マニュアル作成の効率化を実現する「マニュアル作成ツール」。作成支援機能をはじめとした多様な機能を備え、一般的なマニュアルの作成はもとより、動画マニュアルやe-ラーニング教材の制作にも役立ちます。本記事で、マニュアル作成ツールの機能や導入メリットをチェックしてみてください。
マニュアル作成ツールの導入を検討している方は以下の記事も参考にしてください。
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マニュアル作成ツールとは
マニュアル作成ツール（マニュアル作成ソフト）とは、マニュアル作成の簡便化や高品質な編集に役立つ機能を搭載したソフトウェアです。
WordやPowerPointなどを使ったマニュアル作成は、手間や時間がかかるうえ、作成者によって品質の差が出やすいという課題がありました。マニュアル作成ツールでは、質の高いマニュアルを手早く簡単に作成するための機能が備わっています。
PowerPointのようなスライド方式のマニュアルのほか、動画を入れたマニュアルやeラーニングコンテンツを作成できるものまで、多様なツールが提供されています。
マニュアル作成ツールで実現できること
マニュアル作成ツールの機能により実現できることは、以下のとおりです。ただし、搭載されている機能はツールによって異なるため、注意してください。
マニュアル作成を効率化
テンプレートや操作指示に従って入力・配置するだけで、簡単かつ効率的にマニュアルを作成できます。作成を支援する機能には、主に以下のものがあります。
- 基本作業は素材（テキストや画像など）を配置するだけ
- 画像編集もツール上で行える
- 既存マニュアル（WordやPDFなどで作成したもの）のインポートも可能
- テキストを多言語に自動翻訳できる
動画マニュアルの作成を簡易化
マニュアル作成ツールには、動画コンテンツを作成・編集する機能が備わっています。動画編集ソフトを使うことなく、動画マニュアルを制作できます。
- カメラやスマートフォンで撮影した動画をインポート
- PC画面の録画も可能（操作説明・機能説明などに使用）
- 動画にテキストや図形、エフェクトなどを追加可能
マニュアル共有を効率化
マニュアル作成ツールで作成したマニュアルは、社内外で効率よく共有できます。常に最新版を共有できるため、改変のたびに再配布する必要がありません。また、既読・未読や閲覧数を確認できるツールでは、活用度合いを把握できます。
- クラウド環境によるマニュアル共有
- 複数拠点や外部のステークホルダーとの共有も容易
- 改変内容はリアルタイムで反映される
- PCのほか、タブレットやスマートフォンでの閲覧も可能
- 知りたい内容を探せる検索機能
- 既読・未読の人数や閲覧数を確認できる
e-ラーニング用コンテンツを作成
一部のマニュアル作成ツールは、e-ラーニング用コンテンツの作成に対応しています。ビジュアルベースのわかりやすいコンテンツ作成が可能です。
- 画像・動画コンテンツを使った問題作成
- 穴埋め問題、選択問題などを作成可能
マニュアル作成ツールの導入で得られる効果
マニュアル作成にかかるコストを削減
マニュアル作成ツールの導入により、マニュアル作成および配布にかかっていた時間を短縮することが可能です。これまで紙のマニュアルを使用していた場合は、オンラインでの共有により紙代・印刷代を削減できます。また、素材（画像・動画）の編集に専用ツールを使う必要もありません。従来と比較すると、マニュアル作成にかかるコスト削減が見込めます。
ナレッジの共有・浸透を促進
マニュアル作成ツールのオンライン共有機能を活用すれば、複数拠点間でもナレッジの共有・浸透が進みます。たとえば、検索機能がある場合、作業上の疑問点が出てきたときに即座にマニュアルから検索できます。これにより、単純な確認不足によるミスの軽減につなげることもできます。
また、画像や動画を使ったマニュアルも簡単に作成できるため、これまで実地研修で行っていたナレッジ共有も手軽に習得できるようになります。
マニュアル作成ツールの機能一覧
マニュアル作成ツールの主要機能を表にまとめました。
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機能 |
特徴・詳細 |
|---|---|
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マニュアル作成機能 |
・各種パーツ（テキスト・画像・動画・図表など）を自由に配置 ・テンプレートからの作成も可能 ・テキスト装飾 ・画像編集（図形・テキスト・スポットライトなどの追加） ・動画編集（図形･テキストなどによる解説を追加） ・画面キャプチャ（静止画・動画）の撮影 ・キャプチャの編集（テキスト挿入・部分拡大など） ・共同編集（複数のメンバーでマニュアルを編集） |
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翻訳・変換機能 |
・テキストを多言語に翻訳 ・テキストを音声に変換（多言語に対応） |
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検索機能 |
・キーワード検索でマニュアルを検索（タイトル、本文、タグなど） |
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インポート機能 |
・各種データ（Word・PPT・PDF・XMLなど）をインポート |
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エクスポート機能 |
・作成したマニュアルを各種形式（Word・PDF・HTML・XMLなど）でエクスポート ・レスポンシブデザイン対応のHTML出力も可能 |
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管理機能 |
・権限管理（編集・閲覧） ・フォルダ管理（マニュアルを部署・内容別に整理） ・共有管理（マニュアルの共有範囲・共有期間を管理） ・閲覧履歴の確認 |
自社に適するマニュアル作成ツールを選ぼう
マニュアル作成ツールの導入により、各種マニュアルの作成と共有を効率化できます。マニュアル作成のコストを削減できることも、ツール導入により得られるメリットです。ただし、これらのメリットを享受するには、ツール選定を慎重に行わなければなりません。機能とコストに注視して、自社に適するマニュアル作成ソフトを選ぶことが肝要です。
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