業務の日程調整に役立つスケジュール管理ツール。カレンダーアプリ以上の役割を果たすツールとして、多数の企業で利用されています。スケジュール管理ツールに分類されるツールは多種類あり、多機能なものはメリットも多彩です。ここでは、スケジュール管理ツールの機能や導入メリットを解説します。
スケジュール管理ツールの導入を検討している方は以下の記事も参考にしてください。
おすすめスケジュール管理ツール｜比較・選定ポイントとおすすめ「スケジュール管理ソフト」の特徴や活用事例
スケジュール管理ツールとは
スケジュール管理ツール（スケジュール管理ソフト）とは、日々の予定を効率的に管理するためのツールです。Excelや手帳では手間がかかったり、見落としたりしがちなタスクの整理を容易にできるほか、チーム内のスケジュール共有やプロジェクト管理などに役立ちます。
スケジュール管理ツールに該当するサービスは多種類あり、シンプルなスケジュール管理機能に特化したものから、情報共有機能を強化したグループウェア型、タスク管理やプロジェクト管理機能を充実させた多機能なものまで多様です。スケジュールを効率的に管理することで、生産性向上に役立てることが可能です。
スケジュール管理ツールで実現できること
スケジュール管理ツールの導入によって、実現できることは次の3つです。代表的な機能例とともに説明します。
スケジュール管理を効率化
スケジュール管理ツールの導入により、煩雑になりがちなスケジュール管理を効率化できます。社内設備の予約管理を行うことも可能です。
- 個人・グループのスケジュールを登録
- カレンダーやタイムテーブルで予定を確認・共有
- 複数のカレンダー（部署別・プロジェクト別など）を作成可能
- 社内設備や備品（会議室・プロジェクターなど）の予約状況を管理できる
- リマインダー通知
業務管理を効率化
スケジュール管理ツールは、日々の業務やプロジェクト管理に役立ちます。業務の進捗状況や各社員の取り組みなどをツール上で一元管理することが可能です。一部のツールは勤怠管理にも対応します。
- タスク管理
- プロジェクトの進捗を管理（ガントチャート機能）
- ツール上で出退勤を打刻（タイムカード機能）
チームのコミュニケーションを強化
スケジュール管理ツールには、チームのコミュニケーション強化に役立つ機能を備えたものもあります。
- チャットツールによるコミュニケーションが可能
- グループチャットと個人チャットを使い分けできる
- チャット上でファイル送信
- 掲示板機能やSNS機能で情報共有
スケジュール管理ツールの導入で得られる効果
スケジュール管理ツールの導入による効果・メリットは次の3つです。
チームの生産性を向上
チームのスケジュール調整は手間のかかる作業です。会議の日時を決めるだけでも、メンバー各自に予定を聞き、会議室の空き状況を確認したうえで日程調整しなければなりません。
スケジュール管理ツールでチーム全員の予定を共有しておけば、メンバーに予定を聞く手間がなくなります。社内設備の予約状況もツールで確認できるため、素早く予定を決めることが可能。本来の業務に集中して、チームの生産性を高められます。
スケジュール調整ミスを防止
社員がそれぞれにスケジュール管理を行う環境では、日程調整ミスへの対応が遅れがちです。結果としてプロジェクト進行に無理が生じたり、アポイントの重複が発生したりといった不具合につながります。
スケジュール管理ツールを導入すれば、複数社員で業務スケジュールを共有しながら無理のないスケジュールを組むことができ、ミスにもいち早く気付けます。日程調整のミスを発見した場合は、チャット機能で素早く担当者に知らせることも可能です。
社内外の情報共有が容易に
スケジュール管理ツールの中には、ファイル共有や情報共有に役立つチャット機能などが搭載されているものもあります。ゲスト招待が可能なクラウド型ツールであれば、社外パートナーや取引先との情報共有も容易にできます。社内外でプロジェクトを組んでいる場合のスムーズな連携に役立ちます。
スケジュール管理ツールの機能一覧
スケジュール管理ツールで提供されている主要機能を表にまとめました。ただし、搭載されている機能は各社異なるため、事前に確認してください。
|
機能 |
特徴 |
|---|---|
|
スケジュール管理機能 |
・業務用スケジュール表（カレンダー・タイムテーブル）を作成 ・複数のスケジュール表を作成可能 ・複数社員のスケジュールを登録して共有 ・個人用カレンダーの作成も可能 ・社内設備や備品の予約状況を管理 ・リマインダー機能 |
|
コミュニケーション機能 |
・チャット機能（個人チャット・グループチャット） ・社内SNS ・掲示板機能 |
|
業務効率化機能 |
・タスク管理機能 ・ガントチャート機能 ・ファイル共有機能 ・タイムカード機能 ・ワークフロー機能 |
|
連携機能 |
・外部カレンダー（Googleカレンダー・Outlookカレンダーなど）と連携 ・外部ツール（チャットツール・グループウェアなど）と連携 |
|
管理機能 |
・ユーザー管理（登録・変更・削除など） ・権限設定（閲覧・編集などの権限を設定） |
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セキュリティ機能 |
・IPアドレス制限 ・操作ログ管理（操作履歴を記録・管理） ・カレンダーにパスワードを設定 |
スケジュール管理ツールの選定に動き出そう
スケジュール管理ツールの導入により、業務の日程調整を効率的に行えるようになります。スケジュール調整ミスの抑止やチームの生産性向上なども、ツールの導入で得られるメリットです。ただし、これらのメリットを得るには、ツール選定を慎重に行わなければなりません。ツールのタイプや機能をチェックして、自社にマッチするスケジュール管理ツールを選び出すことが肝要です。
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