情報共有ツールとして知られるグループウェア。業務効率を高めるツールとして認識されているものの、機能の多彩さから、全体像がつかみにくいツールともいえます。ツールが持つ機能を理解すれば、全体像やメリットも見えてきます。ここでは、グループウェアの機能や導入メリットを解説します。
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グループウェアとは
グループウェアとは、社内のスムーズな共同作業や情報共有、コミュニケーションをサポートするソフトウェアです。多彩な機能を備え、ファイル共有やスケジュール管理、チーム内の連絡などを効率化します。
グループウェアの活用シーンは、社内の一般業務だけにとどまりません。複数企業をまたいだプロジェクト進行や、ステークホルダーへの情報提供にも活用できます。さらには、勤怠管理や備品管理など、人事・総務課の業務に活用可能なものもあります。情報共有を軸とする多彩な機能により、日々の業務をアシストしてくれます。
グループウェアで実現できること
グループウェアの導入により、次の5つのことを実現できます。
効率的な情報共有
グループウェアは社内の情報共有に役立ちます。社員が得た情報や知識を蓄積し、データベースとして活用することも可能です。
- ネットワーク上でファイルを共有・共同編集
- 掲示板機能によるスピーディーな情報周知
- 社内wikiによる情報蓄積・共有
- 社外（PC・スマホ・タブレット）からのアクセスも容易
社員のコミュニケーションを促進
グループウェアには、社員のコミュニケーション促進に役立つ機能が備わっています。
- 素早い意見交換を実現するチャット機能
- カジュアルなコミュニケーションを生む社内SNS
プロジェクトの進捗状況を可視化
グループウェアの管理機能を活用すれば、プロジェクトの進捗状況を可視化できます。メンバーのタスクやリソースを可視化して、スケジュール調整に活かすことも可能です。
- プロジェクト管理機能で進捗状況を確認
- タスク管理機能で各メンバーの仕事を一元管理
- スケジュール機能でメンバーの予定や空き状況をチェック
業務上の無駄を削減
グループウェアの導入により、業務上の無駄を削減できます。各種申請・承認の電子化により、印刷代を削減することも可能です。
- ワークフロー機能で各種申請・承認をペーパーレス化
- Web会議で移動・集合時間を削減
- ソフトウェア上で在席・離席を確認
総務・人事課の業務を効率化
グループウェアを活用すれば、総務や人事の業務を効率化できます。
- 各種備品の出庫状況や在庫を一元管理（備品管理機能）
- 社員の出退勤や外出を記録・管理（タイムカード機能）
- 出退勤情報はCSV形式でエクスポート可能
グループウェアの導入で得られる効果
共同作業しやすい環境を構築
グループウェアの導入により、社内に共同作業しやすい環境を構築できます。ファイル共有機能により、ドキュメントや画像、エクセル表などの共有が可能に。共同編集もできるため、内容変更のたびにファイルを送受信する手間が省けます。
グループウェアのチャット機能も、共同作業に貢献します。意見交換の場にチャットは最適です。グループチャット機能を活用すれば、チームで手早く小会議を行えます。
スマートフォン対応のグループウェアなら、外出先からチャットに参加することも可能。場所に縛られないコミュニケーションにより、共同作業が活性化します。
社外との情報共有を簡易化
グループウェアを活用すれば、社外との情報共有を簡易化できます。近年のグループウェアは、クラウド型（インターネット上のアプリケーションを利用するタイプ）が多くなっており、取引先や外注先、顧問などのステークホルダーとの情報共有が可能です。
例えば、グループウェアの掲示板機能を通じて、取引先に情報公開することができます。社外とのファイル共有やチャットも可能です。情報やファイルの公開範囲を自社で細かく設定することで、意図しない情報が社外へ漏れるリスクを防ぐことができます。
業務の見える化を促進
グループウェアの導入により、各種業務の見える化を促進できます。各社員の業務スケジュールや勤怠状況、備品の利用状況など、グループウェアで確認できる項目は多数あります。ワークフローの履歴をチェックすれば、ペーパーレス化の推進度合いがわかります。
統一性のある画面で各種情報をチェックできることが、グループウェアの利点です。業務の見える化を推進し、ムリ・ムダ・ムラを発見するツールとしてグループウェアは役立ちます。
グループウェアの機能一覧
グループウェアの代表的な機能をまとめました。
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機能 |
詳細 |
|---|---|
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情報共有機能 |
●使用者用の機能 ・ファイル共有（ドキュメント、画像などを共有・共同編集） ・アドレス帳 ・名刺共有 ・掲示板 ・社内wiki（社内情報やノウハウを集積・共有） |
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●管理者用の機能 ・ファイル権限管理（ファイルのアップロード・閲覧・編集権限を設定） ・名刺管理（名刺の公開範囲を設定） |
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コミュニケーション機能 |
●使用者用の機能 ・メール ・社内チャット（グループチャット、ダイレクトチャット） ・社内SNS（タイムライン） ・アンケート |
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●管理者用の機能 ・チャット管理（参加メンバーの変更、チャット名変更、アイコン管理など） |
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業務効率化機能 |
●使用者用の機能 ・スケジュール管理 ・タスク管理 ・ワークフロー（企画書・報告書などの起案、予算申請、休暇申請、経費申請など） ・設備予約（会議室やプロジェクターなどの利用予約） ・タイムカード機能（出退勤の打刻、外出の管理） ・ウェブ会議 ・議事録作成 ・来訪者管理 ・在席・離席確認 ・備品管理 |
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●管理者用の機能 ・ワークフロー管理（申請承認、差し戻し） ・タイムカード管理（打刻方法の制限、時間修正、CSV出力） |
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システム管理機能 |
・ユーザーアカウントの管理（追加、削除、一時停止など） ・各種アクセス権限の設定 ・管理権限の委譲 |
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連携機能 |
・人事システムとAPI連携 ・各種ビジネスツール（MA、SFAなど）とAPI連携 |
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セキュリティ機能 |
・アクセス可能なIPアドレスを制限 ・クライアント証明書により接続できる端末を制限 ・重要な変更が行われた場合に管理者へ通知 |
グループウェアの選定は慎重に
グループウェアの導入により、社内外の情報共有や共同作業が促進されます。社員のコミュニケーション促進や、業務の効率化にもグループウェアは有効です。ただし、サービスの選定は慎重に行わなければなりません。機能の要・不要を選定し、綿密なコスト計算も行ったうえで、自社に適するグループウェアを選ぶことが肝要です。
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