をしなくても、インターネットに繋がる環境があれば、すぐにご利用いただけます。WaWaOfficeは単なるグループウェアではなく、お客様のニーズに合わせた様々なオプションをご準備しております。個別のカスタマイズも可能。様々な課題に柔軟に対応していける拡張性の高いサービスをご提供させていただきます。 |
向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
価格 |
・WaWaOffice グループウェア(月額) 400円 / ユーザー |
運営企業 |
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サービス詳細 |
7. GRIDYグループウェア
(参照元:https://ksj.co.jp/knowledgesuite/free/index.html)
サービス名 |
GRIDYグループウェア |
キャッチフレーズ |
初期費用・月額費用無料のグループウェア |
サービス概要 |
パソコンとインターネットをご利用できる環境さえあれば、どなたでも、今すぐにご利用可能なSaaS型のWEBグループウェアです。豊富な23機能で、企業間、部門間を飛び越えた情報共有をはじめ、コミュニケーションの活性化を実現! |
向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
機能一覧 |
・マイページ |
価格 |
・価格はお問合せください |
運営企業 |
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サービス詳細 |
8. GroupSession byCloud
(参照元:https://groupsession.jp/products/bycloud.html)
サービス名 |
GroupSession byCloud |
キャッチフレーズ |
クラウド型グループウェア |
サービス概要 |
byCloudスマートプランは 導入からサポートまで |
向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
機能一覧 |
・メイン・ポータル |
価格 |
・byCloud スマートプラン(月額) 300円 / ユーザー |
運営企業 |
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サービス詳細 |
9. mitoco
(参照元:https://www.mitoco.net/index.php)
サービス名 |
mitoco |
キャッチフレーズ |
あれこれやらず、これだけ |
サービス概要 |
mitocoは、コミュニケーションを活性化し、業務の生産性を高めるクラウドサービスです。 |
向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
機能一覧 |
・カレンダー |
価格 |
・〜300ユーザー(月額) 800円 / ユーザー |
運営企業 |
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サービス詳細 |
10. NI Collabo 360
(参照元:https://www.ni-ware.com/index.html)
サービス名 |
NI Collabo 360 |
キャッチフレーズ |
多機能・低価格の経営改善型グループウェア |
サービス概要 |
グループウェア「NI Collabo 360」は「社内」「社外」を問わず、PC、タブレット、スマートフォンでいつでも、どこでも、どんな端末からでもアクセスできて、経営や業務を可視化します。 スケジュール管理、文書共有管理、ワークフロー、経費精算、支払管理、メール、プロジェクト管理、掲示板(ナレッジ・コラボレーション)、テレワーク支援など、全部で33もの豊富な機能を実装しています。 |
向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
機能一覧 |
・スケジュール管理 |
価格 |
・NI Collabo 360 360円 / 月額(ユーザー) |
運営企業 |
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サービス詳細 |
11. POWER EGG グループウェア
(参照元:https://poweregg.d-circle.com/product/apps/groupware/)
サービス名 |
POWER EGG グループウェア |
キャッチフレーズ |
誰かと仕事を共有したくなるワークスペース |
サービス概要 |
日々のスケジュール登録をもっと簡単に、便利に。ドラッグ&ドロップでスケジュールの登録ができるので、会議の調整もサクサク行えます。スマートフォンでは、スケジュールアプリとの連携ができるため、スケジュールを二重管理する煩わしさから解放されます。POWER EGGにはこうした日常の業務に役立つ機能が簡単に使えるように工夫されています。 |
向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
機能一覧 |
・スケジュール |
価格 |
・クラウド版(サービス基本使用料金) 10,000円 / 月 |
運営企業 |
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サービス詳細 |
12. iQube
(参照元:https://www.iqube.net/)
サービス名 |
iQube |
キャッチフレーズ |
社内ノウハウを蓄積して業務を効率化する |
サービス概要 |
iQubeは10名まで無料で使えるクラウド型グループウェアです。社内ノウハウの蓄積に特化した15機能を実装。iQube上に社内ノウハウをストックしていくことによって、情報が属人化しない働きやすい組織作りを促進します。直感的に使えるユーザーインターフェースや社内情報ストックに関しての機能で高い評価を得ております。 |
向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
導入社数 |
約 9000 社 (2021年02月26日時点) |
機能一覧 |
・スタンダードアプリケーション |
価格 |
・無料プラン 0円 / 1ユーザー・月額 |
運営企業 |
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サービス詳細 |
13. Diamond Portal
(参照元:https://www.diamond-portal.jp/)
サービス名 |
Diamond Portal |
キャッチフレーズ |
ダイヤモンドポータルなら、日々のお悩みも解決 |
サービス概要 |
低コストなのに機能満載の多機能グループウェアです。 |
向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
機能一覧 |
・ログイン |
価格 |
・初期導入費 21,000円 / 初期導入費 |
運営企業 |
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サービス詳細 |
14. Ariel Air One for COMPANY
(参照元:https://www.worksap.co.jp/services/groupware/)
サービス名 |
Ariel Air One for COMPANY |
キャッチフレーズ |
行動支援型グループウェア |
サービス概要 |
「ArielAirOne Portal」は、「Activity Assistance」をコンセプトとし、ユーザーを支援することで、組織全体のパフォーマンスを最大化することを志向する、行動支援型グループウェアです。 |
向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
機能一覧 |
・スケジュール・施設管理 |
価格 |
・価格はお問合せください |
運営企業 |
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サービス詳細 |
15. Stock
(参照元:https://www.stock-app.info/)
サービス名 |
Stock(ストック) |
キャッチフレーズ |
チャットだと流れていき、ファイル管理だと面倒 |
サービス概要 |
≪チームの情報を最も簡単に残せるツール≫ |
向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
機能一覧 |
・情報をストック |
価格 |
・フリープラン 0円 / 月 |
運営企業 |
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サービス詳細 |