さまざまなイベントの企画運営を依頼できるイベント企画会社。専門的なノウハウや技術を用いて、企業のイベントづくりをサポートします。イベントマーケティングの実施にも、イベント企画会社は有効です。ここでは、イベント企画会社のサービス内容や活用するメリット、サービス実施の流れを解説します。
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イベント企画会社とは
イベント企画会社やイベント運営会社とは、各種イベントの企画や制作、運営を代行する会社のことです。式典や総会などの社内イベントのほか、展示会やPR企画などの社外イベントに活用されています。
イベント企画会社が提供する価値は、アイデアやノウハウ、スキル、人材などです。これらのリソースを使い、主催者が求めるイベントの実現をサポートします。近年はイベントマーケティングの注目度が高まっており、商品・サービスを直接的に体験してもらう機会を提供したり、コンベンションや展示会の効果アップを図ったりといったことを目的に、イベント企画会社を利用する企業が増えています。
イベント企画会社の種類
イベント企画運営を扱う会社は多種類あり、大きく分けると次の4つに分類できます。
- イベント専門会社
- 広告代理店
- イベント制作を扱うマーケティング会社
- イベント制作を扱うWeb制作会社
イベント専門会社には多様なニーズに対応できるところが多く、小規模な社内イベントから大規模な興行まで依頼できます。
広告代理店はイベント受注の窓口となる形が多く、実際の業務は提携するイベント会社に委託される場合がほとんどです。
マーケティング会社やWeb制作会社では、通常のイベント企画のほか、独自のイベント制作を手がけています。たとえば、来場者のニーズを調査した上でのイベント制作や、SNS運営とリアルイベントを組み合わせた企画などを依頼できます。
イベント企画会社のサービス内容
イベント企画会社ではどのようなサービスを提供しているのか、具体的に見ていきましょう。
課題に応じたイベント企画を提案
イベント企画会社では、クライアントの要望や課題に合わせて、効果的なイベントの企画を提案してくれます。
- イベントの目的や求める効果、予算などをヒアリング
- イベント内容や実施方法を策定
- 展示会、商品発表会、セミナーなど多彩な企画を提案
イベント準備を代行
イベント企画会社を活用することで、計画づくりから各種手配、会場設営まで、イベント開催準備の大半を依頼することが可能です。自社では対応しきれない、手間やノウハウが必要な業務を委託できます。
- イベント全体の実行計画を策定
- 什器や備品などのレンタル品を手配
- マニュアルや進行台本を制作
- イベント企画にマッチする会場を提案・手配
- ポスターや案内状、ノベルティなど各種制作物を作成
- スタッフやコンパニオンなどの人材を手配
- 展示会ブースを設営
イベント当日の会場運営を代行
イベント企画会社では、イベント当日の会場運営を受託しています。定型的な業務から専門的な作業まで、経験豊富なスタッフに委託することが可能です。
- イベント進行管理を代行
- 来場者の受付・誘導を代行
- 物品管理・出演者管理を代行
- 音響・照明の操作を代行
- 来場者へのサンプル配布やアンケートを代行
- 設営撤去を代行
イベントの効果を検証
イベント企画会社では、手がけたイベントの効果検証を行っています。イベントの結果を取りまとめて、クライアント企業へ報告や提案を行ってくれます。
- 来場者数の取りまとめを実施
- イベントで収集したアンケートや名刺などをデータ化
- イベントの効果検証とレポート作成
- イベント改善策や来場者へのアフターフォローを提案
イベント企画会社を活用するメリット
イベント企画会社に委託することで、次のような効果・メリットが期待できます。
自社にない知見を得られる
イベント企画会社は、イベント企画や実施についての豊富な経験と知見を持っています。クライアント企業は、これらリソースに基づくアドバイスや提案を受けられます。
自社の人材だけでイベントを行っていると、アイデアはあるものの実現方法がわからず、計画が手詰まりになる場合もあるでしょう。こうしたアイデアについてイベント企画会社に相談すれば、自社では思いつかないような実現方法を提案してもらえることもあります。
クオリティの高いイベントを開催できる
イベント企画会社の活用により、自社リソースだけでは実現が難しい高クオリティのイベントを開催できます。プロの知識や技術、コネクションなどを活かしたイベントを実現でき、結果的に高い効果も期待できます。
たとえば、芸能人やインフルエンサーを招いてのPRイベントや、SNS映えするイベント会場の設営といった企画も、イベント企画会社を利用すれば実現可能です。こうした企画の実施には、技術力のほか、感性や情報調査力が求められます。自社のリソースだけで実施することも可能ですが、イベント企画会社を活用すれば高いクオリティが期待できます。
中核業務にリソースを集中できる
イベント実施に必要な業務を大別すると、目的設定や予算管理などの中核業務と、各種手配や事務連絡などの周辺業務に分かれます。効果的なイベントの実現のために重要となるのは中核業務です。イベント企画会社に周辺業務を任せれば、自社のリソースを中核業務に集中させることができ、効率的かつ効果的なイベントを実現できます。
たとえば、展示会を行う場合であれば、周辺業務をイベント企画会社に一任して、自社のリソースを展示品の選定や製品説明の検討に集中させることが可能です。イベントのマーケティング効果が期待できるうえ、自社の人材の負担軽減にもつながります。
イベント企画会社サービス実施の流れ
イベント企画会社のサービスは、次の流れで実施されることが一般的です。
- 打ち合わせ〜企画提案
- 見積作成〜契約
- スケジュール作成〜事前準備（各種手配・施工など）
- イベント当日運営〜撤去作業
- 来場者のアフターフォロー
- レポート・効果検証
企業イベントの準備にかかる期間は、イベントの内容や規模によりまちまちです。展示会やPRイベントを大々的に行う場合は、少なくとも半年程度の準備期間を見越して、イベント企画会社に問い合わせを行ったほうがよいでしょう。
イベント企画会社を有効活用しよう
イベント企画の提案や各種手配、運営代行などにより、イベント企画会社は企業のイベント実施をサポートしてくれます。高クオリティかつ効果的なイベントを実施したいなら、イベント企画会社への委託を検討することをおすすめします。ただし、サービス依頼先の選定は慎重に行ってください。特色や得意ジャンル、業務範囲などをチェックして、自社のニーズに合うイベント企画会社を選ぶことが肝要です。
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