FAXによる受発注業務効率化のため『FNX e-受信FAXサービス』導入、業務改善&顧客満足度も向上

FAXによる受発注業務効率化のため『FNX e-受信FAXサービス』導入、業務改善&顧客満足度も向上

サービス情報

このインタビューを受けた会社

因幡電機産業株式会社 電材西日本事業部

  • 電材西日本事業部 第1営業部 近郊1課 主事 井上 勝史様
  • 電材西日本事業部 第1営業部 近郊1課 天王寺谷 健太様

  • 住所 : 大阪府大阪市西区
  • 業種 : 商業(卸売業、小売業)
  • ビジネス領域 : 電子部品・半導体・電気機器
  • 従業員規模 : 1001〜5000名

  • 2019年5月に設立70周年を迎える因幡電機産業は、開発機能とメーカー機能を併せ持つ技術商社だ。住宅やオフィスビルの照明器具・エアコンからコンセント・配線器具、太陽光発電システムまでを供給する電設資材事業を始め、工場設備の制御装置などを供給する産業機器事業、PBブランド『JAPPY』で照明器具や計測器などを提供する自社製品事業を展開している。

 20195月に設立70周年を迎える因幡電機産業は、開発機能とメーカー機能を併せ持つ技術商社だ。住宅やオフィスビルの照明器具・エアコンからコンセント・配線器具、太陽光発電システムまでを供給する電設資材事業を始め、工場設備の制御装置などを供給する産業機器事業、PBブランド『JAPPY』で照明器具や計測器などを提供する自社製品事業を展開している。

 同社では、顧客である電設資材の販売代理店から見積もりの依頼や注文を受け、製品メーカーに問い合わせて回答をもらい、顧客に返事するという業務プロセスを採っているが、これらのやり取りはほぼFAXを介して行っており、受信FAXの仕分けや回答FAXの送信に多大な手間がかかっていた。こうした課題を解決するために、同社はネクスウェイの『FNX e-受信FAXサービス(以下、e-受信FAXサービス)』を導入、営業担当者と事務スタッフの業務を大幅に改善し、顧客満足度の向上までを実現した。

 

(FNX e-受信FAXサービス)FAXによる受発注業務効率化のため『FNX e-受信FAXサービス』導入、業務改善&顧客満足度も向上

導入の背景

営業担当者1人当たり1日100枚弱のFAXが届き仕分けや処理に多大な手間がかかっていた

 因幡電機産業で電設資材事業を展開する電材西日本事業部は、愛知県から九州までのエリアを担当しており、顧客からの見積もり依頼や注文の89割がFAXで送られてくる。例えば兵庫県だけでも顧客数は4050社、製品の仕入先となるメーカーの数は1,000社以上にのぼる。顧客からの1つの見積もり依頼や注文に対して複数のメーカーに問い合わせる場合も多々あり、これまで営業担当者の机の上は、顧客やメーカーからのFAX紙で溢れ返るという状態が続いていた。当時の状況について、第1営業部 近郊1課の天王寺谷健太氏は、次のように説明する。

 「私の所属する近郊1課には営業担当者が78名、事務業務担当が56名いて、計4台のFAX機が置かれています。1人の営業担当者に送られてくるFAXの枚数は1日当たり100枚弱にもなり、どのFAX機に届くかはわかりません。私たちが日中外出している時には、事務担当のスタッフが仕分けをした後、お客様への回答やメーカー様への問い合わせをしてくれますが、17時以降に届いたFAXについては、私たちが帰社後に自分で対応することになります。その数は全体の約2割で、その処理に小1時間ぐらいはかかります。それが残業時間の増加にも繋がっていました」(天王寺谷氏)。

 またFAX受信後には顧客から送達確認の電話がかかってくることが多く、その際には、電話を受けた人間がすべてのFAX機に届いているFAX紙を回収して調べなければならない。忙しい時間帯には4050枚のFAX紙が溜まっている場合もあった。

 50枚の仕分けともなれば5分、10分はかかり、その間はお客様を待たせることになります。顧客満足度の観点からも、以前の状況には大きな課題がありました」(天王寺谷氏)。

 さらに同社からメーカーに問い合わせる際にも、顧客から受信したFAX紙に確認事項などを上書きしてFAXしており、そこで文字の劣化が発生していた。

 「お客様から受け取ったFAX紙が、当社、メーカー、お客様の間を行き来するうちに最初の文字が読みにくくなるという問題点もありました。そこでまた電話で内容を確認する手間が発生します。これも関係各者の大きなフラストレーションになっていました」(天王寺谷氏)。

 

(FNX e-受信FAXサービス)導入の背景

導入の経緯

『e-受信FAXサービス』は求める要件を満たしクラウド型かつスモールスタートすることができた

 そこで同社では、34年前からFAXを使った受発注業務を効率化するための方法を模索していたが、なかなかいい解決策が見つからなかったという。この点について、電材西日本事業部 1営業部 近郊1 主事の井上勝史氏は、次のように説明する。

 「IT部門にも協力してもらい、FAXを電子データ化するサービスを提供するベンダ45社から話を聞いたのですが、いずれも我々の要件に見合うものではありませんでした。例えば単に受信FAXを電子データ化するだけで、電子データでの返信はできないとか、自社専用のサーバを立てなければならないとか、一度導入するとしばらくは止めることができないとか、求める機能が不足していたり、導入や運用のコストが高額だったりしたのです。そんな時に各種ITサービスの情報収集をしているIT部門から紹介を受けたのが、ネクスウェイの提供する『e-受信FAXサービス』でした」(井上氏)。

 e-受信FAXサービス』は、既存の環境に一切手を加えることなく、電話回線口とFAX機器の間に専用アダプタを取り付けるだけで、受信したすべてのFAXを電子化し、PCの画面上で確認・処理することができるサービスだ。受信したFAXはネクスウェイのクラウドサーバに保存されるので、紙切れを起こす心配も無い。受信FAXにコメントを付けて返信・転送する作業や通信履歴の管理もすべて、PC上で簡単に行うことができる。フリーダイヤルやナビダイヤルを含め、現在利用中のFAX番号をそのまま使うことができるのも大きな特徴だ。

 「『e-受信FAXサービス』は、PC上でコメント付きのFAX送受信ができるという我々の要件を満たしてくれるもので、さらにクラウド型かつスモールスタートで始めることができました。導入の敷居は非常に低かったですね」(井上氏)。

 同社は20185月より近郊1課で正式な利用を開始、以降順次導入を進めて、現在では西日本の10の課および営業所で『e-受信FAXサービス』を活用している。

導入の成功要因

営業現場での利用を定着させるために若手従業員を利用推進のリーダー役に任命

 同社が『e-受信FAXサービス』の採用を決めた大きな理由は、必要な機能要件を満たしていたこと、スモールスタートが切れることの2点だが、井上氏はもう1つ、最初にデモを見たその場でこれなら使えると確信した理由として操作が非常にシンプルだったことを挙げる。

 「当社には30年以上も紙に慣れ親しんできたため、FAXPCで受信するというやり方に抵抗を感じる人たちもいたのですが、『e-受信FAXサービス』は操作が非常にわかりやすかったので、そうした方たちでもすぐに使えるようになるだろうと思いました」(井上氏)。

 導入に際し、井上氏は『e-受信FAXサービス』の利用を営業現場に定着させるための取り組みの一環として、各セクションの中で若手従業員を1名ずつ、導入を主導するリーダーとして決め、その人間に利用を推進してもらうという方法を採った。

 30年来の人たちも身内の人間になら分からないことも色々と聞きやすいでしょうし、リーダーを任された若手メンバーも責任感を持って役割を果たしてくれます。そうした形を作ってしまったら後はもう一切こちらもタッチしません。もしリーダー自身が使い方などで困った時には私に問い合わせをもらい、私でも分からなければさらにネクスウェイに聞いてフィードバックするという形にしました。我々にはこうした進め方がうまくフィットしたと思います」(井上氏)。

導入の効果

数十文字の手書き作業も今は3秒で完了、受信FAXの検索性も飛躍的に高まる

 現時点でサービスの導入から半年以上が経過しているが、実際に『e-受信FAXサービス』を使ってみた感想として、天王寺谷氏は「こんなに画期的なサービスがあったのかと、率直に思いました」と導入当時を振り返る。

 「まず『e-受信FAXサービス』では、お客様やメーカーから受信したFAXをわざわざ紙に出力する必要が一切ありません。受け取ったFAXは自分のPC画面上で確認して、キーボードから見積もり金額や納期を入力し、そのまま返信あるいは転送することができます。文字の劣化も全くありませんし、FAX紙を段ボールに入れて保管・管理する手間も不要です。保管場所も要りません。また自分が担当するお客様からのFAXについては、クラウド上の自分専用のフォルダーに入るように設定しておくことができるので、FAXを仕分けする手間も一切無くなりました。変な話ですが『e-受信FAXサービス』の利用が軌道に乗った現在、以前の方法でよく回していたなとつくづく思います」(天王寺谷氏)。

 さらに天王寺谷氏は「実際の作業レベルでも『e-受信FAXサービス』には非常に便利な数多くの機能があります」と続ける。

 「例えば『e-受信FAXサービス』では、お客様や仕入先とやり取りする際によく使用する定型的な文言やスタンプをあらかじめ登録しておくことができるので、返信の際にはそれらを画面上に呼び出して文面を簡単に作成することができます。これまでは手書きで4050文字を書いていた作業が、今は画面上で、しかもたった3秒で完了するようになりました」(天王寺谷氏)。

 また近郊1課では、FAX画面のメモ欄に営業担当者の従業員番号や発注番号などを記入しておくという工夫を凝らすことで、後からFAXを探す手間と時間を劇的に短縮した。

 「私たち営業担当者が外出している時に、お客様からあの見積もりの件でという問い合わせのお電話をいただくことも珍しくありません。これまでは、それが34か月も前のものなら探すのに30分、場合によっては1時間以上もかかることがあったのですが、今では電話を受けた事務スタッフが1020秒ですぐに画面上に呼び出すことができます。これも非常に大きな業務改善だと思います」(天王寺谷氏)。

 さらに井上氏はこの業務改善について、顧客満足度の向上にも直結するものだと強調する。

 「FAXを仕分けする手間が無くなったことで、まずお客様からの送達確認のお電話にも、すぐにお答えすることができるようになりました。また過去のFAXを探す時間も今では1020秒です。実際にお客様からは対応が速くなったねというお声をいただくケースが出てきました。その意味で『e-受信FAXサービス』は社内の業務改善だけでなく、お客様対応の品質も高めてくれるものだったと言えます」(井上氏)。

 今後電材西日本事業部では、まだ『e-受信FAXサービス』が導入されていない残りのセクションにも順次導入を進め、3年以内にはOCRソフトと『e-受信FAXサービス』との連携までを視野に入れている。

 「お客様から受信したFAXOCRソフトで電子データ化し、人手を介さずに受発注処理を自動化するという業務フローの実現を目指しています。その際にも今回同様、ネクスウェイの豊富な知見を頼りにしています」(井上氏)。
 

 

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このインタビューを受けた会社

因幡電機産業株式会社 電材西日本事業部

  • 電材西日本事業部 第1営業部 近郊1課 主事 井上 勝史様
  • 電材西日本事業部 第1営業部 近郊1課 天王寺谷 健太様

  • 住所 : 大阪府大阪市西区
  • 業種 : 商業(卸売業、小売業)
  • ビジネス領域 : 電子部品・半導体・電気機器
  • 従業員規模 : 1001〜5000名

  • 2019年5月に設立70周年を迎える因幡電機産業は、開発機能とメーカー機能を併せ持つ技術商社だ。住宅やオフィスビルの照明器具・エアコンからコンセント・配線器具、太陽光発電システムまでを供給する電設資材事業を始め、工場設備の制御装置などを供給する産業機器事業、PBブランド『JAPPY』で照明器具や計測器などを提供する自社製品事業を展開している。