FAXによる受発注業務の負荷軽減を図るため『FNX e-受信FAXサービス』導入、業務効率が大幅向上

FAXによる受発注業務の負荷軽減を図るため『FNX e-受信FAXサービス』導入、業務効率が大幅向上

サービス情報

このインタビューを受けた会社

株式会社ジーネット

  • 情報システム室 室長 渡邉 雅行様
  • 情報システム室 係長 岡本 祐貴様
  • 情報システム室 主任 有井 照剛様

  • 住所 : 大阪府大阪市中央区
  • 業種 : 商業(卸売業、小売業)
  • ビジネス領域 : 電子部品・半導体・電気機器
  • 従業員規模 : 101〜500名

  • 1947年8月の設立で、工作機械や機具・工具、住宅設備機器などの卸売を行うジーネットは、企業のものづくりから消費者の快適生活までをサポートする専門商社です。近年では、ジーネットが所属するフルサトグループは、防犯機器、監視カメラシステムなどのセキュリティソリューションやロボットシステムインテグレーター事業に注力しており、事業の裾野が広がっています。

 1947年8月の設立で、工作機械や機具・工具、住宅設備機器などの卸売を行うジーネットは、企業のものづくりから消費者の快適生活までをサポートする専門商社だ。近年では、ジーネットが所属するフルサトグループは、防犯機器、監視カメラシステムなどのセキュリティソリューションやロボットシステムインテグレーター事業に注力しており、事業の裾野が広がっている。

 同社の受発注業務は、顧客である販売店から見積もりや注文をメール・FAX・電話などで受け取り、それらの多くは仕入先である各メーカーへFAXで送付するという流れになっている。多い拠点では月間1万枚以上のFAXを受け取ることになり、FAXを複合機へ取りに移動し、仕分け、さらには取引先からの送達確認をするなど、対応に多大な工数がかかっていた。こうした課題を解決するために、同社はネクスウェイの『FNX e-受信FAXサービス(以下、e-受信FAXサービス)』を導入、大幅な業務効率の向上を実現し、受発注業務の拠点フォロー体制構築の糸口も発見した。

 

(FNX e-受信FAXサービス)FAXによる受発注業務の負荷軽減を図るため『FNX e-受信FAXサービス』導入、業務効率が大幅向上

(FNX e-受信FAXサービス)導入の効果

導入の背景

1日最大500枚を超えて受信するFAXに移動、仕分け、後から探す…膨大な工数が割かれていた

 ジーネットの受発注業務は、まず顧客から送られてきた見積もり依頼や注文などのFAXの内容を、オフィスに常駐する業務担当者が基幹システムに入力し、金額などの後続処理を営業担当者に引き継ぎ、処理を行っている。同社は本社、3つの支社と43の営業所を日本全国に配置しているが、多い拠点では月間1万枚以上、1日平均で500枚以上のFAXを受け取っている。e-受信FAXサービス導入前の課題について、情報システム室 室長の渡邉雅行氏は、次のように説明する。

 「まずFAXがある程度溜まってくると、業務担当者の中の誰かが席を立って複合機のところまで取りに行く必要がありました。その都度、業務担当者の手は止まることになりますし、複合機と自席の間を行き来する時間は無駄ではないかと感じていました。また、業務担当者の机の上には、処理待ちのFAX紙が積まれることになりますが、現時点でどのFAXが処理済みなのか、どれくらいの処理待ちが発生しているかは、業務担当者へ口頭で確認したり、机を見て回らないと把握できませんでした。またFAXの内容を基幹システムに入力するのですが、紙であるが故に、処理の前後に他の書類に紛れ込んでしまうこともありました。注文書のFAX紙がどこかに行ってしまい、万が一注文手配が漏れてしまうと、指定納期に間に合わせるためのイレギュラー対応が必要になってしまいます。社内工数の増加だけでなく、お客様からの信用を失ってしまう事態にもなり兼ねません。このような状況から、受信したFAXを電子化して管理・処理できるような仕組みの必要性を感じていました」(渡邉氏)。

 こうした数々の問題点は、もちろん各拠点の営業所長や営業担当者からも上がってきていた。また、世の中で働き方改革が叫ばれている中、経営トップからも“業務効率化により生産性を向上させる”との指示が下りてきていたという。同社にとって受発注業務に関わるFAX処理の効率化は、喫緊の課題となっていた。

 

(FNX e-受信FAXサービス)導入の背景

導入の経緯

今までの取引実績による信頼感とクラウド型・FAX番号の変更不要などが決め手

 ジーネットの受発注業務に関わるFAXは、顧客や仕入先から送られてくる受信分に加えて、同社から顧客や仕入先宛に送る送信分ももちろんある。当然FAXを送る際にも業務担当者は自席を立つことになり、FAX送信時にも手間と時間がかかる非効率さがあった。そこでまず、自社から送信する紙のFAXを電子化するサービスを導入した。それがネクスウェイの提供する『FNX e-帳票FAXサービス(以下、e-帳票FAXサービス)』だ。e-帳票FAXサービスは、納期回答書や発注書などの帳票データを、クラウド上にあるネクスウェイのシステムを介して顧客や仕入先にFAX送信できるサービスで、自社でFAXサーバを立てる必要がない。

 「我々はまず送信FAXの電子化に着手したということです。そしてe-帳票FAXサービスの導入後、受信したFAX紙の処理を効率化できる仕組みを導入するフェーズに入りました。その際に念頭に置いたのは、やはりクラウド型のサービスとして提供されているものでした」(渡邉氏)。

 同社では、ネクスウェイのe-受信FAXサービスを含む4つのサービスを候補として挙げて詳細を検討、最終的にe-受信FAXサービスの採用を決定した。e-受信FAXサービスは、既存の環境に一切手を加えることなく、電話回線口とFAX機器の間に専用アダプタを取り付けるだけで、受信した全てのFAXを電子化し、PCの画面上で確認・処理することができるサービスだ。受信したFAXはネクスウェイのクラウドサーバに保存されるので、FAX機器が紙切れを起こす心配も無い。受信FAXにコメントを付けて返信・転送する作業や通信履歴の管理も全てPC上で簡単に行うことができる。フリーダイヤルやナビダイヤルを含め、現在利用中のFAX番号をそのまま使うことができるのが大きな特徴だ。

 「他に検討したサービスには、今使っているFAX番号を変える必要があるものもありました。お客様や仕入先様への周知の工数などを考えると、できればそれは避けたい。また別のあるサービスでは、料金体系がFAXの受信枚数に応じた従量課金制で、コスト的に見合いませんでした。そうした他のサービスに対して、e-受信FAXサービスは導入に際してFAX番号を変える必要がなく、何よりも以前からの取引実績を通じて実感していたネクスウェイという会社に対する大きな信頼感がありました」(渡邉氏)。

 ジーネットでは、1拠点での実地検証を経て、e-受信FAXサービスの本格稼働をスタート、全国の拠点への展開を広げていった。

導入の成功要因

情報システム部門が全国の拠点を1つずつ回り、使い方とサービスの利便性を説明

 同社にとってe-受信FAXサービスの導入は、営業担当者はもちろん、特に各営業所で事務処理を担当する業務担当者の作業効率をアップさせることが目的だった。狙い通りの効果を得るためには、何といっても現場の業務担当者に日々の業務の中できちんと使ってもらえなければ意味がない。そこでe-受信FAXサービスの導入を主導した情報システム室では、サービスの使い方の説明のため、全国約40拠点を3エリアに分割し、メンバー3名で分担して1拠点ずつ回ることにした。その時の現場の反応について、情報システム室 係長の岡本祐貴氏は次のように振り返る。

 「各拠点を回り始めた当初はやはり、今までの紙の文化に慣れ親しんでいる人たちから“本当にこれで便利になるのか”“楽になるのか”という声が挙がってきました。しかし最初の何拠点かに導入を終えた時点で、我々には“e-受信FAXサービスを利用すれば、絶対便利になる”という確信がありました。そして全体の約3分の1の拠点を回り終えた頃には、行った先の営業所で“待ってたんですよ”という声で迎えられたのです。それは本当に印象的な出来事でしたね。それ以降、私は訪問先の営業所では開口一番、“毎日業務を行っている業務担当者なら3日間、営業の方でも1週間あれば使いこなせます”と言い切るところから説明を始めるようにしました」(岡本氏)。

 この現場の反応については次のように説明する。

 「新しいサービスの導入に難色を示している人たち、特に紙の運用に慣れ親しんだ方々は、今まで紙で見ていたものをPC画面で見るというイメージが付かなかったのではないかと思います。要は単純に新しいサービスに慣れていないだけで、使ってみれば、その便利さは実感できるはずだと考えていました。私たちが全国を回っている間に“e-受信FAXサービスって便利らしいよ”という噂が営業所間で広がっていったようです。今となっては“昔のやり方には絶対に戻さないでくれ”という声が圧倒的ですね」(岡本氏)。

導入の効果

業務担当者の作業効率が大幅に向上、今後は受発注業務自体の拠点フォロー体制も検討

 現時点でe-受信FAXサービスの利用開始から約2年が経過したジーネットでは、当初の想定通り、受信したFAXを複合機まで取りに行く、仕分けるといった工数がなくなっただけでなく、受信したFAXの情報はe-受信FAXサービスに一元管理されるため、全員の作業進捗の確認や優先順位付けも行えるようになった。また、受信したFAXには基幹システムの手配Noを入力することで、問い合わせなどで後から探す際の検索性も格段に向上した。

 「受信したFAXについて、送信元のお客様から外出中の営業担当者宛に電話がかかってくることがあるのですが、以前は業務担当者がそのFAXをスキャンして営業担当者にメールで送信するという業務が必要でした。e-受信FAXサービスの導入後は、出先でも営業担当者がFAXの内容をすぐに確認できるようになりました。これも業務担当者の業務負荷軽減とともに、お客様へのレスポンス向上というメリットに繋がっています」(岡本氏)。

 またクラウドサービスであるe-受信FAXサービスを導入したことで、各営業所が受信したFAXは、場所を問わず確認できるようになった。そこで同社は、拠点の業務をフォローできる業務処理チームを本社に設置し、2019年5月時点で、3名体制4つの営業所を対象としたトライアルを行っている。受信FAXの受発注システムへの入力作業のうち、定型業務をこのチームで処理することで、各営業所の業務担当者は、より工数がかかる業務や時間をかけるべき業務に注力できるような試みだ。また、拠点で突発的な休みや長期休暇者が出た際のフォローも行えるため、社員が働きやすい環境作りにも繋がりそうな取り組みだ。

 「もうe-帳票FAXサービスやe-受信FAXサービスは、我々の基幹業務を担う中核の仕組みになっています。ただお客様や仕入先様とやり取りするチャネルはFAXや電話だけではありません。メールもありますし、今ではチャットといった新たなコミュニケーション手段も出てきています。ネクスウェイには、こうした複数のチャネルを統合して一元的に管理できるビジネスインフラのようなものを是非作り上げてもらいたいですね。今後の取り組みに期待しています」(渡邉氏)。

 

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