コスト削減や生産性向上などに役立つ業務効率化ツール。現代の企業に必須である一方、種類の多さから選定が難しいツールでもあります。自社に適した業務効率化ツールを見つけるには、ツールの選定方法および比較方法を押さえることが肝要です。ここでは、業務効率化ツールの比較選定ポイントを解説します。
また、導入実績の多い代表的な業務効率化ツールをご紹介します。自社の課題や目的に照らし、適切なサービスを見つけてください。
業務効率化ツールの比較方法・選び方
業務効率化ツールを比較選定する際のポイント
業務効率化ツールを選ぶときは、以下の5つのポイントを押さえておきましょう。
■自社の課題を明確化する
どの業務のどういった課題を解決したいのか、この点が不明瞭なままでは適切なツールを選定できません。業務効率化ツール（業務改善ツール）の選定は、自社の課題を明確化したうえで進めることが重要です。
自社の課題を明確化するには、業務の工数を細かく調査する必要があります。各部署の業務をチェックして、工数が多く、かつ発生頻度の高い作業を見つけ出しましょう。負荷の大きい作業は効率化の対象であり、解消すべき課題です。自社の課題が明確になったら、ツールの選定に進みます。
■ツールのタイプを選定する
業務効率化ツールには多様なタイプがあります。自社の課題を踏まえて適するツールのタイプを選定しましょう。業務効率化ツールをタイプ分けすると、以下の4種類に大別できます。
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ツールのタイプ |
ツール例 |
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プロジェクト・スケジュール管理の効率化 |
・プロジェクト管理ツール ・タスク管理ツール ・スケジュール管理ツール |
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情報共有・共同作業の効率化 |
・チャットツール ・オンラインストレージ ・ナレッジマネジメントツール ・グループウェア |
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手続き・ワークフローの効率化 |
・電子契約サービス ・ワークフローシステム |
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バックオフィス業務の効率化 |
・RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション） ・労務管理システム ・経費精算システム |
業務効率化ツールの役割や機能は、ツールの種類により大きく異なります。複数の業務を効率化したい場合は、多機能な「グループウェア」を導入候補に入れるのも一案です。
■機能を詳しく比較する
ツールのタイプを選定したら、同じタイプのツールを複数ピックアップして、機能の比較を行いましょう。ツールの基本機能はもとより、補助的な機能も入念に比較してください。
たとえば、プロジェクト管理系ツールの基本機能には、ガントチャートやタスク管理機能が挙げられます。同ツールの補助的な機能にあげられるのは、コメント機能やチャット機能、データ共有機能などです。これら補助機能により、より効率的なプロジェクト管理が可能となります。
業務効率化ツールの機能を比較する際は、管理者向けの機能もチェックしましょう。とくに権限管理機能は要チェックです。セキュリティ性の確保に用いる機能であり、ツールを使った社外とのコラボレーションには必須となります。
■コストを比較する
導入候補とするツールを絞り込んだら、コストの比較を行いましょう。業務効率化ツールの多くは月額料金制を採用しています。主な料金体系を以下に挙げます。
- 1ユーザーあたりの月額料金を設定
- ユーザー数によって異なる定額プランを複数設定
- 使える機能によって異なる定額プランを複数設定
料金の比較では、具体的なランニングコストを試算することが大切です。業務効率化ツールの多くは、長期利用することにより導入効果を発揮します。将来的な使用者増加も考慮して、入念なコスト比較を行ってください。
■操作性をチェックする
業務効率化ツール選定の最終段階において、必ずチェックしたいのがツールの操作性です。操作しにくいツールは社員にストレスを与えてしまううえ、浸透しない可能性があります。ツール導入を決定する前に、デモ版や試用期間を利用するなどして、操作性のチェックを行いましょう。
ツールの操作性チェックでは、UI（ユーザーインターフェース）の使いやすさや操作への反応を重点的に確認してください。ITツールに詳しくない社員でも直感的に操作でき、かつストレスなく使用できるかチェックするとよいでしょう。このほか、各種機能の使い勝手や実用性も試用期間中に確認してください。
課題・ニーズ別に見た業務効率化ツールの向き・不向きの傾向
業務効率化ツールの選定は、自社の課題や要望を踏まえて行うことが肝要です。次の表を参考にして、自社に向くツールを検討してください。
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課題 |
向き・不向きの傾向 |
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自社のセキュリティ要件が厳しい |
・堅牢なセキュリティ対策を講じているツールを選ぶ ・必要に応じてオンプレミス型のツール（自社サーバーを利用するためセキュリティ性が高い）を検討する ※ただし、ツールのタイプによってはオンプレミス型を選べないので注意 |
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試しに利用してみたい / コスト面のリスクをなるべく下げたい |
・初期費用無料、試用期間があるなどコスト的なリスクが少なくスタートできるクラウド型ツールが向いている ・最低契約期間が1カ月のクラウド型ツールであれば、リスクを低減できる ・最低契約期間が長いツールの場合、途中解約ができないため注意が必要 |
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テレワークを推進したい |
・ほとんどのクラウド型ツールは場所や端末を問わず利用できる ・とくにプロジェクト管理ツール、オンラインストレージ、Web会議システム、チャットツール、クラウド型のグループウェアはテレワークに便利 |
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既存のシステムと連携させたい |
・自社で使っているシステムとの連携が容易なツールを選択する |
業務効率化ツールの導入時に注意すべき点
業務効率化ツールの導入フェーズでは、次の2点に注意してください。
■社員への説明を入念に行う
ツールを導入すると、業務の流れが変わります。社内に混乱が起きないよう、事前にツールの概要や操作方法、通常業務への影響を丁寧に説明しましょう。ただし、入念な事前説明を行っても、慣れている仕事の方法が変わることに抵抗を示されるケースもあります。ツールの導入によるメリットについても説明し、理解を得られるよう努めることが重要です。
■スモールスタートを意識する
社員がツールを使いこなすまで、時間を要する場合があります。通常業務に支障が出ないようにする方法として、まずは特定部署の一部の社員に対して導入するという進め方があります。スモールスタートにすることで、出費を抑えつつ、ツールの効果を検証できるというメリットもあります。十分な導入効果を確認できてから本格導入という流れをとればスムーズです。
業務効率化ツール導入へ動き出そう
業務効率化ツールの選定は、自社の課題を明確化したうえで進めましょう。課題が明確になれば、導入すべきツールのタイプや必要となる機能も見えてきます。ツールの導入フェーズでは、社員への事前説明を丁寧に行いましょう。必要に応じてスモールスタートを意識すれば、ツール導入に失敗する確率は大きく減ります。以上を踏まえて、具体的な業務効率化ツール選定へ進んでください。
業務効率化ツール 13選
1.継続確認Web
(参照元：https://www.nw-system.co.jp/lp/kkweb/)
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サービス名 |
継続確認Web |
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キャッチフレーズ |
お客様へのご確認や回答が必要な業務を簡単Web化 |
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サービス概要 |
「継続確認Web」はお客様へのご確認や回答が必要な業務において、より確実により簡単に業務を行いたいというご要望にお応えするWebブラウザを利用した業務補助ツールです。お客様自身がWeb上でご確認ご回答いただくことで、お客様とのやりとりが確実に行え、ご回答の状況確認やコンタクト状況、進捗状況などの管理も簡単に行えます。「継続確認Web」を用いることで、お客様との対応にかかる手間、手作業による間違い、紙媒体などのご案内コストを低減する事が可能です。 |
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向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
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運営企業 |
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サービス詳細 |
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サービス資料 |
導入した企業の声
株式会社ＲＳコネクト：
導入目的は、主催するセミナーの参加可否確認のための作業量の増加が課題となっていたため。継続確認Webを活用することで、メールリストの情報から一斉に会員の方に向けてご案内と参加可否の確認連絡を送る事が可能になりました。
2.Mamoru Biz
(参照元：https://mamoru-secure.com/pay/?source=pay)
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サービス名 |
Mamoru Biz |
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キャッチフレーズ |
名もなき仕事を減らす ビジネスコンシェルジュツール |
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サービス概要 |
『Mamoru Biz (マモルビズ)』は、あなたの大事な一日の中で人に伝えることができない |
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運営企業 |
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サービス詳細 |
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サービス資料 |
導入した企業の声
JR東日本ビルテック株式会社：
導入目的は、社員同士のコミュニケーションをより活性化させるためのフリーアドレス制を効果的に運用するため。Mamoru Bizを活用することで、座席の抽選から着席まで全てスマートフォンで簡単に行える為、煩わしさが全くありません。
3.トラベルjp for Business
(参照元：https://lw.travel.co.jp/)
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サービス名 |
トラベルjp for Business |
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キャッチフレーズ |
チャットで出張手配をまとめてサポート |
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サービス概要 |
LINE WORKSのチャットで簡単に出張のホテルや航空券などの予約ができる出張予約サービス。 |
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向いてる形態 |
BtoB |
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価格 |
・新規手配（国内出張） 1,100円 / 人 |
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運営企業 |
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サービス詳細 |
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サービス資料 |
4.HR-Platform 360度評価
(参照元：https://www.fosterlink.co.jp/service-list/360degree-feedback/)
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サービス名 |
HR-Platform 360度評価 |
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キャッチフレーズ |
360 度評価の運用と活用をまるごとサポート |
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サービス概要 |
システムだけでなく、運用から研修まで全てをご提供。人手不足でも初めてでも、安心してお任せいただけます。 |
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向いてる形態 |
BtoB |
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導入社数 |
約 300 社 (2003年12月01日時点) |
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運営企業 |
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サービス詳細 |
導入した企業の声
株式会社ゼニス 取締役 友部様：
導入目的は、管理職候補者の適性を把握すること。
HR-Platform 360度評価を実施することで、対象者が「自分自身が周囲からどう見られているか」に気づく機会を提供でき、自己変革を促すことができる効果を実感しています。
5.日程調整ツール「VIVIT LINK（ビビットリンク）」
(参照元：https://www.vivitlink.com/)
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サービス名 |
日程調整ツール「VIVIT LINK（ビビットリンク）」 |
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キャッチフレーズ |
チーム活用で効果を最大化する日程調整ツール |
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サービス概要 |
★★★チームのアポ率140％に向上、1名あたり1日1時間（月20時間）の効率化★★★ |
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向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
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導入社数 |
約 100 社 (2023年09月11日時点) |
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導入企業の傾向 |
ITサービス、採用関係、大学、不動産、メーカー、メディア、広告関係など |
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運営企業 |
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サービス詳細 |
6.不動産価格査定
[service_id:144]
7.画像解析
[service_id:145]
8.AI JIMY Paperbot
(参照元：https://aijimy.com/)
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サービス名 |
AI JIMY Paperbot |
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キャッチフレーズ |
AIデータ入力自動化ツール |
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サービス概要 |
「AI JIMY Paprebot」はAI OCRにRPAを搭載したデータ入力自動化ツールです。紙資料からシステムへの転記など、ルーティン化したデータ入力業務を人に代わって自動で行うことができます。特にFAXで受発注を行っている企業様から好評を得ていて、従業員が自社システムに手でデータ入力する手間を大きく省けます。人手不足に対応したい、生産性向上に向けた取組みを開始したいと考えている企業様のお手伝いが可能です。 |
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向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
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導入社数 |
約 2000 社 (2021年06月01日時点) |
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導入企業の傾向 |
データの転記入力を人手で行っている企業様、FAXによる受発注が主な企業様 |
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価格 |
・Trial 0円 / 14日間 |
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運営企業 |
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サービス詳細 |
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サービス資料 |
9.ワークライフログ
(参照元：https://worklifelog.jp/)
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サービス名 |
ワークライフログ |
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キャッチフレーズ |
手入力不要の業務可視化！PCログ可視化AI |
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サービス概要 |
「ワークライフログ」は、働き方改革や工数原価管理に必要な業務可視化を手間をかけずに実現する業務可視化AIです。パソコンのログを自動収集し、AIがログ解析を行うことで業務内容を推測します。従業員の工数負担が小さく抜け漏れも生じにくい業務管理を可能にします。 |
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向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
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価格 |
・価格はお問合せください |
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運営企業 |
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サービス詳細 |
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サービス資料 |
10.TaxDome
(参照元：https://taxdome.com/ja-jp/)
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サービス名 |
TaxDome |
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キャッチフレーズ |
あらゆる士業事務所の業務効率を最大化！ |
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サービス概要 |
TaxDome (タックスドーム)は、士業事務所のオペレーション効率を底上げする、クラウド型の業務管理・業務標準化ツールです。 |
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向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
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導入社数 |
約 10000 社 (2016年01月01日時点) |
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導入企業の傾向 |
仕事の可視化、属人化の解消、定型業務の自動化等、士業オペレーション改善の必要性を感じている企業 |
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機能一覧 |
・ドキュメント共有 |
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運営企業 |
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サービス詳細 |
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サービス資料 |
11.WaWaD-Be
(参照元：https://www.wawaoffice.jp/product/db/)
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サービス名 |
WaWaD-Be |
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キャッチフレーズ |
コスパの良い、クラウド型のデータ管理システム |
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サービス概要 |
今まで書面で行われていた全ての業務をデータ化し、共有することで、業務の効率化が飛躍的にアップします。 |
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向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
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機能一覧 |
・顧客管理 |
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価格 |
・WaWaD-Be(ワワDB) 300円 / 1ユーザーにつき |
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運営企業 |
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サービス詳細 |
12.xoBlos
(参照元：https://www.ctcs.co.jp/service/category/detail/15/)
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サービス名 |
xoBlos |
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キャッチフレーズ |
Excelの手作業を削減し、業務効率化を実現 |
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サービス概要 |
xoBlosは、Excel業務を効率化できるツールです。今や業務に欠かせない存在となったExcelの作業にまつわる手間を大幅に削減、効率化するExcel業務に特化した自動化ツールです。 |
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向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
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価格 |
・価格はお問合せください |
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運営企業 |
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サービス詳細 |
13.OTRS
(参照元：https://www.otrs.jp/)
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サービス名 |
OTRS |
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キャッチフレーズ |
作業分析/業務最適化ソフトウェア |
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サービス概要 |
作業分析／業務最適化ソフトウェアの「OTRS」は、映像による動作分析、時間分析などの機能により、 |
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向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
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機能一覧 |
・部分ズーム機能 |
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価格 |
・価格はお問合せください |
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運営企業 |
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サービス詳細 |
株式会社シーラベルについて