営業社員の作業負担が大幅に軽減。 “空いた時間で新しいものを生み出す”そんな環境ができました。

営業社員の作業負担が大幅に軽減。 “空いた時間で新しいものを生み出す”そんな環境ができました。

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このインタビューを受けた会社

株式会社カルタス

  • 取締役管理本部長 赤尾様
  • 管理本部様

  • 住所 : 東京都中央区
  • 業種 : 商業(卸売業、小売業)
  • ビジネス領域 : 日用品・生活雑貨|物流・倉庫・貨物・運送・引越し
  • 従業員規模 : 101〜500名

家庭用から業務用まで幅広い分野の紙製品を提供する専門卸として、多くのドラッグストアやGMS、百貨店などとお取引する株式会社カルタス様。2017年2月から『BtoBプラットフォーム 請求書』を稼働させ、請求書の発行業務を電子化されました。その導入効果について、取締役管理本部長の赤尾様と管理本部のみなさまにお話を伺いました。
(取材日 2017年3月21日)

(BtoBプラットフォーム請求書)

月3,500通の請求書発行が、営業社員の大きな負担に

― 紙の請求書の発行フローと課題を教えてください。

管理本部 担当者:弊社では、第1営業日に仮締め、第2営業日に本締めをした後、第3営業日に営業社員40名が自分の担当する取引先の請求書をそれぞれで発行しています。

流れとしては、締め作業を行った後、販売管理システムの請求書データの内容に誤りがないか確認します。その後、A4サイズで請求書を印刷し、手作業で三つ折りにして封筒に封入します。発行先は約1,600社あり、1社に対して複数の請求書を送ることもあるので、発行通数は3,500通にもなります。営業1人当たり数十社分を担当しますので、作業は平均で5時間以上におよびます。通常業務を行いながらの作業となるので、丸一日掛かるケースも珍しくありません。毎月第3営業日に発生するこの発行業務が、営業の大きな負担になっていたのです。

経理財務部 経理担当者(以下、経理担当者):毎月3日は会社のプリンタはフル稼働、プリンタの前で営業社員が渋滞を起こすという光景もありました。

また、イレギュラーな請求書発行が必要となる場合の対応も時間がかかっていたようです。フランチャイズ展開しているドラッグストアなどで、本部とその契約社様の両方に請求書を送ってほしいといったケースや、請求書に納品書を添付して送ってほしいといったケースですね。こうした個別の対応が必要となる“特別作業”も月100件程度ありました。

経理財務部 部長:取引先社数が多い分、これまで請求書発行業務は営業社員に分散させていました。しかし、既存の取引先への対応や新規開拓など、営業としての本業に支障が出ていることは、看過できない問題になっていたのです。そんなとき『BtoBプラットフォーム 請求書』の電子請求書を知り、導入を決めました。

取引先の賛同率は初回で約50%。営業社員からは感謝のメールも…

― 請求書の電子化は、お取引先にはスムーズに賛同してもらえましたか?

管理本部 担当者:初回の発行で、1,600社のうち1,200社にメールやファックス、郵送で『BtoBプラットフォーム 請求書』の管理画面をご案内させて頂いたところ、550社にログインしてもらうことができました。約50%のお取引に賛同いただいたことになります。導入前は“30%いけば良い”くらいに考えていただけに、正直、この数字には驚きました。

お取引先からすると、弊社が発行した請求書を即座に受け取れ、毎月の経理業務が格段にスピードアップします。『BtoBプラットフォーム 請求書』は受取側にとっても導入メリットがハッキリとしている点が、スムーズに電子化を進められた要因になったと思います。

経理担当者:予想以上のお取引先に賛同いただけたのは、インフォマートさんのフォローに助けられた面もありますね。メール・FAX・郵送を駆使して取引先への告知を代行してくださいました。さらに、電子化率アップに効果的な告知のタイミングや取引先からの問い合わせへの対処法といったディテールに至るまで、営業担当の方に親切にレクチャーしていただけました。

― 導入後、請求書発行の業務はどう変わりましたか?

管理本部 担当者:電子請求書の発行については、経理担当が行っています。締め作業が終わったら、『BtoBプラットフォーム 請求書』に請求データをアップロードし、あとは内容を確認して、画面上の送信ボタンを押せば、取引先に請求データが送信されます。電子化できた550社の取引先に関しては、導入前に大きな負担となっていた営業担当の作業(請求書の印刷、折込、封入、郵送)を“ゼロ”にすることができました。稼働させてまだ2カ月程度ですが、その効果はすでに実感しているところです。

経理担当者:営業担当から「作業が大幅に減って助かりました。ありがとうございます」と私の元にメールが届いたんです。営業部門から感謝のメールが届いたのは、後にも先にもこのときが初めてでした(笑)。

電子化は、コスト削減のためだけに行うものではない

― コストの部分はいかがですか?

管理本部 担当者:『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入でどれだけのコストを削減できたかを社内で計算してみたところ、予想以上の数字が出ました。

導入前は紙代と印刷代に加え、封筒代と郵送代で計17万円の経費が掛かっていました。人件費の方は、営業40人の合計で月250時間を要しており、時給1,500円で計算すると約38万円になります。つまり、毎月の請求書発行にトータル55万円ものコストが掛かっていたのです。

『BtoBプラットフォーム 請求書』導入後は、1,200社のうち約50%の550社を電子化し、その分の作業が不要になりましたから、月単位の削減額は18万円以上、年間では220万円以上にも上ります。

経理財務部 部長:会社としてコスト削減を実現するには日々の地道な努力が欠かせない、という点は常日頃から強く実感していたことです。それだけに、請求書発行の仕組みを変えるだけで、これだけのコスト削減効果を生んだことは、予想以上でした。

― 今後の御社の取り組みを教えてください

赤尾取締役:請求書を作成し、内容をチェックして封筒に入れ、切手を貼って郵便局に行く……。これは言ってしまえば、仕事ではなく、誰にでもできる“作業”です。ITの進展に伴い、今後ますます“作業”はロボットの仕事に取って変わっていくでしょう。その一方で人間が行う仕事の現場では、ITでは成しえない判断力とクリエイティブな要素がより求められる時代に入っていきます。

『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入で、大幅なコスト削減を実現できたことはもちろん喜ばしいことです。ただ、そこで終わってはいけないと私は思っています。例えば、弊社の営業社員が請求書の発行作業の改善で創出できた2時間を、どんなことに振り向けるか?が大切なのです。「2時間空いたら、2時間ゆっくりできた」では意味がなく、逆に「空いた2時間で100万円を売り上げた」というなら、会社としてこんなに喜ばしいことはありません。コストや作業負担を減らすだけでなく、そこから何を生みだしたかという点にこそ、請求書を電子化する本来的な目標がある。これからはその点を弊社の社員に求めていきたいと思います。

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