名刺管理ソフト・名刺管理アプリとは|機能一覧・導入のメリット・実現できること

名刺管理アプリとは|名刺管理ソフトの機能一覧・導入のメリット・実現できること

取引先などの名刺をデータ化して一元管理できる名刺管理ソフト・名刺管理アプリ。名刺をデジタル管理することで、営業・マーケティング活動を戦略的に進めやすくなります。ここでは、名刺管理ソフト・アプリで実現できることや機能一覧、導入するメリット・効果を紹介します。

名刺管理ソフト・名刺管理アプリの導入を検討している方は以下の記事も参考にしてください。

名刺管理アプリ 11選|比較・選定ポイントとおすすめ「名刺管理ソフト・クラウド」の特徴や活用事例

名刺管理ソフト・名刺管理アプリとは

名刺管理ソフト・名刺管理アプリとは

 

名刺管理ソフト・名刺管理アプリは、名刺をデータ化して管理するツールです。名刺に印刷されている会社名・氏名・連絡先などの文字情報をスキャナーで読み込んでデジタルデータに変換し、一元管理することができます。

 

名刺管理ソフト・アプリには、名刺管理の手間を省く以外にもさまざまな機能が搭載されており、名刺情報を「有用な顧客データ」として営業やマーケティング活動に生かすことも可能です。市場のニーズが多様化している昨今、名刺を見込み客の獲得や顧客接点の強化につなげることができるツールとしても導入が進んでいます。

名刺管理ソフト・名刺管理アプリで実現できること

名刺管理ソフト・名刺管理アプリで実現できること

 

名刺管理ソフト・アプリを導入すると、以下の3点を実現できるようになります。

紙の名刺をデータ化して一元管理できる

名刺管理ソフト・アプリの基本機能は、名刺情報をデジタルデータに変換して一元管理することです。スキャナーやスマホで名刺情報を読み取り、OCR(光学文字認識)処理によって名刺の文字情報をデータ変換・保存します。

 

また、昇進・異動などで新たに名刺を取得した場合、自動的に名寄せを行い、同一人物の名刺データを統合します。

 

  • 名刺情報のデータ化
  • 名寄せ・重複防止
  • リスト作成・グルーピング

顧客情報をマルチデバイスで閲覧・共有できる

名刺管理ソフト・アプリに登録した名刺データは、パソコン・スマホ・タブレットなどマルチデバイスで検索・閲覧できます。閲覧権限を部署単位などで設定し、顧客情報を共有することも可能です。

 

  • 名刺データ検索
  • マルチデバイス対応
  • アクセスコントロール・IPアドレス制限

名刺データを関連情報と紐づけられる

名刺管理ソフト・アプリでは、面談や電話でのやりとりなどのコンタクト情報を記録し、名刺データに紐づけることができます。また、SFA(営業支援システム)やCRM(顧客関係管理)など外部システムとの連携によって、顧客情報の体系的な管理が可能になります。 

 

  • 活動履歴管理
  • CSVエクスポート
  • 外部システム連携

名刺管理ソフト・アプリの導入で得られる効果

名刺管理ソフト・アプリの導入で得られる効果

 

名刺ソフト・アプリを導入すると、以下のような効果・メリットが期待できます。

名刺管理の効率化・精度向上

名刺フォルダーなどを使うアナログな名刺管理は手間がかかるうえ、枚数が多いと目当ての名刺がなかなか見つからない場合もあります。また、Excelによる入力・管理もマンパワーを要します。その点、名刺管理ソフト・アプリでは名刺の登録・整理が自動化されるため、管理工数を削減でき、名刺の検索もスムーズになります。 

社内連携や営業・マーケティング活動の強化

名刺データにコンタクト情報や顧客管理システムなどの情報を紐づけて管理することで、取引先の最新動向・ニーズをキャッチアップしやすくなります。社内連携もスムーズになり、営業・マーケティング活動のスピードや質の向上につながります。

名刺の紛失防止・セキュリティ強化

名刺を現物のまま保管したり持ち歩いたりしていると、紛失・盗難のリスクがあります。名刺管理ソフト・アプリを導入すれば、いつでもどこでも名刺データを取り出すことができます。セキュリティ対策が講じられているツールを活用すれば、取引相手の個人情報が漏えいするリスクも抑えることができます。

名刺管理ソフト・アプリの機能一覧

名刺管理ソフト・アプリの機能一覧

 

名刺管理ソフト・アプリの主な機能を以下にまとめました。

 

機能

内容

名刺情報のデータ化

名刺をスキャナーやスマートフォンで読み込み、デジタルデータに変換する

名寄せ・重複防止

名刺データを取り込む際、データベースに同一人物がいないか自動チェックする

リスト作成・グルーピング

名刺データを取り込む際に、タグ付けなどでグループ分けできる

名刺データ検索

取得済の名刺データを氏名・社名などで検索できる

活動履歴管理

商談情報やタスクを名刺データに紐づける

マルチデバイス対応

パソコン・スマホ・タブレットなどさまざまな端末で使用できる

CSVエクスポート

顧客情報をCSV形式で出力する

セキュリティ機能

アクセスコントロールやIPアドレス制限などにより、不正アクセスを防止する

外部システム連携

SFAやCRM、MAなどの外部システムとデータ連携ができる

 

どの機能が搭載されているかはソフト・アプリによって異なります。選択の際は注意しましょう。

名刺管理ソフト・アプリで顧客情報を戦略的に活用しよう

名刺管理ソフト・アプリを用いれば、煩雑になりがちな名刺管理を効率化し、社内でスムーズに共有できるようになります。また、電話・メール・商談などの営業活動や外部システムの情報を紐づけることで、名刺情報が有用性の高い顧客情報になり、戦略的に活用しやすくなります。 

 

名刺管理ソフト・名刺管理アプリの導入を検討している方は以下の記事も参考にしてください。

名刺管理アプリ 11選|比較・選定ポイントとおすすめ「名刺管理ソフト・クラウド」の特徴や活用事例

 

 

この記事の監修者

杜美樹プロフィール写真

杜美樹

出版社に18年勤務。編集長、メディア設計、営業統括、システム開発PMと畑違いの職務で管理職を経験。現在は数々のメディアで企画・編集・執筆を手掛ける。得意領域は、実践も積んでいるメディア企画系、人事・マネジメント系、ビジネス系、医療・美容系。インタビュー経験は200件以上。Webライティングの講師も務める。

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