受付システムとは｜受付管理システムの機能一覧・導入のメリット・実現できること

受付業務の無人化を実現し、人件費削減や来訪者管理に貢献する受付システム（受付管理システム）。来客受付を代替するだけでなく、予定管理機能による業務効率の向上、入退室管理によるセキュリティ対策など多様な機能が提供されています。ここでは、受付システムの機能や導入メリットを解説します。

受付システムの導入を検討している方は以下の記事も参考にしてください。

受付システム 3選｜比較・選定ポイントとおすすめ「受付管理システム」の特徴や活用事例

受付システムとは

受付システムとは、タッチパネル付きのデジタルツールを利用して、無人で訪問者の受付を行うシステムです。エントランスやオフィス入口に設置することにより、受付用端末として機能します。

受付システムの形態は、iPadを使用するタイプや専用端末を使うタイプ、ロボットを設置するタイプなどさまざまです。いずれのタイプも担当者を直接呼び出せるようになっており、取り次ぎを必要としません。

受付システムは、多彩な機能を備えるシステムです。内線電話の代わりに受付に導入することにより、自社と訪問者の双方の利便性を高めてくれます。

受付システムで実現できること

受付システムの導入により実現できることは、以下の3つです。

受付業務を効率化

受付システムには、受付業務の効率化に役立つ機能が備わっています。企業側と訪問者の双方にとって、ストレスのない受付・呼び出しを行えます。主な機能には、以下のものがあります。

• タッチパネル操作で担当者を直接呼び出し
• 音声による担当者呼び出しも可能（一部システム）
• 訪問予約時に発行されたQRコードによる受付
• 内線電話・スマホ・チャットツールなどで担当者に呼び出し通知

訪問予定管理を効率化

一部の受付システムには、訪問予定を管理する機能が備わっています。外部ツールと連携させて、効率的な予定管理を行うことが可能です。

• アプリケーションに訪問予定を入力して管理
• QRコードを発行して訪問予定者にメール送信
• 訪問予定を外部ツール（Outlookカレンダー・Googleカレンダーなど）と連携

入退出管理を簡易化

受付システムには、社内への入退出管理を簡易化する機能が備わっています。来訪履歴が残るため、集計・分析が容易になるほか、セキュリティ対策にも役立ちます。

• QRコードと受付番号で入退出を管理
• 入館証の発行が不要
• 社内にいる訪問者をシステムで確認可能
• 来訪履歴を保存・管理

受付システムの導入で得られる効果

受付担当社員の負担を解消

従来の受付業務は、受付担当者を配置するか、内線電話による対応が一般的です。受付システムを導入すれば、訪問者が担当者を直接呼び出せるようになるため、受付を無人化できます。来訪があるたびに業務を中断して担当者に取り次ぐといった負担を削減でき、業務効率の向上に貢献します。また、スムーズに担当者につながるため、来訪者のストレス軽減にも貢献します。

セキュリティ対策効果

内線電話を使う受付では、素性不明の訪問者と社員が接触する可能性があります。入退出管理がしにくい点も、内線電話による受付のデメリットです。社内にいる訪問者を把握しにくく、セキュリティ面のリスクを背負うことになります。

受付システムを活用すれば、予定外の人物の入館を防止できます。受付システムによっては顔認識機能を備えたものもあり、より安全に訪問者への対応ができます。

来客予定管理を効率化

受付システムには来客予定管理を効率化する機能が備わっているため、社員の業務効率アップにつながるというメリットがあります。ツールによっては、アポイントの調整から受付予約、会議室の予約、カレンダーツールとの連携といった一連のプロセスをシステム上で行えるものもあり、シームレスな予定管理を可能にしています。

受付システムの機能一覧

受付システムの主要機能を表にまとめました。

受付システムはメリットの多いシステム

受付システムの導入により、受付業務を大幅に効率化できます。受付担当者の負担をなくし、ESと生産性を向上させることが可能です。セキュリティ対策や来客予定管理の厳格化にも、受付システムは役立ちます。ただし、これらメリットを得るには、システムの比較選定を入念に行わなければなりません。機能や使いやすさを比較して、自社のニーズに合うシステムを選ぶことが肝要です。

受付システムの導入を検討している方は以下の記事も参考にしてください。

受付システム 3選｜比較・選定ポイントとおすすめ「受付管理システム」の特徴や活用事例