複数拠点間のビデオ通話を可能とするビデオチャットツールは、リモートワークが広がっている現在、欠かせないツールのひとつです。法人用のビデオチャットには業務に役立つ機能が多数備わり、会議やセミナーのほか、商談や顧客対応にも役立ちます。ここでは、ビデオチャットツールの機能と導入メリット、サービス導入により実現できることを解説します。
ビデオチャットツールの導入を検討している方は以下の記事も参考にしてください。
ビデオチャットツール 14選｜比較・選定ポイントとおすすめ「ビデオチャット」の特徴
ビデオチャットツールとは
ビデオチャットツールとは、インターネット回線を通じたビデオ通話ができるサービスです。Webブラウザやスマホアプリなどを使い、1対1または多人数でのビデオ通話を行えます。
ビデオ通話ができるサービスは多種類ありますが、そのすべてが企業での利用に向くわけではありません。業務で使うサービスには、ビジネスユースに役立つ機能や、高い通話品質などが求められます。
法人向けのビデオチャットツールには、ビデオ会議やウェビナー、商談などに役立つ機能が備わります。また、通話品質やセキュリティ性も高いため、重要な会議にも使うことが可能です。次節からの解説は、法人向けのビデオチャットに的を絞って進めます。
ビデオチャットツールで実現できること
ビデオチャットツールで実現できることは以下の3つです。代表的な機能とともに見ていきましょう。
会議を効率化
ビデオチャットツールの導入により、効率的な会議が可能となります。PCやスマホなどの端末を使い、少ない手間で素早く会議を開催できます。
- バーチャル会議室で会議を開催
- 小規模ミーティングから大人数の会議まで開催可能
- 入室用URLのメール通知で会議に招待
Web会議・ウェビナーを充実化
ビデオチャットツールには、Web会議やウェビナーを充実化させる機能が備わっています。オフラインでの会議やセミナーと同様に、ビジュアルを使った解説や、資料の共有などを簡便に行うことが可能です。
- ホワイトボード機能で説明を補助
- PDFやPowerPointなどの資料を共有
- 特定参加者にメッセージを送信できる
- アンケート機能による採決や理解度調査が可能
- ビデオチャットのやりとりを録音・録画できる
商談・営業を効率化
ビデオチャットツールは商談や営業に役立ちます。少ない手間で、顧客や営業先の担当者をビデオ通話に招待することが可能です。
- アカウントやアプリなしでビデオ通話できる
- ワンタイムパスワードだけで通話開始（一部サービスの機能）
ビデオチャットツールの導入で得られる効果
ビデオチャットツールを導入することで得られるメリット・効果は、以下の通りです。
会議のWeb化による生産性向上
対面で行う会議と異なり、ビデオチャットツールでの会議は準備に手間がかかりません。バーチャル会議室の設定は数秒で行え、参加者の招集や資料の配付もツールの機能を使えば簡単にできます。また、会議室の空き状況を確認したり、準備や移動に時間をかけたりする必要がありません。
ビデオチャットのメリットを活かせば、本来注力すべき業務に時間と労力をあてやすくなります。また、スケジュール調整に手間取ることがなくなるため、意思決定スピードの向上にも貢献します。結果的に、生産性向上につながります。
会議・セミナーのコストを削減
ビデオチャットツールによる会議や研修、セミナー（ウェビナー）は人の集合を必要としません。インターネット上でイベントを開催するため、離れた拠点の社員も現地で参加できます。会場の用意が不要となる点も、ビデオチャットの利用で得られるメリットです。法人用のビデオチャットツールを使えば、数百人規模のイベントもオンラインで開催できます。
会場費や交通費、宿泊費などを削減でき、大幅なコスト節約につながります。
テレワーク環境の充実化
ビデオチャットツールは、場所を問わず密なコミュニケーションを可能にするため、テレワーク時の業務環境を充実化させます。電話やメールなどと比較すると、細かなニュアンスを映像で伝えることができ、ホワイトボード機能やデスクトップ共有による説明も行えます。
また、社外の人とのビデオ通話が可能となる点も、ビデオチャットの導入メリットです。遠隔で取引先と商談を行ったり、Web会議で所属部署と情報共有したりといった、新しい働き方がビデオチャットツールの導入により可能となります。
ビデオチャットツールの機能一覧
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機能 |
特徴 |
|---|---|
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ビデオ通話機能 |
・Webブラウザでビデオ通話 ・モバイルアプリでビデオ通話 ・マイクとカメラのオン、オフが可能 ・画面レイアウトの切替が可能 ・通話品質の調整が可能 ・画面解像度やフレーム数の調整が可能（一部サービス） |
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ウェブ会議開催機能 |
・バーチャル会議室を予約 ・スケジュール機能で会議室の予約を管理 ・1対1〜大人数での会議が可能 ・参加者に招待URLをメール送信 ・招待URLクリックで会議に参加 |
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会議・ウェビナー補助機能 |
・ホワイトボード機能 ・資料共有機能（Excel・PDF・PowerPointなどを共有） ・デスクトップ共有機能 ・アンケート機能 ・メモ機能 ・録音録画機能 ・メッセージ / チャット機能 |
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管理・セキュリティ機能 |
・ユーザーIDを管理 ・バーチャル会議の作成 / 設定変更 / 削除 ・バーチャル会議室にパスワードを設定 ・IPアドレス制限を設定 ・会議室使用ログを閲覧 ・通信を暗号化 |
ビデオチャットツールを活用しよう
ビデオチャットツールの導入により、充実したWeb会議やウェビナーの開催、オンライン商談などが可能となります。結果的に経費削減や生産性向上、テレワーク環境の充実化につながります。ただし、これらメリットを得るには、まず入念なサービス選定を行わなければなりません。機能やスペックなどを比較し、自社に適するサービスを選び出すことが肝要です。
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