会員管理システムとは｜会員管理クラウド・アプリの機能一覧・導入メリット・実現できること

自社サービスの会員情報を管理する「会員管理システム」。会員情報のデータベース化やメール配信などのプロモーション、入金管理などを行うことができ、会員管理業務や会員サポート業務を効率化できます。ここでは、会員管理システムで実現できることや機能一覧、導入するメリット・効果を紹介します。

会員管理システムの導入を検討している方は以下の記事も参考にしてください。

会員管理システム 2選｜比較・選定ポイントとおすすめ「会員管理クラウド・アプリ」の特徴や活用事例

会員管理システムとは

会員管理システム（会員管理クラウド）とは、自社サービスに会員登録をした個人・法人の情報を管理するシステムです。ECサイトや会員制ビジネスを展開する企業をはじめ、学会やスポーツクラブ、校友会など幅広い業種・組織で利用されています。

会員管理システムはCRM（Customer Relationship Management：顧客関係管理）の一種で、顧客・会員情報を一元管理するさまざまな機能が備わっています。会員管理業務の効率化やコスト削減につながるほか、会員に適切な情報発信・アプローチができるようになります。

会員管理システムで実現できること

会員管理システムを導入すると、以下の3点を実現できるようになります。

会員情報をデータベース化・一元管理できる

会員管理システムには、会員の属性情報や行動履歴を一括管理できる機能が備わっています。検索機能によって、各会員のイベント参加状況や入金状況を確認することができます。

• 会員情報の登録・管理（会員種別・ステータスなど）
• 行動履歴の管理（購入履歴・イベント参加履歴など）
• 会費やイベント参加費の入金管理
• 会員情報の検索・出力

システム上で会費の請求・支払い・入金管理を完結できる

会員管理システムを導入すれば、会費の請求や支払いをシステム上で処理できるようになります。クレジットカード決済や口座引落としなど複数の決済方法に対応し、入金消込も自動的に行います。

• 入会費・会費の設定
• 請求書・領収書の発行
• 会費・参加費の支払い
• 入金消込

メールの一斉配信・ターゲット配信ができる

会員管理システムにはメール配信機能が搭載されており、メールの一斉配信や、条件を絞ったターゲット配信ができます。また、アプリプッシュなど多様な機能を備えたものもあります。メルマガやプロモーション情報、アンケートなどの配信に活用できます。 

会員管理システムの導入で得られる効果

会員管理システムを導入すれば、以下の4つの効果・メリットが期待できます。

会員管理業務の効率化

会員情報をExcelなどで管理していると、会員の基本情報とは別に入金管理やイベント管理のシートを用意し、手作業でデータの紐づけや突き合わせを行う必要があります。

会員管理システムであれば、会員の基本情報はイベント管理機能や入金管理機能と自動的に紐づくので、入力作業を効率化できます。また、会費の請求・支払いもシステム上で完結できるため、決済業務がスムーズになります。

人為的ミスの防止

データの突き合わせ・転記を手作業で行っている場合、懸念されるのが誤入力などのヒューマンエラーです。会員管理システムを用いれば、会員の種別・ステータスやイベントの申込み状況などと連動して各種情報が自動更新されるので、会員情報を正確に管理できるようになります。

郵送代・人件費の削減

会員管理をシステム化すれば、請求書や領収書の紙代・印刷代、郵送代を削減できます。また、請求作業にともなう人件費の削減にもつながります。

営業・販促活動の効率化

会員管理システムでは、特定の会員にメルマガやプロモーション情報を配信できるため、ターゲットを絞ったアプローチができるようになります。会員に合った情報をタイムリーに提供できるようになり、営業・販促活動の効率化につながります。 

会員管理システムの機能一覧

会員管理システムの主な機能を以下にまとめました。

どの機能が搭載されているかはシステムによって異なります。選択の際は注意しましょう。

会員管理システムで会員へのアプローチを最適化

会員管理システムを導入すれば、工数の多い会員管理業務を効率化でき、管理コストを削減できます。また、会員をセグメント化してアプローチできるようになるため、ターゲット特性に合った効果的な営業・プロモーション活動を展開することが可能です。

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