社内外での業務連絡を円滑にしたいときに役に立つのがビジネスチャットです。進行中のプロジェクトに関する周知やタスクの管理、さらには社員同士の交流ツールなどとしても使用できます。ここでは、ビジネスチャットで実現できることや導入のメリット、機能一覧を紹介します。
ビジネスチャットの導入を検討している方は以下の記事も参考にしてください。
【比較】おすすめビジネスチャット 15選｜選定ポイントと導入実績豊富なビジネスチャットツールの特徴や活用事例
ビジネスチャットとは
ビジネスチャットとは、ビジネスの場面に特化したコミュニケーションツールのことを指します。メインの機能はテキストを基本としたメッセージのやり取りですが、Eメールよりも手軽で、SNSよりもビジネスに即した管理機能が強化されている点が特徴です。ビジネスに必要なコミュニケーションのほか、タスク管理やファイル共有といった業務効率化を進める使い方が可能です。
ビジネスチャットで実現できること
ビジネスチャットで実現できることは、以下の5つです。ただし、提供されている機能はツールによって異なります。
チャット機能
ビジネスチャットの基本機能となるのが、チャットを使ったリアルタイムのコミュニケーションです。メールのように挨拶文や署名を入れるといったマナーがとくにないため、より気軽なやり取りが可能です。
コミュニケーションが手軽になることで、より円滑な報告・連絡・相談を行えるようになります。社外とのチャットが可能なタイプと、社内に限定した使い方を想定したタイプとがあります。
グループ作成機能
グループ作成機能を使えば、複数人のグループチャットを作成できます。プロジェクトや部署ごとでやり取りしたい場合に、必要な人にだけ情報を届けることができる便利な機能です。メンバーの追加を行うことも可能です。
音声通話・ビデオ通話
PCや携帯端末のマイク・スピーカー・カメラを利用して、音声通話やビデオ通話ができるビジネスチャットもあります。遠隔でのWeb会議やコミュニケーションに役立ちます。
ファイル共有
資料やファイルなど、社内外で情報を共有しなければならないシーンは少なくありません。ビジネスチャットでは、ExcelやWord、PowerPointのほか、画像、動画データなどのファイルを添付できるため、より即時性の高い情報共有が可能になります。
タスク管理
自分自身やグループメンバーのタスクやスケジュールを管理できるビジネスチャットもあります。グループに参加しているメンバーにタスクを割り振り、期日や内容を指定することも可能です。タスクを割り振られたメンバーには、期間中タスクが表示されるようになったり、期日に合わせてリマインドが出るようになったりします。これによってタスクの確認漏れや対応漏れを減らすことが可能になります。
ビジネスチャットの導入で得られる効果
ビジネスチャットを活用すると、以下のような効果が期待できます。
業務の効率化
従来のメールでの連絡方法に比べ、報告・連絡・相談のリアルタイム性が増すため、不明点の確認や解決までの時間短縮が期待できます。結果として、業務効率の向上に貢献します。このほか、タスク管理機能による対応漏れの軽減、ビデオ通話を利用したWeb会議などが可能となり、業務効率化に役立ちます。
コミュニケーションの効率化
ビジネスチャットは、メールよりも手軽なやり取りが可能なため、迅速なコミュニケーションに役立ちます。また、モバイル端末にも対応しているため、外出先や移動中でもやり取りでき、円滑なコミュニケーションを助けます。
社内外との連携強化
ビジネスチャットでは、サービスに登録している人であれば社内外問わずグループチャットに招待できるものも提供されています。そのため、業務に深い関りがある他部署の社員やフリーランス、社外のプロジェクトメンバーなど、さまざまなカテゴリーでの情報共有やタスク管理を行うことができるようになります。
高いセキュリティ基準
個人向けのチャットツールやSNSでは、情報漏えいやアカウント乗っ取りが発生する危険性があります。対して、ビジネスチャットでは、暗号化やユーザー認証、管理者権限の設定など提供元ごとに高いセキュリティ基準を置いています。また、メールとは違い、送信先ミスから情報漏えいするといったリスクを抑えることもできます。
ビジネスチャットの機能一覧
ビジネスチャットの主な機能を以下に整理しました。ツールによって提供されている機能が異なるため、比較検討時にはどの機能が搭載されているか確認してください。
|
機能 |
特徴 |
|---|---|
|
チャット機能 |
・1対1または複数人でのグループチャット ・文字のほか絵文字やスタンプでのやり取りも可能 ・送信後にメッセージの編集や削除が可能 ・メッセージ受信を通知 ・キーワードやユーザー、タグなどからメッセージを検索 ・メッセージの引用、リンク、ブックマーク ・既読、未読の確認 |
|
管理機能 |
・管理者、ユーザー、閲覧者などの権限が存在する ・管理者はメンバーの追加や退出、メンバーの権限変更ができる ・他のユーザーのプロフィールを確認できる |
|
音声通話・ビデオ通話 |
・1対1、あるいは多人数間での音声通話、ビデオ通話が可能 |
|
ファイル共有 |
・Word、Excel、PowerPoint、PDF、画像などのファイル共有 ・ドラッグ＆ドロップでのファイル共有が可能 |
|
タスク管理 |
・グループ内のユーザーにタスクを割り当てることができる ・タスクには締切日時とタスク内容などを登録できる ・リマインド設定 ・スケジュール管理、カレンダー機能 |
|
外部サービスとの連携 |
・SFA、チャットボット、GPS（位置情報）など各種システムとの連携 |
ビジネスチャットを有効活用しよう
ビジネスチャットは、これまで電話やメールで行われていたやり取りを効率化し、社内外のコミュニケーションを強化できるツールです。タスク管理やファイル共有も簡単に行えるなど、スピードが重視されるビジネスシーンで大いに役立ちます。提供されているサービスによって機能はいろいろあるため、自社に適したものを選ぶことが重要です。
ビジネスチャットの導入を検討している方は以下の記事も参考にしてください。
【比較】おすすめビジネスチャット 15選｜選定ポイントと導入実績豊富なビジネスチャットツールの特徴や活用事例
株式会社シーラベルについて