WEB給与明細システムとは｜給与明細電子化の機能一覧・導入メリット・実現できること

ペーパーレス化の一環として、WEB給与明細システムを導入する企業が増えています。給与明細書を電子化することで、企業と従業員の双方にメリットがあります。ここでは、WEB給与明細サービスの導入により実現できることや導入メリット、機能を解説します。

WEB給与明細システムの導入を検討している方は以下の記事も参考にしてください。

WEB給与明細システム4選｜比較・選定ポイントとおすすめ「給与明細電子化」の特徴

WEB給与明細システムとは

WEB給与明細システム（WEB給与明細サービス）とは、給与明細書をペーパーレス化するWEBサービスです。インターネット上で給与明細の配信を行えることから、WEB給与明細書配信システムとも呼ばれます。

WEB給与明細システムが担う役割は、電子データでの給与明細書の発行と配付です。電子データは取り扱いに手間がかからず、最小限の労力で多数の相手に配信できます。スマホやPCなどの端末さえあれば閲覧できることも電子データの利点です。WEB給与明細システムは電子データの特徴を活かしたサービスであり、企業と従業員の双方に多数のメリットをもたらします。

WEB給与明細システムで実現できること

WEB給与明細システムの導入により実現できることは、次の通りです。

給与明細書の作成と配付を効率化

WEB給与明細システムの導入により、給与明細書の作成と配付を効率的に行えるようになります。給与計算ソフトや労務関連システムなどと連携することも可能で、給与データをインポートするだけで作成できるため、明細書作成から配付までの時間を大幅に短縮できます。

• テンプレートから給与明細書のフォーマットを作成
• 給与計算ソフトのデータ（CSVファイル）をインポート
• データから給与明細書を自動作成
• メールによる効率的な明細書配付
• WEBブラウザでの明細書確認も可能
• 明細書発行スケジュールを設定できる
• 賞与明細の作成も可能

管理部門の負担を軽減

WEB給与明細システムの導入により、管理部門（総務・経理）の負担を軽減できます。ペーパーレス化により明細書を紛失するリスクがなくなるうえ、過去の明細書の確認や印刷を従業員側が行えるようになり、アフターフォローが不要となります。

• 従業員が24時間いつでもWEBで給与明細書を確認できる
• 過去数年分の明細書も閲覧可能
• 明細書をPDF形式でダウンロードして印刷できる

年末調整を効率化

WEB給与明細システムは年末調整業務を効率化させます。サービスの機能を使って、各種帳票を効率よく作成することが可能です。

• 源泉徴収票を効率的に作成（CSVファイルを取り込んで作成）
• マイナンバーを安全に取得できる
• 基礎控除申告書や保険料控除申告書など、各種申請書の作成をプラットフォーム上で行える（一部サービスの機能）

WEB給与明細システムの導入で得られる効果

WEB給与明細システムを導入することで、以下のような効果・メリットが期待できます。

ペーパーレス化によるコスト削減

紙の給与明細書を使う環境では、明細書発行のたびに印刷代や封書代などのコストが生じます。複数の拠点を持つ企業では、明細書の郵送代が発生する場合もあります。印刷や封入、郵送などの作業に要する人件費も含めると、給与明細書の発行には一定以上のコストがかかり続けることになります。

WEB給与明細システムにより明細書のペーパーレス化を推進すれば、作成・配付にかかるコストをカットできます

業務効率化による生産性向上

紙で給与明細書を発行している場合、毎月の明細書の作成・配付に多くの労力を割かなくてはなりません。重要な作業とはいえ、ノンコア業務である明細書発行に多大なリソースを消費することは、生産性向上が求められる現代の企業には痛手です。

WEB給与明細システムの導入事例では、給与明細書の発行に要する時間を6分の1程度に短縮したケースも多く見られます。サービス導入後は給与明細書の発行作業が給与データの登録のみとなるため、ほとんどの企業で同様の時間短縮を実現することが可能です。また、明細書発行に割く人的リソースも最小限で済むようになり、生産性の高い業務に注力できるようになります。

給与明細配付のミスを防止

手渡しや郵送での明細書の配付には、人的ミスの可能性がつきまといます。WEB給与明細システムでは、添付ファイルや閲覧用URLを添えたメールにより、給与明細書を配信します。そのため、WEB給与明細システムの導入後は、手渡しする相手や郵送先を間違えるような人的ミスがなくなります。誤配付の心配がなくなれば、給与担当者の心理的負担も軽減されます。

WEB給与明細システムの機能一覧

WEB給与明細システムの機能を以下にまとめました。ただし、搭載されている機能はサービスによって異なるため注意してください。

WEB給与明細システムの導入に乗り出そう

WEB給与明細システムを導入すれば、給与明細書の発行や配付にかかる業務を大幅に効率化できます。紙の明細書に付きものの印刷や封入などの手間を完全になくすことが可能です。結果的に給与明細書の発行コストが大きく削減されますし、効率化により浮いた人的リソースをほかの業務に活かせるようになります。このように導入メリットが大きいWEB給与明細システムですが、サービス選定は慎重に行ってください。自社に必要な機能を検討した上で、使い勝手のよいサービスを選ぶことが肝要です。

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