3日かかる集計工数が1日に短縮!正確に労働時間を管理できるようになり、月の残業時間も10時間以内に!

3日かかる集計工数が1日に短縮!正確に労働時間を管理できるようになり、月の残業時間も10時間以内に!

サービス情報

jinjer勤怠

  • 7日かけていた締め作業を1日に大幅削減!

このインタビューを受けた会社

株式会社リュウズシステム

  • 稲福様
  • 城間様
  • 當銘様

  • 住所 : 沖縄県那覇市
  • 業種 : 情報通信
  • ビジネス領域 : SIer・システム・Web・アプリ開発・デザイン
  • 従業員規模 : 11〜50名

(jinjer勤怠)3日かかる集計工数が1日に短縮!正確に労働時間を管理できるようになり、月の残業時間も10時間以内に!

 

『めざしているのはやさしいITソリューション』という想いのもと、情報サービス業を展開されている株式会社リュウズシステム様。リュウズシステム様は、企業のシステム開発だけではなく、スタートアップ起業向けにパソコンやプリンターといったオフィス事務機一式の導入支援をされています。

jinjer勤怠を導入する前は、入退室で使っているセキュリティカードのデータを加工し、Excelで集計していました。しかし、従業員が入退室した時刻と実労働時間にズレが生じていることで、正確な労働時間を管理できていなかったため、jinjer勤怠の導入を決断。

 

jinjer勤怠の導入後は、従業員の正確な勤怠情報を把握できるようになり、残業時間の抑制にもつながりました。また、有休残日数を一目で確認することができるようになり、計画的に業務スケジュールを組み立てることが可能になりました。

 
今回は、株式会社リュウズシステムの稲福さん城間さん當銘さんにお話を伺いました。

オフィスの入退室と実際の労働時間では差があり、正確な労働時間を管理できていなかった

(jinjer勤怠)オフィスの入退室と実際の労働時間では差があり、正確な労働時間を管理できていなかった

 

– jinjer勤怠を導入する前は、どのように勤怠を管理していたのですか?

 

稲福さん:オフィスへの入退室で使っていたセキュリティカードのデータをExcelで集計して、労働時間を管理していました。
しかし、オフィスへの入退室の時刻と、実際に業務を始める時間とでは差があります。
そのため、正確な労働時間の管理ができていなかったという課題がありました。

 

この正確な労働時間を管理できていなかったことは、残業時間の把握に影響が出ていました。
弊社では、残業する場合、残業申請をしてもらうのですが、その残業申請の時刻とセキュリティカードのデータは少し差があるので、本当にその時間まで残業をしていたのかを判断できませんでした。

 

このような背景があり、勤怠管理システムの導入を検討し始めました。

 

– セキュリティカードのデータをExcelで集計するのは、時間がかかりそうです

 

城間さん:当時は、30人分の労働時間を集計するのに、3日ほどかかっていました。
従業員の給与に関わる部分でもあるので、集計作業はミスが許されません。
そのため、ダブルチェックをしていたのですが、このダブルチェックが大変でした。

 

ほかにも、有給休暇の管理にも工数がかかっていました。
従業員の有給休暇は、Excelで管理していたので、従業員の勤怠実績と照合して確認することが管理者側の負担になっていました。

 

– 「正確な労働時間の管理」「集計工数」などの理由で勤怠管理システムを検討し始めたんですね。数多くの勤怠管理システムがある中で、jinjer勤怠を選んだ理由を教えてください。

 

當銘さん:jinjerのホームページや營業の方の説明を受けて、『外出先からでも打刻が可能』『システムの操作が簡単そうだった』『価格が良心的だった』の3つの理由から、jinjer勤怠の導入を決断しました。

 

打刻漏れはトップダウンで改善!疑問は専任のサポート担当で一つひとつ解決

(jinjer勤怠)打刻漏れはトップダウンで改善!疑問は専任のサポート担当で一つひとつ解決

 

– jinjer勤怠を運用する中で、大変だったことはありますか?

 

稲福さん:今まで打刻するという文化がなかったため、jinjer勤怠導入直後は、従業員の打刻漏れが多く、それを改善することが大変でした。

打刻漏れを改善するために、2つ意識したことがあります。

 

1つめは、打刻漏れはトップダウンで改善するということです。
現場の責任者に言ってもらうのではなく、連続で打刻漏れがあった場合は、始末書を書いてもらうなど打刻漏れに対しては厳しく取り締まっていました。

 

2つめは、タブレットを設置して、jinjer勤怠の「笑顔判定機能」を利用して、打刻をちょっとした社内コミュニケーションに使えるように工夫しました。
この笑顔判定機能を利用することで、「今日は良い笑顔だね!何か良いことあったの?」というコミュニケーションが生まれていました。
このように「打刻を楽しむ」といったやり方で打刻漏れを防止しました。

 

これらによって、打刻漏れは徐々に減っていき、今ではほとんど打刻漏れはありません。

 

– トップダウンで勤怠管理システムの運用改善をおこなうのは大事ですね。ほかに大変だったことはありましたか?

 

城間さん:今までの管理方法と異なるため、管理者がjinjer勤怠の仕様の理解に時間がかかったことです。
たとえば、jinjer勤怠に記録された従業員の勤怠実績を、給与計算システムにつなげる際に、項目が多く、一つひとつを理解するまでに時間がかかりました。

 

しかし、システムに関する疑問点を専任のサポート担当の方に相談して、一つひとつ解決することができたので、現在jinjer勤怠を運用していて、特別課題に感じていることはありません。

 

jinjer勤怠を活用して残業時間を0にしていきたい

jinjer勤怠を活用して残業時間を0にしていきたい

 

– 今後、jinjer勤怠をどのように活用していきたいですか?

 

稲福さん:従業員の残業時間を0にするために、jinjer勤怠を活用していきたいです。

 

弊社では、働き方改革の一環で残業0を推進しています。
実際に、jinjer勤怠を導入してから、従業員の勤怠実績や有休残日数を簡単に確認することができるようになったため、『この人は今月多くの時間稼働しているから、残業を調整しよう』と管理者側でスケジュールをある程度決められるようになりました。
この取り組みを始めてから、最近では平均残業時間を月10時間程度まで減らすことができました。

 

今後は、残業ゼロを実現させるために、jinjer勤怠をさらに活用していきたいです。

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