人材派遣管理システムとは｜人材派遣管理システムの機能一覧・導入メリット・実現できること

人材派遣管理システムは、人材派遣会社に欠かせないシステムです。派遣業務に伴う様々な情報を一元管理することで、業務工数や人的ミスを削減することができます。本記事では、人材派遣管理システムで実現できることや機能一覧、導入するメリット・効果を紹介します。

人材派遣管理システムの導入を検討している方は以下の記事も参考にしてください。
人材派遣管理システム 10選｜比較・選定ポイントとおすすめ「人材派遣管理システム」の特徴

人材派遣管理システムとは

人材派遣管理システムとは、人材派遣業に関わる情報や業務を一元管理するシステムです。

人材派遣会社の業務は多岐にわたり、様々な人材・企業の情報を適切に管理する必要があります。人材派遣システムには派遣業務をサポートする様々な機能が備わっており、派遣スタッフおよび派遣先企業の情報や勤怠状況、給与、契約書などをまとめて管理できるようになります。

人材派遣管理システムを導入すれば、煩雑な業務を効率化してマンパワーやミス、コストを削減できるため、人材派遣業会社に欠かせないシステムとなっています。

人材派遣管理システムで実現できること

人材派遣管理システムを導入すると、以下の3つを実現できるようになります。

派遣スタッフ・派遣先企業のデータベースを作成

人材派遣業では、派遣スタッフと派遣先企業について様々な情報を収集して適切に管理する必要があります。人材派遣管理システムを導入すれば、派遣スタッフのプロフィール情報や資格・スキル、派遣先企業の契約情報や対応履歴などを登録してデータベースを作成することができます。

• スタッフ管理機能
• クライアント管理機能

登録スタッフと企業をスムーズにマッチング

人材派遣管理システムでは、データベースをもとにクライアント企業の要件にマッチした人材を検索・提案することができます。また、派遣スタッフの求人案件について、応募から採用までのプロセスや各種契約書類も一括管理できるため、スムーズなマッチングを実現します。製品によっては、求人媒体の求人・応募者情報を自動的に取り込むことも可能です。

• マッチング機能
• 案件管理
• 契約管理

勤怠管理や給与計算を自動化

人材派遣会社は多種多様な企業に人材を派遣するため、派遣スタッフの勤怠状況や給与の管理が煩雑になりがちです。人材派遣管理システムでは、PCやスマートフォン、ICカードなど派遣先企業の管理形態に応じて勤怠を入力・管理し、そのデータをもとに給与や請求金額を自動算出することができます。

• 勤怠管理機能
• 給与計算機能
• 請求管理機能

人材派遣管理システムの導入で得られる効果

人材派遣管理システムを導入すれば、主に3つのメリット・効果が期待できます。

管理業務の効率化・人的ミスの削減

人材派遣業務では、契約関係の書類や勤怠・給与データなどあらゆる情報を案件ごとに管理する必要があるため、アナログなやり方では多大なマンパワーを要します。人材派遣管理システムを導入すれば、契約書などの書類作成や勤怠管理、給与計算を自動化できるため、業務工数を削減できます。人手による作業が減ることで、抜け漏れなどの人的ミスを防ぐことも可能です。

マッチングのスピード・精度向上

紙やExcelで情報管理を行っている場合、求人情報と人材情報を突き合わせる作業に多くの労力を要します。人材派遣管理システムでは、データベースで検索するだけで要件に合った人材をスムーズに抽出できるため、候補者選定のスピードが向上します。また、適切な人材を見落とすリスクが少なくなるため、人手による選定より高い精度でマッチングできるようになります。

セキュリティの向上

人材派遣会社は派遣スタッフや派遣先企業の情報を安全に管理する責任がありますが、紙やExcelでは情報の紛失・流出などセキュリティ上のリスクが懸念されます。その点、人材派遣管理システムでは、データの暗号化やユーザー認証、アクセス制限、ログ管理などの対策がとられているため、よりセキュアな環境で情報を管理することができます。

人材派遣管理システムの機能一覧

人材派遣管理システムの主な機能を以下にまとめました。

どの機能が搭載されているかは製品によって異なります。選択の際は注意しましょう。

人材派遣管理システムで煩雑な業務を効率化しよう

人材派遣管理システムを導入すれば、煩雑で手間のかかる派遣業務を効率化・自動化し、勤怠管理や給与計算に要するマンパワーを削減することができます。派遣スタッフのデータベースをもとに求人の要件に合った人材を抽出できるため、マッチングのスピードや精度の向上にもつながります。

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