日程調整ツールの比較方法|選定ポイントと導入時の注意点

日程調整ツールの比較方法|選定ポイントと導入時の注意点

手間のかかる日程調整業務を自動化・簡略化できる「日程調整ツール(ビジネス日程調整ツール)」。現在では多種多様なサービスが提供されており、自社に適したものを見極めるのが難しいという声も聞かれます。記事では、日程調整ツールを比較選定するポイントや導入時の注意点を解説します。

日程調整ツールを比較選定する際のポイント

日程調整ツールを比較選定する際のポイント

 

日程調整ツールを比較選定する際、とくにチェックしておきたいのは以下の4つのポイントです。

 

  • 使用しているカレンダーに対応しているか
  • 必要な機能が備わっているか
  • プラン・料金は自社に合っているか
  • 使いやすい仕様か

 

各項目を詳しく見ていきます。

使用しているカレンダーに対応しているか

主要な日程調整ツールでは、グループウェアのカレンダー機能(GoogleカレンダーやOutlook予定表など)と連携して候補日時の抽出や日程調整を行います。どのカレンダーに対応しているかはサービスによって異なるため、あらかじめ確認しておきましょう。 

必要な機能が備わっているか

ビジネス向けの日程調整ツールを選定する際は、自社に必要な機能が搭載されているかをチェックしておく必要があります。一般的な日程調整ツールの基本機能は以下です。 

 

  • 空き日程の自動抽出
  • 調整用候補日時のURLを発行
  • 確定日時をカレンダーに自動登録
  • 会議室やWeb会議の設定

 

上記に加え、参加者への連絡メールや回答の催促を自動送信する機能や、訪問先への移動時間を考慮する調整機能が備わっているものも提供されています。ツールごとの機能の要・不要を見極めたうえで選定しましょう。 

プラン・料金は自社に合っているか

日程調整ツールのプラン・料金体系はベンダーによって異なります。プランによって利用できるユーザー数や機能の範囲が変わってくるため、自社の用途や利用頻度、予算にマッチしたものを選択しましょう。

使いやすい仕様か

日程調整ツールを選定する際は、操作性についても確認しておくと安心です。ツールによっては無料トライアルが可能なものもあるため、導入前に使用感をチェックしておきましょう。ベンダーのホームページに掲載されている導入事例も、実務での使い勝手を知るうえで参考になります。

課題・ニーズ別に見た日程調整ツールの向き・不向きの傾向

課題・ニーズ別に見た日程調整ツールの向き・不向きの傾向

 

どのような日程調整ツールを選ぶべきかは、自社の課題やニーズによっても変わってきます。以下に課題別の向き・不向きの傾向をまとめたので、選定時の参考にしてください。

 

課題・ニーズ

向き・不向きの傾向

導入・運用コストを抑えたい

日程調整に特化した無料ツールもしくは低料金のツールがおすすめ

会議日程の調整人数が多く、一人ひとりの返信の確認や回答催促に手間がかかる

メール自動通知機能があり、日程調整の依頼や確定日時の通知、回答のリマインドなどを自動送信するツールが適している

会議場所から離れているため、移動時間を含めた日程調整が必要

会議前後の移動時間を考慮して候補日程を自動抽出・登録できる日程調整ツールが使いやすい

取引先に自社の日程調整と認識してもらえるか不安

会社やサービスのロゴを掲載できるツールであれば社外の人にもわかりやすく、一貫したブランディングにもつながる

日程調整ツールの導入時に注意すべき点

日程調整ツールの導入時に注意すべき点

 

メールや電話で行っていた日程調整を、前触れもなく一斉に日程調整ツールに切り替えてしまうと、社員や取引先は戸惑う可能性があります。混乱を招かないためにも、導入の目的や運用方法についてあらかじめ周知しておくことが大切です。まずは、社内の打ち合わせや会議での運用からスタートするなど、段階的に運用を拡大することをおすすめします。 

最適な日程調整ツールを見極めよう

自社に適した日程調整ツールを選定するためには、対応するカレンダーの種類や機能を比較検討することが大切です。そのうえでプランや料金体系、操作性をチェックすれば、最適なツールを絞り込みやすくなります。紹介したポイントを参考に、生産性向上につながる日程調整ツールを見つけてください。

この記事の監修者

杜美樹プロフィール写真

杜美樹

出版社に18年勤務。編集長、メディア設計、営業統括、システム開発PMと畑違いの職務で管理職を経験。現在は数々のメディアで企画・編集・執筆を手掛ける。得意領域は、実践も積んでいるメディア企画系、人事・マネジメント系、ビジネス系、医療・美容系。インタビュー経験は200件以上。Webライティングの講師も務める。

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