勤怠管理システムBizWork+の詳細・事例一覧(株式会社ウェブサーブ)

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勤怠管理システムBizWork+
労務コンプライアンスで会社を守る勤怠管理システム

「勤怠管理システム」は良く聞く言葉ですが、本当の意味や目的をご存じでしょうか?
また、それをちゃんと導入するにはどうしたら良いでしょうか?
何を今さらと思われるかもしれませんが、給与計算処理の労働時間集計作業を勤怠管理システムと思われている方が多いようです。これは勤怠管理ではなく「勤怠計算」なのです。部下の労働状況をリアルタイムに把握しながら、現場の管理職が的確な労務判断を下せるよう支援してくれる仕組みが本当の意味での「勤怠管理システム」なのです。
「勤怠計算」の目的は、給与計算の前段階の処理で、月に一度だけ総務などが行っている給与計算作業です。

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勤怠計算だけで 終わっていませんか

「勤怠管理システム」は良く聞く言葉ですが、本当の意味や目的をご存じでしょうか?
また、それをちゃんと導入するにはどうしたら良いでしょうか?
何を今さらと思われるかもしれませんが、下の図を見てください。
赤色で囲われた一番下の作業を勤怠管理システムと思われている方が多いのですが、これは勤怠管理ではなく勤怠計算なのです。上の青い部分が正しく機能していることが、勤怠管理システムなのです。
勤怠計算の目的は、給与計算の前段階の処理です。月に一度だけ、総務などの給与計算を行っている作業です。
そんなことないよ!ちゃんと残業申請なども使っているからと言われる方も多いと思います。
では、その辺りを掘り下げていきましょう!
青い四角の「勤怠管理システム」は、日々のプロセスであり、全社員を対象に機能しています。
それに比べ、赤い四角の「勤怠計算」は、月に一度発生する結果集計システムで、総務などの一部の人が使う仕組みになります。プロセスではなく結果を処理する仕組みです。
そのため、勤怠集計システムに求められる機能は、効率よくタイムレコーダのデータを集め、打刻忘れなどの不整合な情報を大量に素早く処理する機能が求められます。
しかし、そもそも現場で起きていることを知らない人が勝手にデータを直して良い物でしょうか?
労務コンプライアンスが厳しい現状では、かえって危険な運用となっていると思います。
また、勤怠集計だけではない、ちゃんと残業申請も稼働しているとお聞きします。
勤怠集計が目的の状態で、残業申請を現場に指示しても「やらされ仕事」感が現場に発生し、本当に正しく機能しているのか?と言う疑問も出ますが、不満レベルの話で終わっているところもあるとお聞きします。
勤怠集計システムでは、システムが稼働し始める際にシステム会社の人が2~3日の集中講習を総務などの集計部署の担当者さんに対して行いますが、それが終わると帰ってしまいます。後は、総務の人が社内に対して残業申請などのお願いをする形になりますが、現場の人たちは余分な作業が増えるという理由で反発が起きやすくなります。
その結果、想定した効果が出にくくなります。

勤怠計算だけで 終わっていませんか

なぜ、導入支援が半年間も必要でしょうか?(その1)

一般的には勤怠管理システムなどの導入支援は、3~5日間程度が多いと思います。
導入支援費用は1日数万円の製品もあれば、電話サポート無料という製品もあります。

それでは、なぜBizWork+は半年間という、とてつもない長い期間を必要としているのでしょうか?

実際、導入してみるとわかることですが、弊社のBizWork+でも導入支援のスタートは3日間掛けて集中的に全機能の説明と、設定のコツをお話して主要なマスターを一緒に設定してみて、ご納得して頂きます。そして、お教えした知識で必要なマスター設定をしてください。わからない点があったら、お気軽に聞いて下さいとお伝えして、第1回目導入支援を終えます。

その後1ヶ月ぐらい経過してから、第2回目の導入支援にお客さまのところにお伺いしますと、ほとんどのお客さまの設定内容は1ヶ月前とほとんど変わっていません。
その理由としては、
1. 前から行っていた本来のお仕事で忙しかった。時間ができたら続きをやるつもりだった。
2. 実際設定しようと思ったが、これまでの運用がアナログで臨機応変に対応していたので、実際マスターに設定しようとすると、どうして良いかわからなくなり放置していた。
など、1回聞いただけでは設定作業は完結していないのが現実でした。また、質問したくても教えてもらってから1週間以上経過していて、何をどう聞いて良いかわからなくなっていたと言うのが現実です。
そのため再度、説明しながらお客さまに設定作業を再開して頂き、設定作業が徐々に進んでいきます。これが現状業務をこなしながら、新しいシステムを習得していく現実だと思います。
数日間の導入支援講習で終わったり、無料だからといって電話サポートだけでゼロからシステムを設定したりすることは非常にハードルが高い導入方法となります。
また、設定が完了しシステムを使い始めると運用上の疑問点が多く出てきます。その時に相談する相手がいないと、ここでも挫折の原因になります。
勤怠管理システムが持っている機能と、自分の会社の運用ルールをどうマッチさせるのかも重要な導入支援作業となります。この場合も、導入支援の一環として一緒になって問題を解決していきます。

なぜ、導入支援が半年間も必要でしょうか?(その1)

なぜ、導入支援が半年間も必要でしょうか?(その2)

その次に出てくる問題点の多くは、全社全体にどうやって使ってもらうか?
残業の申請や承認は、各部署で行ってもらわなければなりません。36協定の上限時間を意識して、部下に残業を指示しなければなりません。
そこをしっかり行わないと、正しい勤怠管理は実現しません。
全員が目的を理解してシステムを使ってくれれば良いのですが、現場の皆さんは実務を回すことで手一杯で、余分な作業は非協力的になることが多いのです。つまり勤怠管理システム=本来は総務・人事の仕事=現場では余分な作業と捉えるところが多いのが現実です。それは、勤怠管理システム=給与計算システムという認識が抜けないところに原因があります。
私たちは、お客さまといっしょになってこれらの運用上の課題に対しても解決のご支援を行います。
全社で新システムが使えるようになり、月度締めも問題なく完了し、給与計算ソフトとの連携が終わるまで、私たちは近くにいます。
そう考えますと、半年間はあっという間に過ぎてしまいます。

導入支援がうまくいかないと、本来システムが持っている機能をフルに活用することが難しくなり、タイムレコーダーで打刻だけはやっているが、勤怠計算などのほとんどの業務をエクセルでやっているというお客さまの話は良く聞きます。

勤怠管理システムBizWork+は製品の価格よりも、半年間の導入支援の方が高額になります。これは、システムを販売するのが目的では無く、システムを使って「あるべき勤怠管理ができている状態にする」ことを目的にしているからです。
そこまでやらないと、「お客さまに喜んで頂く」状態にならないため、面倒くさく手間の掛かることを前面に押し出してご提案しているのです。
他社製品でも、継続的な電話サポート等有りますが、お客さま毎の運用を理解してもらった上でサポートを受けることは不可能です。私たちは常に寄り添っていますので、運用コンサルに近いご相談も可能です。

弊社の導入済みのお客様は、半年間の導入支援の必要性に対してご理解して頂いております。
詳しくは、弊社HP「お客さまの声」 https://biz-work.jp/customer/index.html をご覧下さい。

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