日々の予定管理を効率化できるスケジュール管理ツール（スケジュール管理ソフト）。スケジュール調整や共有といった基本機能のほか、プロジェクト管理ができる多機能なタイプも提供されています。メリットの多いツールですが、種類の多さから選定が難しいことも事実です。ここでは、スケジュール管理ツールの比較選定ポイントと導入時の注意点を解説します。
また、導入実績の多い代表的なスケジュール管理ツールをご紹介します。実際に利用する企業の活用事例も交えながら、サービスの強みや特徴の解説を行います。自社の課題や目的に照らし、適切なサービスを見つけてください。
スケジュール管理ツールの比較方法・選び方
スケジュール管理ツールで実現できること
スケジュール管理ツール（スケジュール管理ソフト）の選定は、次の4点を意識して進めてください。
■ツールのタイプを決定する
スケジュール管理ツールに分類されるツールは多種類あります。大きくは次の3タイプに分けることができます。自社の使い方を想定したうえで、絞り込むとよいでしょう。
- スケジュール管理特化型
- 情報共有機能を強化したグループウェア型
- タスク管理を強化したプロジェクト管理型
また、スケジュール管理ツールにはインターネット上で利用するクラウド型と、ソフトウェアをインストールするオンプレミス型があります。機能がシンプルなスケジュール管理特化型の大半はクラウド型ですが、多機能なタイプでは、クラウド型のほかにオンプレミス型も提供されています。
現在は、導入ハードルの低さや情報共有の利便性からクラウド型が主流です。一方、オンプレミス型は、カスタマイズ性やセキュリティ面での利点があります。自社の状況に応じて選択しましょう。
■機能を比較する
スケジュール管理ツールの基本機能は、スケジュール表の作成および共有です。グループウェア型やプロジェクト管理型など多機能なタイプは、提供元によって搭載されている機能が大きく異なります。各種サービスの機能を比較して、自社に適するツールを絞り込んでください。以下に主な機能例をあげます。
＜スケジュール管理機能＞
- 複数のスケジュール表を作成・共有
- 会議室や備品の予約管理
- 共有範囲や閲覧権限の設定
- リマインダー機能
＜コミュニケーション機能＞
- チャット機能
- ファイル共有
＜プロジェクト管理機能＞
- タスク管理
- ガントチャート機能
- 複数プロジェクトの一元管理
■コストを比較する
スケジュール管理ツールの利用にかかるコストは、サービスにより大幅に変わります。各種サービスのコストを比較して、継続利用しやすいツールを選定してください。
スケジュール管理に特化したシンプルなサービスには、無料で利用できるものが多く見られます。ただし、無料のツールは広告が表示される場合があるのでご注意ください。
多機能なスケジュール管理ツールは基本的に有料です。クラウド型ツールの費用相場は、1ユーザーあたり月額200〜600円程度となっています。使える機能やストレージ容量などに応じて、段階的に料金プランが設定されているものもあります。
オンプレミス型ツールのコストには、ライセンス料やシステム構築費、保守管理費用などがあげられます。サービスによっては、年額制のサポート料金が別途発生します。
使いやすさを比較する
スケジュール管理ツールの選定において、必ずチェックしたいのが使いやすさです。試用期間や体験版を利用して、操作のしやすさや画面のわかりやすさなどを比較しましょう。無料で使えるサービスも導入前に使用感をチェックしてください。
ツールの使いやすさをチェックする際は、多くの社員に操作を試してもらいましょう。ITツールに馴染みの薄い社員にも感想を聞き、スムーズに利用できるサービスを選定してください。
課題・ニーズ別に見たスケジュール管理ツールの向き・不向きの傾向
スケジュール管理ツールの選定は、自社の課題を踏まえて進めることが肝要です。次の表を参考にして、自社に適するサービスのタイプを選定してください。
|
課題 |
向き・不向きの傾向 |
|---|---|
|
低予算で導入したい |
・スケジュール管理に特化した無料または低料金のサービスを検討する ・機能を選んで導入できるクラウド型サービス（機能ごとに単価が設定されているサービス）が便利 |
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スケジュール管理から情報共有まで一つのシステムで完結したい |
・スケジュール管理や情報共有機能、プロジェクト管理機能をオールインワンで備えた多機能なサービスが適している |
|
取引先や外部パートナーとの情報共有にも活用したい |
・ゲスト招待できるクラウド型のサービスが適している。ユーザーごとに適切な権限設定できるかも要確認 ・オンプレミス型は不向き |
|
コストを抑えつつ大人数で利用したい |
・オンプレミス型サービス（エンタープライズライセンスのあるもの）が向いている ・大企業向けプランのあるクラウド型サービスも低コストに抑えやすい |
|
自社のセキュリティ要件が厳しい / 外部サービスにデータを保存できない |
・オンプレミス型サービスであれば自社のセキュリティ要件を担保しやすい |
導入時に注意すべき点
スケジュール管理ツールは、業務の効率化やミス防止に役立ちます。しかし、ツール導入以前に、スケジュール管理の基本を周知していなければ、運用時につまずくことが想定されます。うまくいかない要因は次の2つです。
- 業務に必要な時間を把握していない
- 業務の優先順位が人によってばらばら
スケジュール管理は、一つひとつのタスクにかかる時間を積み上げて成り立ちます。そのため、業務に要する時間を的確に把握していないと、効率的なスケジュール管理ができなくなってしまいます。また、業務の優先順位付けが人によってばらつきがある状態では、うまく進行できません。
ツール導入の効果を高めるには、スケジュール管理の基本についても理解を進めることが重要です。
目的に合ったスケジュール管理ツールを選ぼう
スケジュール管理ツールの選定では、導入目的を明確にした上で機能の比較を入念に行いましょう。継続的に利用するツールとなるため、費用対効果の面でも十分に検討する必要があります。サービス導入フェーズでは、必要に応じてスケジュール管理のルールを定めるなど、人によってばらつきが出ないよう配慮することも大切です。以上を踏まえた上で、具体的なサービス選定を進めてください。
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