契約業務の効率化やコスト削減に役立つ電子契約サービス(電子契約システム)。自社と取引先の双方にメリットのあるサービスですが、機能やセキュリティなどサービスの比較選定は慎重に行わなければなりません。ここでは、電子契約サービスの比較選定ポイントと、導入時の注意点を解説します。
また、導入実績の多い代表的な電子契約サービス(電子契約システム)をご紹介します。実際に利用する企業の活用事例も交えながら、サービスの強みや特徴の解説を行います。自社の課題や目的に照らし、適切なサービスを見つけてください。
電子契約サービスの比較方法・選び方
電子契約サービスを比較選定する際のポイント
電子契約サービスを選ぶ際の、4つのチェックポイントを紹介します。
■必要とする機能を備えているか
電子契約サービス(電子契約システム)の比較選定は、自社に必要な機能を検討した上で進めましょう。提供されている主な機能は、以下のものです。
- 電子契約書作成機能(テンプレート利用、既存書類のアップロードなど)
- 電子署名・タイムスタンプの付与(電子証明書による法的効力の確保)
- ワークフロー設定・管理機能(承認ステータス・リマインドなど)
- 電子文書の保管・検索機能
- 外部システムとの連携(SFA・CRM・グループウェア・会計システムなど)
たとえば、法的効力を持つ契約書を作成したい場合は、証拠力として有効と認定されているシステムを選ぶ必要があります。契約書の作成に不慣れな場合は、テンプレートを利用できるタイプが便利です。自社で利用したい書類に対応しているかは、サービス提供元のHPをチェックするとよいでしょう。
契約関連業務を効率化したい場合は、ワークフロー機能や外部システムと連携できるタイプがおすすめです。自社の導入目的と照らし合わせて、必要な機能を見極めるようにしましょう。
■取引先にかかる負担を考慮する
電子契約サービスを活用するには、取引先の同意と協力が必要です。相手方の負担も考慮して、サービス選定を進めることをおすすめします。具体的には、以下の4点を選定要素に加えましょう。
- 取引先でのアカウント取得が必要か
- 取引先でのサービス利用に費用は必要か
- 取引先に合わせて契約締結方法を選べるか
- 取引先での電子証明書取得が必要か
電子契約の利用を取引先に拒否されては、サービスを導入する意味がありません。取引先が背負うコストや業務フローへの影響などを意識して、サービスを比較選定してください。取引先ですでに電子契約サービスを導入している場合は、同じサービスを導入候補に入れておくのも一案です。
■料金体系とコストを比較する
電子契約サービスの利用コストは、サービスごとに大きく異なります。料金体系とコストの比較を行い、無理なく長期利用できるサービスを選び出しましょう。
多くの電子契約サービスでは、基本料金と従量課金を組み合わせて、月々の料金を決定しています。月額基本料金はスタンダードなプランで数千円から数万円程度が標準ですが、ユーザー数・署名数・送信件数、使える機能などによって料金が変わるケースが多くなっています。
従量課金は契約書1件ごとに加算されるのが一般的で、簡易的な電子サインの場合と実印に相当する電子証明書付の書類とで金額が異なることもあります。契約書送信料を無料としているサービスもあるので、気になる方はチェックしてみてください。
■セキュリティ性を確認する
電子契約サービスの選定において、必ずチェックしたいのがセキュリティ性です。セキュリティ対策においては、以下の点を確認してください。
- 暗号化通信
- データのバックアップ体制
- サーバーの監視システム
- アクセス権限・認証
- 操作ログの取得
課題・ニーズ別に見た電子契約サービスの向き・不向き
電子契約サービスの選定は、自社の課題を踏まえて進める必要があります。次の表を参考にして、課題に向くサービスを検討してください。
課題 |
向き・不向きの傾向 |
---|---|
コストを掛けずに導入したい / 試しに使ってみたい |
・無料プランのあるサービスが便利。ただし、契約通数などに制限がある点に注意 |
取引先に負担をかけたくない |
・取引先にコストがかからないサービスが適している ・取引先がアカウントを取得しなくても使えるシステムが向いている ・メール送信、URL通知など取引先の負荷軽減に寄与する機能を備えたものを選ぶ |
現在使用している紙の書類とのギャップを少なく抑えたい |
・既存の書類をアップロードして電子文書として使用できるサービス |
契約書の作成に不慣れなため助けがほしい |
・各種テンプレートを使えるシステムが便利 ・専門家による作成支援やチェックを依頼できるサービスもある |
社内稟議や契約承認とあわせて業務効率化を図りたい |
・承認のワークフローを設定できるシステムが適している ・自社で使っている既存システムと連携できるサービスであればシームレスな運用が可能 |
導入時に注意すべき点
■取引先の理解を得る
電子契約に切り替える場合は、事前に取引先の合意を得ることが必要です。取引先が了承しない場合は相手側に合わせるほかなく、導入が進まないケースがあります。取引先に理解・納得のうえ合意してもらえるよう、電子契約サービスの導入による業務フローへの影響、コスト面などのメリット・デメリットをしっかり説明するようにしましょう。
■事前に導入までの計画を立てる
電子契約サービスを導入する目的として、業務効率化を挙げる企業が多いでしょう。しかし、これまで紙の文書を扱ってきた場合、一気に電子契約に切り替えると混乱が生じる可能性があります。
事前に運用マニュアルを作成して説明会を実施する、移行期間を設けるなど、スムーズな運用を実現するための導入計画が重要です。また、運用フローは定期的に見直して、自社に合った運用へと改善していくことも大切です。
■電子契約サービスの導入は取引先を意識して行う
電子契約サービスの選定は、自社に必要な機能を検討し、かつ取引先への影響も意識して行うことが肝要です。サービス導入に際しては、取引先への丁寧な説明を行わなければなりません。取引先の協力があってこそ、導入の成果を上げることができます。以上の点を押さえた上で、具体的なサービス選定に進んでください。
電子契約サービス 15選「特徴」と「活用事例」
1.BtoBプラットフォーム 契約書
(参照元:https://www.infomart.co.jp/contract/index.asp)
サービス名 |
BtoBプラットフォーム 契約書 |
キャッチフレーズ |
最大5社間契約、電帳法に対応する電子契約サービス |
サービス概要 |
「BtoBプラットフォーム 契約書」は、企業間で交わされる契約をWeb上で締結できるクラウドサービスです。電子帳簿保存法に対応しており、電子契約の安全性・安定性を担保する法的環境と技術基盤に基づいたものです。 |
運営企業 |
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サービス詳細 |
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サービス資料 |
導入した企業の声
玉野総合コンサルタント株式会社 経営管理部様:
導入目的は、紙ベースで日数を要している請求書の業務効率化を図るため。BtoBプラットフォーム 請求書を活用することで、注文書・請求書の発行から締結まで瞬時に完結するので、これまで印刷や封入にとられていた時間がなくなりました。承認も電子での押印になり格段に業務効率が向上し、作業時間が半減しました。
2.クラウドサイン
(参照元:https://www.cloudsign.jp/)
サービス名 |
クラウドサイン |
キャッチフレーズ |
日本の法律に特化した 弁護士監修の電子契約サービス |
サービス概要 |
「紙と印鑑」を「クラウド」に置き換え、契約作業をパソコンだけで完結させます。 |
向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
導入社数 |
約 100000 社 (2021年02月26日時点) |
機能一覧 |
・契約締結 |
価格 |
・Standard 10,000円 / 月 |
運営企業 |
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サービス詳細 |
3.SRIクラウドfor契約書管理
(参照元:https://www.sri-net.co.jp/keiyakusho/)
サービス名 |
SRIクラウドfor契約書管理 |
キャッチフレーズ |
契約書の管理を劇的にカエル。 |
サービス概要 |
SRIクラウドfor契約書管理は契約書原本・電子データを1件単位でトータルに管理出来るシステムです。 |
向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
価格 |
・価格はお問合せください |
運営企業 |
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サービス詳細 |
4.DocuSign(ドキュサイン)
(参照元:https://www.docusign.jp/)
サービス名 |
DocuSign(ドキュサイン) |
キャッチフレーズ |
持続可能なビジネスへ。 |
サービス概要 |
≪世界数億人のユーザーに信頼される電子署名≫ |
向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
機能一覧 |
・電子署名 |
価格 |
・電子署名のプラン Personal 15アメリカドル / 月 |
運営企業 |
|
サービス詳細 |
5.Holmes(ホームズクラウド)
(参照元:https://www.contracts.co.jp/)
サービス名 |
Holmes(ホームズクラウド) |
キャッチフレーズ |
最適な契約管理を ワンプラットフォームで |
サービス概要 |
≪ホームズクラウドは、契約書作成・レビュー・承認・締結・更新・管理といった、契約にまつわる業務を集約し、契約業務の効率化を実現できます。≫ |
向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
機能一覧 |
・【契約書マネジメント機能】一元管理 |
価格 |
・Standard【初期費用200,000円】 100,000円 / 月 |
運営企業 |
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サービス詳細 |
6.paperlogic
(参照元:https://paperlogic.co.jp/)
サービス名 |
paperlogic |
キャッチフレーズ |
「電子のハンコ」で出社いらずの完全テレワークを |
サービス概要 |
≪ペーパーロジックは契約書や請求書など法定保存文書を完全に電子化・ペーパーレス化(紙廃棄)するクラウドサービスを提供しています。≫ |
向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
機能一覧 |
・電子稟議 |
価格 |
・≪電子稟議≫5ユーザープラン 20,000円 / 月 |
運営企業 |
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サービス詳細 |
7.Hubble
(参照元:https://hubble-docs.com/)
サービス名 |
Hubble |
キャッチフレーズ |
契約書の管理・共有をスマートにするソフトウェア |
サービス概要 |
≪Hubbleは、契約書をはじめとする法務ドキュメント業務に特化したクラウド型ソフトウェアです。≫ |
向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
機能一覧 |
・『基本機能』自動バージョン管理・差分抽出 |
価格 |
・Team plan 80,000円 / 月 |
運営企業 |
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サービス詳細 |
8.AI-CON
(参照元:https://ai-con.lawyer/)
サービス名 |
AI-CON |
キャッチフレーズ |
AI による契約書チェックサービス AI-CON |
サービス概要 |
契約書チェックの新たな選択肢AI-CONでチェックから修正まで簡単3ステップ |
向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
機能一覧 |
・条文ごとのリスク判定機能 |
価格 |
・即時チェックプラン 500円 / 1通(税別) |
運営企業 |
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サービス詳細 |
9.NINJA SIGN
(参照元:https://www.ninja-sign.com/)
サービス名 |
NINJA SIGN |
キャッチフレーズ |
面倒な契約業務が出社不要でスマートに解決! |
サービス概要 |
≪契約書の作成、締結、管理まで、契約業務の煩雑なプロセスをこれ1つでオンラインで完結するワンストップ型の電子契約サービスです。≫ |
向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
機能一覧 |
・【契約書の作成】テンプレート登録・管理 |
価格 |
・Free 0円 / 月 |
運営企業 |
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サービス詳細 |
10.電子印鑑GMOサイン
(参照元:https://www.gmosign.com/)
サービス名 |
電子印鑑GMOサイン |
キャッチフレーズ |
押印ワークフローもそのまま電子化 |
サービス概要 |
≪電子印鑑GMOサインは、契約や承認などに関する仕事を効率化できる電子契約サービスです。≫ |
向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
機能一覧 |
・署名機能 |
価格 |
・お試しフリープラン 0円 / 月 |
運営企業 |
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サービス詳細 |
11.クラウドサイン SCAN
(参照元:https://www.cloudsign.jp/related/scan/)
サービス名 |
クラウドサイン SCAN |
キャッチフレーズ |
契約管理をかんたんに |
サービス概要 |
クラウドサイン SCANとは、紙の契約書の面倒なスキャンからクラウドサイン上への書類情報の入力、データのインポートまでを全て代行いたします。 |
向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
機能一覧 |
・スキャンやデータ入力の手間が不要 |
価格 |
・価格はお問合せください |
運営企業 |
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サービス詳細 |
12. 電子署名・タイムスタンプ
(参照元:https://www.contract-mgt.jp/signts)
サービス名 |
電子署名・タイムスタンプ |
キャッチフレーズ |
contract |
サービス概要 |
≪kintoneアプリに保管されたファイルに対し、電子署名およびタイムスタンプを付与することが可能です。≫ |
向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
機能一覧 |
・電子署名(電子証明書) |
価格 |
・契約書作成アプリ 500円 / 月 |
運営企業 |
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サービス詳細 |
13. WAN-Sign
(参照元:https://www.wanbishi.co.jp/econtract/index.html)
サービス名 |
WAN-Sign |
キャッチフレーズ |
電子署名・電子サインで脱ハンコを推進する |
サービス概要 |
≪電子契約サービス≫ |
向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
機能一覧 |
・締結レベルが自由自在 |
価格 |
・価格はお問合せください / 月 |
運営企業 |
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サービス詳細 |
14. 電子契約サービス
(参照元:https://www.hcs.co.jp/products/electronic-contract/)
サービス名 |
電子契約サービス |
キャッチフレーズ |
全力パートナー |
サービス概要 |
≪金融機関様向け『契約書ペーパーレスソリューション』≫ |
向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
機能一覧 |
・電子署名 |
価格 |
・価格はお問合せください |
運営企業 |
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サービス詳細 |
15. e-reverse
(参照元:https://www.e-reverse.com/)
サービス名 |
e-reverse |
キャッチフレーズ |
とことんラク!をあしたのふつうに |
サービス概要 |
≪「産廃管理業務をとことんラクにする」サービスです!≫ |
向いてる形態 |
BtoB/BtoC |
導入社数 |
約 9479 社 (2021年02月28日時点) |
機能一覧 |
・【付加サービス】 |
価格 |
・排出事業者様 価格はお問合せください |
運営企業 |
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サービス詳細 |