BTM（ビジネストラベルマネジメント）とは｜出張管理システムの機能一覧・導入のメリット・実現できること

出張にかかわる業務を一元管理できるBTM（ビジネストラベルマネジメント）。出張管理システムとも呼ばれ、経費削減や業務効率化、リスクマネジメントに役立つなどメリットの多いツールです。ここでは、BTMの機能や導入メリットなどを解説します。

BTMの導入を検討している方は以下の記事も参考にしてください。

BTM（ビジネストラベルマネジメント）4選｜比較・選定ポイントとおすすめ「出張管理システム」の特徴や活用事例

BTMとは

BTM（ビジネストラベルマネジメント）とは、出張に関連する各種業務を管理するシステムです。出張にともなうサイクル（申請・手配・精算・経理）を一元管理できる多機能性から、出張管理システムとも呼ばれます。

BTMは1980年代にアメリカで開発されました。旅行会社の法人向けサービスとして提供され、現在では多様な企業が参入する一大産業となっています。

BTMは出張者と管理者、経理担当者の3者にメリットをもたらすシステムです。業務効率化やコスト削減など、BTMの利用で得られるメリットは多数あり、出張業務の改善に大きく貢献します。

BTMで実現できること

BTMの導入により実現できることを以下にまとめました。提供されている代表的な機能とともに紹介します。

出張業務を一元管理

BTMには出張業務を管理する機能が備わっています。出張承認フローをシステムで完結できるほか、出張者の危機管理も行えます。

• 出張申請と承認をシステム上で完結できる
• 出張者情報や旅程をシステム上で確認できる

出張手配を効率化

BTMの導入により、出張に関する各種手配を効率化できます。旅程づくりから交通機関および宿泊先の予約まで、システム上で素早く行えるようになります。

• 出張旅費規程に合わせて交通手段と宿泊プランが提案される
• 最安値の交通・宿泊プランがわかる
• 新幹線や飛行機のチケット、ホテルなどを一括予約できる

出張費精算を効率化

BTMは出張経費精算の効率化に役立ちます。システムに備わるサービスと機能を活用して、立替精算や請求書処理の手間を削減できます。

• 出張経費（交通費・宿泊費など）を後払い一括清算できる
• 統一されたフォーマットで旅費精算できる
• コーポレートカードの請求情報を自動取り込み
• スマートフォンで撮影した領収書から請求情報を読み取り

出張コストを可視化

BTMには出張データを蓄積する機能が備わっています。システムに記録したデータを活用して、出張コストを可視化できます。

• 出張データが自動で集計される
• データの一元管理と分析が可能

BTMの導入で得られる効果

BTMを導入するメリットは、以下の3つです。

出張者の負担が軽減される

BTMを利用すれば、システムから交通手段や宿泊先が提案されるため情報検索の手間を省けるうえ、各種予約もシステム上で完了します。また、経費が一括請求されるようになるため、精算の手間もかかりません。経費の立て替えも不要になるので、出張者の負担が軽減されます。

経理担当者の負担が軽減される

BTMの経費精算機能を活用すれば、専用フォーマットで精算書を統一できるほか、勘定科目の仕分けや定期券区間の控除などを自動化することが可能。経理部門における旅費精算を簡易化できます。

一部のBTMでは、規定外精算の自動チェック機能も備えています。領収書画像の読み取り機能やカード精算情報の取得機能を活用すれば、手間のかからない旅費精算を実現できます。

出張コスト削減に役立つ

BTMのデータ管理機能を利用すれば、過去の出張実績データを分析して、旅費規程の適正化を図ることが可能です。過去の出張データをサプライヤー（ホテルや航空会社など）との交渉に使える点もBTMのメリットです。BTM提供元の多くはサプライヤーとの交渉サポートを行っており、交渉時には過去の出張データが活用されます。

BTMの機能一覧

BTMの主要機能を一覧表にまとめました。

BTMを出張業務改善に役立てよう

BTMの導入により、出張に関連する業務を効率化できます。出張申請や手配、帰社後の精算業務などを大幅に効率化することが可能です。旅費規程の見直しや、出張コストの削減にもBTMは役立ちます。出張業務の改善を望むなら、BTMの導入を検討する価値は大。ただし、サービス選定は慎重に行う必要があります。BTMに求める機能を明確化した上で、適切なサービスを選ぶことが肝要です。

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