多種多様なバックオフィス業務をサポートする「オンライン秘書」。ルーティン的な事務作業から専門性が必要な業務まで幅広く委託できるため、自社の業務効率向上や人件費の削減などにつながります。ここでは、オンライン秘書のサービス内容と活用するメリット、サービスを利用する流れを説明します。
オンライン秘書とは
オンライン秘書（オンラインアシスタント）とは、インターネットを介してさまざまなバックオフィス業務をサポートする業務代行サービスです。依頼主とのコミュニケーションは、電話やチャット、オンライン会議ツールなどで行います。
オンライン秘書のサービス内容は、一般的な秘書業務にとどまりません。依頼主のニーズに合わせて、経理や営業事務、Webサイト運用など幅広い業務に対応しています。特定の業務を必要な期間だけ代行するため、人件費・採用コストの削減や人的リソース不足の解消につながります。
オンライン秘書のサービス内容
オンライン秘書のサービス内容の一例を以下に挙げます。どのような業務を代行してもらえるかは、オンライン秘書のスキルなどによって変わってきます。
秘書業務
オンライン秘書の基本サービスともいえるのが、一般的な秘書業務です。以下のような業務を代行します。
- スケジュール管理
- 電話・メール対応
- 出張・会食の手配
- 挨拶状・贈答品の手配
経理・人事業務のサポート
日々の経理作業や従業員の勤怠管理、採用活動などをサポートしてくれます。
- 経費精算
- 記帳代行
- 振込み・支払い代行
- 勤怠管理・給与計算
- 採用候補者の対応
- 面接日程の調整
- 入社・退職の手続き
営業・マーケティングのサポート
営業やマーケティングのアシスタント業務を任せることも可能です。
- 顧客情報の管理
- 情報収集、資料作成
- 企画書などの作成補助
- 見積書・納品書の作成
Webサイト運用のサポート
自社のホームページやECサイトなどの編集・運用をサポートしてもらえるオンライン秘書サービスもあります。
- ホームページの編集
- SNSの運用代行
- 画像の加工・編集
オンライン秘書を利用するメリット
オンライン秘書を利用すると、以下のようなメリット・効果が期待できます。
生産性の高いコア業務に集中できる
ビジネスの成果を高めるには、売上に直結しない業務を効率化することが肝要です。オンライン秘書を利用すれば、依頼主はコア業務に集中できるようになります。コア業務にまつわる事務作業や連絡業務などを切り出してアウトソーシングすることで、ビジネスにおいて重要度の高い業務に注力できます。
専門知識・スキルが必要な業務を切り出せる
オンライン秘書サービスには、秘書・アシスタント業務経験が豊富な人材が登録・在籍しています。厳しい選考を突破した優秀な人材が多いため、即戦力としての活躍が期待できます。また、一般的なアシスタント業務に加え、翻訳やWebデザインなど専門スキルのある人材もいるので、自社での対応が難しい専門業務を切り出すことも可能です。
人件費・採用コストの削減
秘書・経理・人事など、業務内容ごとにフルタイム人材を雇用すると固定費がかさみます。その点、オンライン秘書は時間単位で契約できるため、業務量に応じて人件費の調整が可能です。新規人材募集の広告費や人材紹介サービスへのマージンが不要になり、採用コストも削減できます。
オンライン秘書のサービス利用の流れ
オンライン秘書は一般に以下のような流れで利用します。ただし、サービス利用の手順は提供会社によって異なります。
問い合わせ
まず、サービス提供会社のお問い合わせフォームで連絡します。依頼したい業務内容や求める能力・スキルなどの要望を伝えましょう。
ヒアリング・打ち合わせ
問い合わせをすると、サービス提供会社から電話やメールがきます。依頼内容の確認および提供プラン・料金についての説明があるので、不明点があればこの段階で確認しておきましょう。対面での打ち合わせに応じているところもあります。
トライアル
本契約の前に、1日2～3時間で1週間程度の無料トライアルを利用できる場合があります。オンライン秘書のスキル感や自社との連携性などを確認し、導入可否を見極めましょう。
プラン決定・申込
オンライン秘書の利用プランを決定し、秘密保持契約および契約を締結します。
サービス利用開始
契約後、オンライン秘書によるサービス提供がスタートします。
オンライン秘書を利用して労働生産性を高めよう
オンライン秘書には幅広いバックオフィス業務を委託できるので、自社はコア業務にマンパワーを集中でき、労働生産性を向上させることができます。また、必要なときに必要なだけ業務を依頼できるため、人件費・採用コストの削減にもつながります。
オンライン秘書の選び方については、以下の記事を参考にしてください。
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