【セミナーレポート】株式会社Phone Appli／株式会社カインズ「マニュアル作成ツールTeachme Biz」の活用事例

本記事では、株式会社シーラベルが主催する『DX事例合同ウェビナー』のレポートをお届けします。

2020年12月4日に開催した4社合同ウェビナーのテーマは、『生産性向上・ナレッジシェアのDX事例』。
 

それでは、一つ目のサービスから見ていきましょう。

登壇者は、株式会社スタディスト マーケティング部の今井氏です。同社が提供するマニュアル作成ツール『Teachme Biz(ティーチミー・ビズ)』の特徴と、2つの活用事例（ユーザー企業：株式会社Phone Appli／株式会社カインズ）をご紹介いただきました。

人材育成・生産性向上につながるTeachme Biz

まず、今井氏による会社説明と自己紹介からスタートし、さっそく本題へ。

今井氏：
弊社では、手順書・マニュアルは「作成した人以外の人が、業務を正しく再現できるために作るもの」だと考えています。手順書は、作るだけでは意味がなく、実際に業務に活用し、成果・効果につなげていくことが大切です。

今回ご紹介するTeachme Bizは、効率的で実践的な人材育成と生産性の向上が同時に実現できるサービスです。

Teachme Bizを使用すれば、マニュアルを作成しただけで終わりにせず、人材育成に活用し、生産性向上につなげる活用サイクルを実現することが可能です。

業務再現性の高いマニュアルを簡単に作成

Teachme Bizの特徴について、まずは他サービスとの比較でご紹介します。

マニュアル作成にWordやPowerPointなどのオフィス系サービスを用いている方も多いと思いますが、人によって完成度にばらつきが出やすく、作成・更新の手間がかかるなど運用負荷が高いと思います。

動画マニュアルサービスは、専門スキルやツールが必要で作成後の編集・更新の負荷が高いなど、課題解決に直接結びつくのが難しい場面もあります。

従来の手順書は、文字だらけで伝わりにくいものが多いですが、ビジュアルベースのTeachme Bizであれば、画像や動画で工程ごとに視覚的にわかりやすく伝えることができ、作成も簡単です。

また、動画のみで作成した手順書は、見る際に一時停止や再生をくり返す必要があり、ポイントの復習もしづらいですが、Teachme Bizはステップごとに業務の流れを定義する構造になっているため、業務再現性が高いです。

Teachme Bizは、ビジュアルベースの手順書を、作成・配信・運用・管理できるソリューションです。クラウドサービスなので急な変更も即時反映でき、マニュアルを常に最新の状態で管理・運用できます。

手順書は、主に初めて業務を行うシーンで使用されますが、ほかにも、手順が変更になったときや、久しぶりに行う業務で思い出せないときなどでも大いに活用できます。タスク機能やQR出力機能など、利便性を高める機能も搭載されています。

【活用事例①株式会社Phone Appli 】QRコード機能を活用して業務環境を整備

ここからは、2つの導入事例をご紹介します。

まず、株式会社Phone Appli様の活用事例について、取締役の岩田様にお話しいただきました。

岩田氏：
組織の整備より成長が上回っている時期は、業務環境が整っていないため、「あれもない、これもない」「仕事の進め方がわからない」など職場は混乱しやすいです。全員がそういう状態になってしまうと、会社は良い方向に進みません。当時は、これから社員が増えて会社の規模を大きくしていこうという時期だったため、このままではいけないと感じていました。

Teachme Bizを導入したことで、新任の人でも迷いなく業務を進められるようになりました。「一人でできます」と言ってくれる人が増え、非常に大きな手応えを感じました。

Teachme Bizで特に便利だと思う機能は、QRコード機能です。手順がわかりにくそうな場所に、マニュアルにアクセスできるQRコードを貼っておけば、その場ですぐに確認できます。弊社はQRコードを積極的に活用していて、社内の様々な場所に設置しています。

今は、わからないことがあったらTeachme Bizで確認する習慣が社内に定着しました。

Teachme Bizによって、基本的な業務環境を構築できたため、このまま人材を増やせば順調に組織が成長していけると実感でき、非常に嬉しいです。

Teachme Bizが組織の急成長を支える

今井氏：
Phone Appli様は、これまで毎月5名以上ほどの中途入社の採用をしていたため、OJTを担当する人事や配属部門の負担が大きかったそうです。また、業務が属人化していたためマニュアルが存在せず、あったとしてもフォーマットが統一されていないといった課題をお持ちでした。

Teachme Bizを導入したことで、「わからなければTeachme Bizを見る」という環境が整備でき、関係部門の負担軽減や業務の標準化を実現、スタートアップ期を乗り越えられたという事例でした。

【活用事例②株式会社カインズ】人材教育・研修を効率化

それでは、もう一つの事例として、リモート環境下での人材教育にご活用いただいた株式会社カインズ様の事例をご紹介します。

株式会社カインズ 店舗カインドネス推進部部長の長澤様にお話しいただきました。

長澤氏：
弊社では、アルバイトを含めて約2万人の従業員が働いています。人材教育の面では、「わかりやすく教えるのが難しい」「アルバイトメンバーやパートメンバーに教えている時間がない」といった課題があり、自己学習ツールも揃っていなかったため、うまく教育が回っていませんでした。

Teachme Bizを使用すれば、時間をかけずに簡単にマニュアルを作成できます。動画マニュアルだと、動画をひと通り見る必要がありますが、Teachme Bizは画像を併用してステップを作ることによって、わからない部分だけを確認できます。そのおかげで、アルバイトメンバーの方たちが、テーブルクロスなどの切り売りも「こんなに簡単だったのね」ということで、進んで行ってくれるようになりました。

また、新型コロナウイルスの影響で、新社員研修はWeb研修をメインに組み立てました。Teachme Bizのトレーニング機能を使って学習を進めることで、誰が・どこまで学習できているのかが遠隔でも非常に分かりやすく、新入社員のフォローに役立ちました。

今までは、紙のマニュアルを使ったマンツーマンの学習が当たり前だったと思いますが、これからのニューノーマルの時代では、Teachme Bizのような映像を活用した教育が当たり前になると思います。我々も、当たり前のように使いこなせなければいけないと考えております。

20,000人の従業員がいつでも学べる環境をTeachme Bizで整備

今井氏：
カインズ様では、Teachme Biz によって2万人の従業員の方がいつでも学べる環境を整備し、業務内容の事前学習や、モバイルでの復習にご活用いただきました。その結果、非対面型の研修でも正社員登用試験の合格率が高水準でキープできているそうです。

このほかにも、色々な領域での活用事例がございます。Teachme Bizのサービスサイトや無料体験会もございますので、ぜひお問合せください。

どうもありがとうございました。

■登壇者

• 株式会社スタディスト　マーケティング部　今井 愛弓
• 大学卒業後、富士ゼロックス関連会社に所属し、BPOサービスの現場責任者として委託企業の業務効率化、高品質化に取り組む。 その後、広告会社でデジタル領域のマーケティング職を経て2019年株式会社スタディストに入社。 マーケティング部でセミナー企画・運営を担当している。

■事例紹介企業

事例①：株式会社Phone Appli

• 住所：東京都港区
• 業種：情報通信業
• ビジネス領域：インターネットサービス
• 従業員規模：101〜500名
• HP：https://phoneappli.net/

事例②：株式会社カインズ

• 住所：埼玉県本庄市
• 業種：商業（卸売業、小売業）
• ビジネス領域：ストア店舗・スーパー・コンビニ・百貨店など
• 従業員規模：5000名〜
• HP：https://www.cainz.co.jp/