イベント企画会社 1選｜比較・選定ポイントとおすすめ「イベント運営会社」の特徴

イベント企画や制作、運営を代行してくれるイベント企画会社（イベント運営会社）。豊富なノウハウや技術を用いて、企業のイベント実施をサポートします。ただし、イベント企画会社は多数あり、それぞれに得意分野が異なっています。ここでは、自社に適するイベント企画会社を選定するためのポイントと向き不向きの傾向、利用時の注意点を解説します。

また、導入実績の多い代表的なイベント企画会社をご紹介します。自社の課題や目的に照らし、適切なサービスを見つけてください。

イベント企画会社の比較方法・選び方

イベント企画会社を選ぶときのポイント　

イベント企画会社を選ぶ際には、以下のチェックポイントを押さえておきましょう。

■得意とする業務は何か

イベント企画会社やイベント運営会社が扱う業務範囲は、イベント企画・制作・運営の3つです。ただし、イベント企画会社によって、それぞれに得意とする業務が異なっています。依頼先を選定する際は、まず得意業務をチェックして、自社のニーズに合う会社を選ぶ必要があります。

たとえば、アイデアが思い浮かばず困っているなら、企画に強いイベント企画会社を選びましょう。アイデアはあるが実現方法がわからないという場合は、制作に強いところ、イベント当日の人出不足に悩む企業には運営に強いイベント企画会社が適します。自社が重視する分野に強いイベント企画会社を選ぶことにより、理想的なイベントの実施・運営を実現しやすくなります。

■得意ジャンルや強みは何か

イベント企画会社の選定では、各社の得意ジャンルや強みを確認しましょう。自社が開催したいイベントジャンルに強いか、イベント成功に役立つ技術を持っているかをチェックして絞り込んでください。

たとえば、イベントマーケティングを計画しているなら、展示会やPRイベント、ミートアップなどに強いイベント企画会社を選び出す必要があります。これらの社外イベントは主に大手のイベント企画会社が得意とするジャンルですが、イベント企画を扱うマーケティング会社に依頼することも可能です。

イベント企画会社が持つノウハウには、マーケティングスキル、Web制作技術、会場設営・運営などがあげられます。各社のイベント事例をHPなどでチェックして、強みがどのように活かされているか確認してみるとよいでしょう。

■自社の地域に対応しているか

魅力的なイベント企画会社を見つけても、自社の地域やイベント開催予定地域で利用できなければ意味がありません。依頼先の選定では、必ずサービス対応地域をチェックしましょう。

自社の地域に対応する会社をピックアップしたら、各社の拠点（支社・系列会社）の所在地も確認してください。自社やイベント開催地から遠く離れていると、利用時に出張費用がかさみます。なるべく、自社やイベント開催地と近い場所に拠点があるイベント企画会社を選ぶのが理想的です。

■営業担当者は誠実に応対してくれるか

利用候補とするイベント企画会社を絞り込んだら、各社に問い合わせや見積依頼を行いましょう。このときにチェックしたいのが、接客態度や応対の質です。営業担当者が誠実に応対してくれるかをチェックして、イベントづくりのパートナーに相応しい会社か否かを見極めましょう。

営業担当者の応対を評価するポイントには、ヒアリングの丁寧さ、見積依頼に対するレスポンスの早さなどがあげられます。ルーズな応対をされるようであれば、利用は避けたほうが賢明です。

課題・ニーズ別に見たイベント企画会社の向き・不向きの傾向

イベント企画会社には多様なタイプがあり、自社の課題や要望に対する向き不向きの傾向を踏まえて選定する必要があります。次の表を参考にして、自社にどのようなタイプのイベント企画会社が向くのか検討してください。

イベント企画会社を利用する際に注意すべき点

イベント企画会社に委託する際は、以下の点に注意しましょう。

■見積書を詳しくチェックする

イベント企画会社を利用する際は、見積書のチェックを入念に行うことが大切です。見積内容に不明瞭な項目があったり、不明点があったりする場合は、積極的にイベント企画会社に質問しましょう。

たとえば、イベント準備費用にはディレクション費やプロデュース費といった費用が含まれますが、これらの項目名だけでは何の料金なのか不明瞭です。こうした項目の内訳が不明な場合は、営業担当者に連絡を取り、具体的にどのような準備の費用なのか質問しましょう。また、上記項目に打ち合わせ費用が含まれるなら、何回の実施を想定しているのか聞いておくと安心です。

相談内容にもよりますが、イベントのプロデュース費はおよそ10〜50万円が相場です。こうした相場費用についても、事前に調べておくとよいでしょう。

■問い合わせのタイミングに注意する

社外の会場を利用する場合は、イベント企画会社への問い合わせのタイミングに注意してください。タイミングが遅すぎると、イベントに適した会場を予約できない場合があります。問い合わせを行うタイミングは、イベント開催予定日の6ヵ月前程度が妥当ですが、大規模の場合は早めに相談したほうがよいでしょう。

イベント企画会社の選定に動き出そう

得意とする業務分野やジャンル、強み、サービス対応地域、営業担当者の応対をチェックすることにより、自社に適するイベント企画会社を選び出せます。何より重要なのは、自社の要望を真摯に聞き、イベントづくりに尽力してくれる委託先を見つけることです。この点を意識して、イベント企画会社の選定を進めてください。

イベント企画会社 1選

1.オンラインセミナー配信システム『AIR STAGE』

(参照元：https://make-conf.jp/airstage/)

導入した企業の声

株式会社シアターワークショップ　施設運営部　執行役員　丸山様：

導入目的は、オンラインセミナー開催にあたり、チケッティングサービスの導入が必要だったため。AIR STAGEを活用することで、チケッティングから配信まで任せることができ、主催者としてイベントの内容やゲストの手配に集中することができました。