日報アプリとは｜日報ツール・システムの機能一覧・導入のメリット・実現できること

日々の業務の報告・管理を効率化する日報アプリ（日報ツール・日報システム）。Excelや手書きでの運用の煩わしさを軽減できることから、業種を問わず導入が進んでいるツールです。日報作成だけでなく、コミュニケーションやデータ化に役立つ機能なども提供されています。ここでは、日報アプリの機能と導入メリットを解説します。

日報アプリの導入を検討している方は以下の記事も参考にしてください。
日報アプリ7選｜選定ポイントと導入実績豊富な日報システムの特徴や活用事例

日報アプリとは

日報アプリとは、クラウド上で日報の作成・提出、管理を行えるサービスです。日報システムや日報ツールとも呼ばれます。

日報はメンバーの日々の活動を把握したり、情報や課題を共有したりするために必須の書類です。とはいうものの、作成や提出に手間がかかるため、社員の負担になりがちです。また、管理する側も収集や情報整理に手間取るといった課題があります。

こうした日報運用のデメリットを解消するツールが日報アプリです。スマホでの作成・提出やリアルタイムでの情報共有、コミュニケーション促進など多様な機能によって日々の業務効率化と生産性向上をサポートします。

日報アプリの分類

日報アプリは大きく分類すると、以下の3タイプに分かれます。

●日報特化型

日報の作成・提出・管理の基本機能に特化したタイプです。機能がシンプルなぶん使いやすく、低コストで利用できるというメリットがあります。

●コミュニケーション型

社内での情報共有に特化しているタイプです。社内SNSやチャットと同様にコメントやアドバイスを手軽に送れるなど、コミュニケーションの促進やノウハウ共有に役立ちます。部署や拠点間を横断して、業務内容の可視化を図れる点が特徴です。

●データベース型

フォームに入力すると、自動的にデータベース化されるタイプです。誰が・いつ・どの顧客に訪問したかといったデータを集計できます。顧客管理や目標管理と連動できるため、とくに営業部門においては、進捗確認や効率的なアプローチに役立ちます。

日報アプリで実現できること

日報アプリの導入により実現できることを以下に整理しました。ただし、機能は提供先によって異なるため注意してください。

日報作成・提出を効率化

日報アプリには、日報作成と提出を効率化する機能が備わっています。統一性のある日報を短時間で作成することが可能です。スマホなどモバイル端末からの操作が可能なため、提出も素早く行えます。

• テンプレートから日報を作成
• タブレットやスマートフォンからも日報を作成・提出できる

チームのコミュニケーションを促進

情報共有ができる日報アプリを活用することで、社員同士のナレッジ共有やコミュニケーションを促進できます。情報共有に役立つ機能の例を以下に挙げます。

• 日報へのリアクションが可能（いいね・スタンプ送信など）
• 日報にコメントを書き込める
• SNS機能・チャット機能で手軽に情報共有

日報管理を効率化

日報アプリの導入により、効率的な日報管理が可能となります。

• 日報の提出状況を確認
• 日報の既読・未読を表示
• 各種条件（社員名、日付など）で過去の日報を検索可能
• 外出先で日報を閲覧できる

業務データ収集を効率化

日報アプリには、入力内容を集計してデータベース化できる機能を備えているものもあります。データ化することで、進捗管理や業務改善に役立てることが可能です。また、勤怠管理やスケジュール管理、グループウェアと連携できるタイプもあります。

• 訪問件数・売上・目標達成度・作業時間・工数などを集計・データ化
• 勤怠管理・スケジュール管理機能または外部ツールとの連携
• データをエクスポート（Excel・CSV出力）

日報アプリの導入で得られる効果

ノウハウ共有の活性化

日報アプリの導入により、社員同士でアドバイスを送りあったり、アイデアを共有したりといったコミュニケーションの活性化が期待できます。従来の上司・部下での報告・確認の手段という位置付けを超えて、日報をノウハウ共有の場として活用できるというメリットがあります。

日報の情報をデータ化して生産性を向上

Excelや手書きの日報は情報をデータ化するのに多くのパワーを要するため、二次利用が難しいというデメリットがあります。日報アプリを活用すれば、自動集計によるデータ化を簡単に行えます。

日報から収集したデータを分析して、時間のかかる作業や利益につながりにくい作業を見つけることが可能です。データ分析結果から、業務改善のヒントを得られるなど、生産性向上に役立ちます。

社員の負担を軽減

日報アプリはスマホなどのモバイル端末を使って外出先からでも作成・提出が可能なため、日報のためにオフィスに戻るといった無駄を省くことができます。また、日報に記載された売上・訪問件数などの情報を他のシステムに転記するのは、運用面で非効率です。

外部システムとの連携ができる日報アプリを活用すれば、二度手間を省けるうえ、リアルタイムでの管理が可能になります。

日報アプリの機能一覧

日報アプリの主要機能を表にまとめました。

日報アプリの導入に向けて動き出そう

日報アプリの導入により、日報作成や提出作業、管理業務を効率化できます。社内の情報共有とコミュニケーションを促進できることも日報アプリの導入メリットです。日報アプリを活用すれば、業務改善や生産性向上につなげることも可能です。サービス選定をする際は、機能やコストを入念に比較した上で、自社に適する日報アプリを選ぶことが肝要です。

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