日程調整ツールとは｜スケジュール調整ツールの機能一覧・導入のメリット・実現できること

打ち合わせや商談の日程調整の効率化に役立つ「日程調整ツール（ビジネススケジュール調整ツール）」。参加者とのスケジュールのすり合わせを自動化・簡略化できる機能が備わっており、調整や連絡の煩雑さを解消できます。記事では、日程調整ツールで実現できることや機能一覧、導入するメリット・効果を紹介します。

日程調整ツール（スケジュール調整ツール）とは

日程調整ツール（ビジネス日程調整ツール）とは、会議や商談などの日程を効率的に調整するためのツールです。パソコンやスマホなどの端末を用いて、クラウド上で参加者とのスケジュール調整を一元管理できます。

メールや電話による日程調整業務は、参加人数や各人のスケジュールの空き具合によっては何度もやりとりが発生し、煩雑になりがちです。日程調整ツールを導入すれば、複数人とのスケジュールのすり合わせや連絡を自動化・簡略化することができ、担当者の負担軽減や業務の生産性向上につながります。

日程調整ツールで実現できること

メールや電話での日程調整は、通常、以下のような流れで進めます。

＜メールや電話による日程調整フロー＞

1. 候補日程を選定
2. 参加者に候補日程を連絡
3. 各人の返信・参加可能日時を確認
4. 開催日程を確定
5. 会議室またはオンライン会議を設定
6. 確定日時・場所を参加者に連絡

工程が多く、返信待ちなどでのタイムラグが生じるという課題もあります。その点、日程調整ツールには各工程を簡略化させる機能があり、主に次の3点を実現できます。

カレンダーと連携して日程調整を自動化

日程調整ツールはGoogleカレンダーやOffice365などのカレンダー機能と連携しており、空いている日時を自動的に抽出します。日程調整用のURLを参加者にメールなどで送り、参加者が希望日時を選択すれば日程が確定します。確定日時はカレンダーに自動登録されます。

• 空き日程の自動抽出
• 調整用候補日時のURLを発行
• 確定日時をカレンダーに自動登録

会議室やWeb会議の設定

日程調整ツールを用いれば、会議室やWeb会議の設定もツール上で完結させることが可能です。確定日時をふまえて、空いている会議室を自動抽出。Web会議のURLも自動発行できます。 

• 会議室の自動予約
• Web会議システム連携

参加者への連絡を自動化

日程調整ツールには、日程調整依頼や確定日時を連絡するためのメールを参加者に自動送信できるものもあります。また、未回答の参加者への催促や、イベント直前のリマインドの連絡も自動化が可能です。 

• メール通知機能
• リマインド機能

日程調整ツールの導入で得られる効果

日程調整ツールによって得られる効果・メリットは以下の2つです。

日程調整の負担軽減／生産性向上

メールや電話による日程調整は手間がかかります。複数の打ち合わせや商談が重なると、担当者は調整業務に追われ本来の業務に支障が出てしまうこともあるでしょう。

日程調整ツールを導入すれば、複数の参加者のスケジュール確認・調整・連絡や会議場所の設定を一元管理できるようになります。調整に費やしていた時間や担当者の負担を軽減し、生産性の高いコア業務に注力できるようになります。 

ダブルブッキングなどの日程調整ミスを防止

日程調整中に参加者のスケジュール変更が頻繁にあると、ダブルブッキングなどの調整ミスが起こりやすくなります。参加者が多い場合はなおさらです。その点、日程調整ツールでは参加者のスケジュールに変更があってもすぐに反映されるため、調整ミスを防ぐことが可能です。

日程調整ツールの機能一覧

日程調整ツールの主な機能を以下にまとめました。ただし、提供されている機能は製品によって異なるため、事前に確認してください。

日程調整ツールで日程調整を自動化しよう

ビジネスを推進するには、利益に直結しない定型的なタスクを効率化することが重要です。日程調整ツールを用いれば、手間のかかる日々の日程調整タスクを簡略化し、生産性の高い業務にリソースを使えるようになります。 

日程調整ツールの選び方については、以下の記事を参考にしてください。
※検討フェーズにリンク