日程調整ツールの比較方法｜ケジュール調整ツールの選定ポイントと導入時の注意点

手間のかかる日程調整業務を自動化・簡略化できる「日程調整ツール（ビジネススケジュール調整ツール）」。現在では多種多様なサービスが提供されており、自社に適したものを見極めるのが難しいという声も聞かれます。記事では、日程調整ツールを比較選定するポイントや導入時の注意点を解説します。

日程調整ツールを比較選定する際のポイント

日程調整ツールを比較選定する際、とくにチェックしておきたいのは以下の4つのポイントです。

• 使用しているカレンダーに対応しているか
• 必要な機能が備わっているか
• プラン・料金は自社に合っているか
• 使いやすい仕様か

各項目を詳しく見ていきます。

使用しているカレンダーに対応しているか

主要な日程調整ツールでは、グループウェアのカレンダー機能（GoogleカレンダーやOutlook予定表など）と連携して候補日時の抽出や日程調整を行います。どのカレンダーに対応しているかはサービスによって異なるため、あらかじめ確認しておきましょう。 

必要な機能が備わっているか

ビジネス向けの日程調整ツールを選定する際は、自社に必要な機能が搭載されているかをチェックしておく必要があります。一般的な日程調整ツールの基本機能は以下です。 

• 空き日程の自動抽出
• 調整用候補日時のURLを発行
• 確定日時をカレンダーに自動登録
• 会議室やWeb会議の設定

上記に加え、参加者への連絡メールや回答の催促を自動送信する機能や、訪問先への移動時間を考慮する調整機能が備わっているものも提供されています。ツールごとの機能の要・不要を見極めたうえで選定しましょう。 

プラン・料金は自社に合っているか

日程調整ツールのプラン・料金体系はベンダーによって異なります。プランによって利用できるユーザー数や機能の範囲が変わってくるため、自社の用途や利用頻度、予算にマッチしたものを選択しましょう。

使いやすい仕様か

日程調整ツールを選定する際は、操作性についても確認しておくと安心です。ツールによっては無料トライアルが可能なものもあるため、導入前に使用感をチェックしておきましょう。ベンダーのホームページに掲載されている導入事例も、実務での使い勝手を知るうえで参考になります。

課題・ニーズ別に見た日程調整ツールの向き・不向きの傾向

どのような日程調整ツールを選ぶべきかは、自社の課題やニーズによっても変わってきます。以下に課題別の向き・不向きの傾向をまとめたので、選定時の参考にしてください。

日程調整ツールの導入時に注意すべき点

メールや電話で行っていた日程調整を、前触れもなく一斉に日程調整ツールに切り替えてしまうと、社員や取引先は戸惑う可能性があります。混乱を招かないためにも、導入の目的や運用方法についてあらかじめ周知しておくことが大切です。まずは、社内の打ち合わせや会議での運用からスタートするなど、段階的に運用を拡大することをおすすめします。 

最適な日程調整ツールを見極めよう

自社に適した日程調整ツールを選定するためには、対応するカレンダーの種類や機能を比較検討することが大切です。そのうえでプランや料金体系、操作性をチェックすれば、最適なツールを絞り込みやすくなります。紹介したポイントを参考に、生産性向上につながる日程調整ツールを見つけてください。