従業員のマイナンバー（個人番号）を効率的に管理できる「マイナンバー管理システム」。マイナンバーの収集や保管などを支援する機能を備えています。ここでは、マイナンバー管理システムの機能や導入メリット、ツール導入で実現できることを解説します。
マイナンバー管理システムの導入を検討している方は以下の記事も参考にしてください。
マイナンバー管理システム 2選｜比較・選定ポイントとおすすめ「マイナンバー管理システム」の特徴
マイナンバー管理システムとは
マイナンバー管理システムとは、企業におけるマイナンバーの取得や保管などを効率化するシステムです。従業員や扶養家族、取引先などのマイナンバーを効率的かつ安全に管理するための機能を備えています。
マイナンバーは行政手続きに必要な番号であり、企業においては各種資格取得届や源泉徴収票などの作成に用いられます。このため、企業では重要な個人情報であるマイナンバーを従業員や取引先などから取得し、安全かつ厳重に取り扱わなければなりません。
紙の書類やExcelでのマイナンバー管理は手間がかかるうえ、セキュリティ面に懸念が残ります。こうした問題を解消し、効率的かつセキュアなマイナンバー管理を可能とするツールがマイナンバー管理システムです。
マイナンバー管理システムで実現できること
マイナンバー管理システムの導入により、次のことを実現できます。主要な機能とともに見ていきます。
マイナンバーの収集を効率化
マイナンバー管理システムには、マイナンバー収集業務を効率化する機能があります。従業員によるシステムへの情報入力が可能なため、管理者が書類を収集したり、PC入力をしたりといった手間をなくすことができます。
- マイナンバー提出用URLを従業員にメール送信
- 提出依頼時にマイナンバー利用目的を通知
- 従業員のPCやスマホでマイナンバーを直接入力
- 番号確認書類や本人確認書類を画像データで提出
- 扶養家族や株主、取引先などからのマイナンバー取得も可能
マイナンバー管理を効率化
マイナンバー管理システムの導入により、マイナンバーの管理を安全かつ効率的に行えるようになります。クラウドサーバーまたは自社サーバーにマイナンバーを保存し、セキュアな環境で手間をかけずに管理できます。
- マイナンバーをクラウドサーバーに保存
- 複数の認証機能で不正アクセスを防止
- マイナンバー取扱履歴をシステムに記録
- マイナンバーの削除予定日を設定・管理
- マイナンバー削除時に削除証明書を発行
帳票作成の手間を軽減
マイナンバー管理システムは、外部システムとの連携性に優れるものも提供されています。外部連携機能の活用により、マイナンバーの記載が必要な帳票作成の手間を軽減できます。
- 給与計算ソフトや労務管理システムなどの外部システムと連携
- 各種帳票の作成時にマイナンバーを出力
マイナンバー管理システムの導入で得られる効果・メリット
マイナンバー管理システムを導入することで、次の効果・メリットが期待できます。
マイナンバー管理のミスを防止
マイナンバー管理業務では、マイナンバー法を遵守し、情報を適切に取り扱わなければなりません。管理者には正確な情報の取得と管理、利用実績と廃棄の記録などが求められます。しかし、紙の書類やExcelでのマイナンバー管理では、手作業によるミスが起こりやすい上に、セキュリティ面での課題があります。
マイナンバー管理システムを導入すれば、管理で生じがちなミスを防止できます。ナンバー収集から保管、廃棄までをシステムで一元管理できるようになり、情報の誤入力や漏洩などのミスが生じにくくなります。
電子化と業務効率化によるコスト削減
管理すべき個人情報が増えれば、印刷代や保管設備費、人件費などが増加することになります。マイナンバー管理システムの導入後は、マイナンバー関連書類の印刷や、自社設備でのナンバー保管が不要になります。また、ナンバー取得時や廃棄時の情報確認が簡便になるほか、外部連携機能により帳票へのマイナンバー記入を効率化することも可能です。これらのメリットを活かして、コスト削減につなげることができます。
業務標準化による属人化解消
マイナンバー管理は煩雑な業務であり、担当者を限定する必要もあるため属人化しがちです。担当者が独自の方法でナンバー管理を行うことにより、業務の引き継ぎが難しくなるケースもあります。
マイナンバー管理システムを導入すれば、ナンバー収集から利用、廃棄までの作業が標準化されます。
マイナンバー管理システムの機能一覧
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機能 |
特徴 |
|---|---|
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マイナンバー収集機能 |
■管理者用機能 ・インターネットや社内ネットワーク経由でマイナンバーを収集 ・マイナンバー提出依頼をメールで通知 ・提出依頼時にマイナンバーの利用目的を通知 ・収集したマイナンバーのエラーを自動チェック ・管理者によるマイナンバーの代理入力も可能（一部サービスの機能） |
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■提出者用機能 ・PCやスマホからマイナンバーを入力 ・番号確認書類を画像データでアップロード ・本人確認書類を画像データでアップロード |
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マイナンバー管理機能 |
・マイナンバーの保管期限を管理 ・マイナンバーの削除予定日を設定 ・マイナンバーを復元不可能な形式で完全削除 ・マイナンバーの削除証明書を発行 |
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セキュリティ機能 |
・各種情報を暗号化して保存 ・マイナンバーへのアクセス権限を管理 ・IDとパスワード、ワンタイムパスワードなどで不正アクセスを防止 ・二段階、三段階の認証設定が可能 ・マイナンバー取扱履歴を記録（参照履歴、出力履歴、利用目的などを記録） |
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外部連携機能 |
・外部システムとAPI連携 ・給与計算ソフトと連携 ・会計システムと連携 ・労務管理システムと連携 ・勤怠管理システムと連携 ・ERPと連携 ・電子申請システムと連携 ・CSV形式でマイナンバーを出力 ・書類作成時にマイナンバーを自動入力（特定の外部システムとの連携時に使用できる機能） |
マイナンバー管理システムで業務を改善しよう
マイナンバー収集と管理の効率化、ミスの防止や業務コストの削減など、マイナンバー管理システムの導入で得られるメリットは多数あります。現在の管理業務に問題を感じているなら、マイナンバー管理システムを導入する価値は大です。ただし、サービス選定は慎重に行ってください。セキュリティ性や機能を比較して、自社に適するサービスを選ぶことが肝要です。
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