賃貸物件の管理業務を一括管理できる「賃貸管理システム」。賃貸契約・更新・解約にまつわる業務をサポートする多種多様な機能が備わっており、業務効率化につながります。ここでは、賃貸管理システムで実現できることや機能一覧、導入するメリット・効果を紹介します。
賃貸管理システムの導入を検討している方は以下の記事も参考にしてください。
おすすめ賃貸管理システム｜比較・選定ポイントとおすすめ「不動産管理システム」の特徴や活用事例
賃貸管理システム・不動産管理システムとは
賃貸管理システム（賃貸管理ソフト）とは、賃貸物件の物件情報や顧客情報、管理業務を一括管理するシステムです。
従来、賃貸物件の管理や契約まわりの書類作成などは紙・Excelで行われることが多く、業務が煩雑になりがちでした。賃貸物件システムには、物件管理・入居者管理・契約管理・入金管理・更新管理など、多岐にわたる賃貸管理業務を一気通貫でサポートする機能が搭載されています。システム上で一元管理することで、担当者の負担軽減やミス防止など業務上のさまざまなメリットが得られます。
賃貸管理システム・不動産管理システムで実現できること
賃貸物件を取扱う不動産会社の業務内容は、大きく「仲介業務」と「管理業務」の2つに大別されます。賃貸管理システムの機能もそれらに沿ったものが備わっており、仲介・管理業務をシステム上で管理できるようになります。
賃貸物件の「仲介業務」を一元管理できる
仲介業務の主な内容は、賃貸物件の入居者募集・賃貸借契約の手続き・物件の引渡しです。賃貸管理システムを導入すれば、賃貸物件サイトへの物件情報掲載から入居まで、一連の仲介業務全般を管理できます。
- 物件情報管理
- 広告管理
- 契約管理
賃貸物件の「管理業務」を一元管理できる
賃貸物件の管理業務としては、入居後の建物管理や家賃回収、入居者対応などが挙げられます。賃貸管理システムでは、入居者・建物の管理業務を一元化できます。
- 請求管理
- 入金管理
- 問い合わせ・クレーム管理
- 修繕・メンテナンス管理
賃貸管理システム・不動産管理システムの導入で得られる効果
賃貸管理システムを導入すると以下の5つのメリット・効果が期待できます。
賃貸管理業務の効率化・スピード向上
賃貸管理業務を紙・Excelで管理している場合、物件情報に書いてあることを契約管理シートに再入力するなどの重複作業が発生します。賃貸管理システムを活用すれば、物件や入居者の基本情報、契約情報などが連動して自動入力される仕組みになっているため、再入力の手間を省き、効率的に各種書類を作成できます。
人為的なミスの防止
紙やExcelで賃貸物件管理、契約書の作成・管理、入出金管理などを行っていると業務が煩雑・属人的になりやすく、ケアレスミスが起こりがちです。賃貸管理システムではデータ入力を自動化できるため、人為的なミスを低減できます。
担当者の育成コストの削減
新任の担当者が紙やExcelによる煩雑な賃貸管理業務を短期間で習得するのは難しいことです。賃貸管理システムであれば、複雑な関数やルールを覚える必要がないため、担当者の育成コストを削減できます。また、業務の属人化を防げるため、担当者が異動・退職しても次の担当者にスムーズに引き継ぎやすくなります。
入居者募集・集客の効率化
賃貸管理システムを用いれば、物件のデータベースと連動して効率的に入居者募集ページを作成できるようになります。賃貸物件のポータルサイトと連携しているシステムも多く、解約予定・空室の物件をスムーズに掲載可能。物件情報の露出機会が増え、多くの人に訴求できるようになります。
税制・法律改正に対応しやすい
紙やExcelによる賃貸管理では、不動産管理にまつわる税制・法律が改正されるたびに運用方法を見直す必要があります。賃貸管理システムであれば、法改正に合わせて機能がアップデートされるためスムーズに対処できます。
賃貸管理システム・不動産管理システムの機能一覧
賃貸管理システムの主な機能を以下にまとめました。
|
機能 |
内容 |
|---|---|
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物件情報管理 |
賃貸物件の基本情報を登録・管理する —物件一覧表示 —物件の所在地・地図情報・交通情報 —物件の周辺環境の情報 —空室状況の管理 |
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入居者・取引先情報管理 |
賃貸物件の入居者情報・契約内容や、オーナー・取引先の基本情報を登録・管理する |
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空室募集・広告管理 |
空室物件のデータを自社ホームページや賃貸情報サイトと連携し、入居者募集を掲載する。チラシ作成ができるシステムもある |
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契約管理 |
入居者・契約情報を自動反映し、契約関連書類を作成・管理。ひな形の作成・登録も可能 —重要事項説明書 —賃貸借契約書 —入居時精算書 —連帯保証人契約書 |
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契約更新管理 |
—契約満了対象者（更新予定者）の抽出・通知 —更新案内書の作成 —更新契約書の作成 —契約更新の進捗管理 |
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解約管理 |
—解約予定者の抽出 —解約精算書の作成 —解約手続きの進捗管理 |
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修繕・メンテナンス管理 |
賃貸物件の修繕箇所・修繕項目などの履歴を管理。大規模改修の計画管理・修繕費用管理を行えるシステムもある |
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問い合わせ・クレーム管理 |
入居者からの問い合わせやクレームの内容・対応状況を管理する |
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請求管理 |
契約者やオーナーなどに対する請求管理（請求書の作成など）を行う —契約金の請求 —家賃の請求 —水道光熱費（変動費）の請求 —更新費の請求 —解約費の請求 —滞納者の抽出・滞納金の請求・督促 —修繕費の請求 |
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入金管理 |
入金状況の集計・管理を行う。現金・振込・口座振替などさまざまな入金方法に対応している —金融機関の入金データ取得 —名寄せ・消込処理 —過不足金の処理 |
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送金管理 |
家賃をオーナーに送金するための精算書や収支報告書を作成する。一棟借上や複数物件所有などオーナーの管理形態に合わせた管理が可能 |
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会計システム連携 |
—仕訳データの自動作成 —金融機関の入金明細データ取得 —口座振替データの作成 |
どの機能が搭載されているかはツールによって異なります。選択の際は注意しましょう。
賃貸管理・不動産管理システムで賃貸物件の仲介・管理業務を効率化しよう
賃貸管理システムを導入すれば、賃貸物件の仲介・管理業務を一元化でき、業務効率化や担当者の育成コスト削減などのメリットが期待できます。また、入居者募集や法改正への対応もスムーズにできるようになります。
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