テレビ会議システムとは｜テレビ会議システムの機能一覧・導入メリット・実現できること

遠隔地にいる相手と音声・映像による双方向コミュニケーションができる「テレビ会議システム」。複数拠点と同時接続が可能で、移動時間・費用の削減や意思決定スピードの向上が期待できます。記事では、テレビ会議システムで実現できることや機能一覧、導入するメリット・効果を紹介します。

テレビ会議システムの導入を検討している方は以下の記事も参考にしてください。

テレビ会議システム 3選｜比較・選定ポイントとおすすめ「テレビ会議」の特徴や活用事例

テレビ会議システムとは

テレビ会議は、専用の通信回線で遠隔拠点の相手と接続し、音声や映像によってコミュニケーションをとる会議方法です。テレビ会議を行うためには、リモコン付きカメラやマイク、スピーカーなどの専用機材を用意する必要があります。それらがパッケージ化されたシステムをテレビ会議システムといいます。

テレビ会議システムはWeb会議システムと混同されやすいですが、全く異なるものです。Web会議システムは、パソコンとインターネット環境があればどこでも使用でき、1対1や少人数でのミーティング、商談、面接などに適しています。

テレビ会議システムは会議室などに備え付けるもので、テレビモニターやプロジェクターに接続して使用します。使用場所は限られますが大人数での同時利用が可能で、複数拠点との大規模な会議や研修、セミナーなどに多く用いられます。 

テレビ会議システムで実現できること

テレビ会議システムの導入によって実現できることは、以下の2つです。

複数拠点・大人数のスムーズな遠隔コミュニケーション

テレビ会議は専用回線を用いた安定的な帯域を確保できるため、クリアな音声・映像で臨場感のあるコミュニケーションがとれます。映像の遅延などのトラブルが起こりにくいため、複数の遠隔拠点と音声・映像を結んだ大人数の会議もスムーズに実施可能です。海外拠点とのやりとりにも役立ちます。 

• 音声・映像を用いた通話機能
• 多地点接続機能

質の高い遠隔会議・研修が可能に

テレビ会議システムではお互いの画面を共有できるため、資料やデータをリアルタイムに共有しながら話し合うことができます。対面と遜色がない会議品質を保つことができ、内容の濃い会議が実施可能。研修や講演会にも便利です。また、録音・録画機能があるタイプなら会議の内容を記録でき、議事録の作成にも役立ちます。

• PC接続・画面共有機能
• 録音・録画機能
• 画面レイアウト変更機能

テレビ会議システムの導入で得られる効果

テレビ会議システムの導入によって期待できる効果・メリットは次の3つです。

移動による時間的ロス・コストの削減

拠点が多い企業の場合、会議のために社員が出張する機会も増え、交通費や宿泊費がかさみがちです。出張手配や移動に要する時間的なロスも少なくありません。拠点間の会議にテレビ会議システムを活用すれば、出張に要していた時間やコストを削減できます。

業務効率化による生産性の向上

テレビ会議を導入すれば、移動や出張によって失われていた時間を他の業務に使えるようになるため、労働生産性の向上が期待できます。遠隔会議による業務効率化で各拠点の生産性が向上すれば、相乗効果で全社的な業績アップにつながります。

意思決定スピードの向上

各拠点から社員を集める会議では重要な意思決定がなされることが多いものの、距離的な制約からタイムリーな実施が難しいことがあります。テレビ会議システムを活用すればトラブル発生時なども複数拠点と速やかに会議を実施でき、スピーディな意思決定が可能になります。 

テレビ会議システムの機能一覧

テレビ会議システムの主な機能を以下にまとめました。ただし、搭載されている機能は製品によって異なるため、選定時はどの機能が備わっているか、よく確認してください。

テレビ会議システムを活用して生産性を高めよう

テレビ会議システムを導入すれば、遠隔の拠点や海外拠点とスムーズに会議や打ち合わせが行えるようになります。会議参加のための移動に伴う時間的なロスやコストを削減し、業務の生産性向上や意思決定のスピード向上などの効果・メリットが期待できます。

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